高職院校檔案管理工作創新與優化研究

王君秋

[摘 要] 檔案管理是高職院校管理工作的重要組成部分。完善和優化檔案管理對于推動高職院校發展、總結和推廣辦學經驗、提升教育質量等都有著極為重要的意義。但由于檔案管理意識不強、檔案管理制度不健全等原因的影響，致使高職院校檔案管理工作存在一些問題。因此，大力創新和優化檔案管理工作，改革檔案管理工作存在的不足，完善檔案管理工作的服務職能，是當前高職院校檔案管理工作亟待解決的重要問題。

[關 鍵 詞] 檔案管理；高職院校；創新；優化

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）03-0080-02

高職院校檔案主要涉及的是學校教學、科研、學生學籍、人事關系等與學校發展有著重要關系和價值的原始文檔，不僅包含文本資料，也包括很多圖表和影像資料，是記錄學校發展的重要資料。加強檔案管理，不僅是傳承學校發展歷史的需要，也是高職院校開展各項管理工作的重要依據。因此，我們必須高度重視高職院校的檔案管理工作。但由于高職教育相對于其他普通本科層次的教育而言是低一層次的教育，在經費投入和人力支持上都存在這一定的差距，由此在一定程度上也影響了對學校檔案管理的重視程度，使得檔案管理存在一些亟待解決的問題。

一、高職院校檔案管理存在的一些問題

（一）對檔案工作的重視程度不夠

由于沒有切實意識到檔案管理之于學校發展的重要性，很多高職院校對檔案管理工作都缺乏足夠的重視。在大多數人眼中，檔案好像都是一些陳舊的資料，只是偶爾需要的時候翻一翻。因此，很多學校雖然有專門的檔案存放地點，但沒有相應的技術和經費支持。檔案大都由一些非技術人員進行管理，檔案的規整也比較混亂，大多沒有進行數字化整理，查閱起來相對比較困難。

（二）檔案管理工作體制不健全

檔案管理工作需要有明確的管理規范，檔案的存檔、借閱、展覽等都必須根據相關的程序進行安排。同時，在使用檔案的過程中也必須遵守相關的制度。但由于多種因素的制約，很多高職院校的檔案管理都停留在形式化層面，既沒有相關的管理規范，也缺乏相關的政策法規約束，致使管理人員在工作中隨意性較強、使用檔案的人員也沒有形成保護檔案的意識，由此也嚴重影響了檔案的管理和使用。

（三）院校缺乏專業的、有一定技術含量的檔案管理隊伍

由于對檔案管理工作重視不夠，很多學校都沒有設立專門的檔案管理崗位，甚至很多工作人員也都是臨時借調，因此，有的檔案管理工作人員的專業能力和技術水平不盡如人意，檔案管理隊伍也比較松散，結構也不合理，這在一定程度上嚴重影響了檔案管理工作的質量。因此，搭建一支具有較高服務水平和專業技術能力的檔案隊伍是提升檔案管理質量的重要保障。

（四）檔案工作的管理方式落后

在網絡信息化快速發展的今天，為更好地保存和便利地篩選檔案，很多機構在檔案管理工作方面都引入了現代化的管理理念和設備，將檔案經過合理化編排之后輸入電腦以建立高效的檢索體系，此舉既能有效地儲存檔案以免丟失，又能較為便捷地檢索所需檔案，在很大程度上提高了檔案管理工作的效率。但由于投入經費不足等原因，很多高職院校的檔案管理方式依然停留在人工檢索階段，信息化程度不高。由于管理理念和管理方式相對落后，在很大程度上也嚴重影響了檔案的有效利用率。

二、創新和優化高職院校檔案管理工作的路徑

檔案是記錄高職院校歷史發展的重要資料，是高職院校教學評估和后勤管理等工作的基礎和依據，是真實反映學生培養質量的標尺，也是如實記載高職院校教學和科研成績的光榮榜。筆者認為，雖然高職院校辦學存在諸多困難，但在力所能及的基礎上也應給予檔案管理工作一定的重視。

