論開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源

田中華

摘要：開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源是新時期檔案工作的新任務(wù)，在當前國家大力倡導(dǎo)大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新的大環(huán)境下，充分合理利用農(nóng)業(yè)科技檔案信息能夠?qū)?chuàng)新起到引導(dǎo)的作用，對創(chuàng)業(yè)起到幫助的作用，為創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新提供基礎(chǔ)資料和引導(dǎo)方向。因此要大力開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè) 科技檔案 信息 開發(fā)

開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源是新時期檔案工作的新任務(wù)，在當前國家大力倡導(dǎo)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)全民創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新的大環(huán)境下，農(nóng)業(yè)科技檔案信息能夠?qū)?chuàng)新起到引導(dǎo)的作用，對創(chuàng)業(yè)起到幫助的作用，因此要大力開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源，為發(fā)展農(nóng