（一）學校領導必須充分重視檔案管理工作，樹立檔案管理意識

檔案管理事關學校的發展大計，學校領導必須給予高度關注。一方面，學校領導必須在觀念上充分重視檔案的管理工作，摒除“檔案管理無關緊要”的錯誤觀念，明確將檔案管理納入學校的整體管理范疇中。另一方面，學校必須給予檔案管理工作充分的硬件和軟件支持。學校應明確檔案管理工作在學校整體工作中的地位，為檔案管理工作提供相應的辦公地點、招聘檔案管理人員，增加對檔案管理工作的經費支持，購買先進的檔案信息化管理設備，定期組織檔案管理人員參加相應的培訓，以提升其服務水平。

（二）完善檔案管理工作制度，明確管理人員和使用人員的責任與義務

針對高職院校檔案管理和使用混亂的現狀，學校必須引起高度重視，切實按照教育部和國家檔案局頒布的學校檔案管理辦法有關要求，加強對學校檔案的管理。首先，建立規范的、高效的檔案管理體制和機構。在檔案管理體制上，最好由學校某位主管領導親自負責領導，以突出對檔案管理的重視，并根據學校檔案儲備情況，設置合理的管理人員編制。在檔案管理機構設置上，應突出對學校負責、對檔案負責的態度，強化檔案管理的服務職能。其次，建立必要的規章和各種管理制度，使管理工作制度化。檔案管理規章制度需明確檔案管理工作的重要性、主要職能等，對檔案管理人員的權利和責任給予明確界定，對檔案的借閱也有相應的制度規范。總之，通過建立相應的規章制度，使得檔案的篩選、歸檔、保管、借閱、保密、補檔等都有一個清晰的工作流程和相關的責任界定，這樣在很大程度上不僅有利于保護檔案的完整性，而且有利于形成一個高效、完善的檔案管理體系。

（三）建設專業的、有一定技術含量的檔案管理隊伍

由于一直認為檔案管理工作是缺少含金量的低層次簡單勞動，所以高職院校很少關注檔案管理隊伍的建設，檔案管理工作人員也大都是非專業人士。正是由于檔案管理工作人員的不專業，在很大程度上造成了檔案管理混亂、檔案利用率低等問題的存在。因此，建設一支專業的、具有一定技術含金量的檔案管理隊伍對提升檔案管理至關重要。首先，努力提高檔案管理人員的專業水平。檔案管理不是簡單的檔案整理，它涉及很多精細的工作，需要具有較高的專業技能和專業素質，需要時刻把握檔案管理動態。因此，學校一方面應盡可能地聘用檔案管理專業人員進行檔案管理；另一方面應努力通過各種渠道培訓相關管理人員以提升他們的業務水平。其次，努力提高檔案管理人員的服務水平。良好的服務水平是提升檔案利用率的重要保障。檔案管理從業人員要有良好的敬業精神，在工作過程中嚴格遵守規章制度，對于檔案的管理工作盡職盡責。再次，建立良好的檔案管理人員晉升渠道。為提升管理人員的工作積極性，學校也應建立相應的檔案管理人員晉升機制，依據管理人員的表現并根據學校相關政策，及時給予表現優良的工作人員加薪和升職等獎勵，以此方式調動工作人員的積極性。

（四）積極引入信息化管理模式以改進檔案工作的管理方式

隨著網絡信息化的發展，為便于重要檔案材料的保管，很多機構都建立了數字化檔案信息庫，利用現代技術對檔案文本資料進行數字化處理和存儲。在檔案管理工作中引入信息化管理模式，就會使得檔案管理工作更加清晰，在很大程度上也方便了檔案的利用和共享。首先，學校應組織相關人員積極學習檔案管理的新技術，掌握檔案管理的新動態；其次，學校應根據自身需要購買相應的檔案管理設備；再次，學校應積極聘請相關技術人員負責檔案數字信息化的建設，并對檔案管理工作中存在的問題及時提供技術保障。

參考文獻：

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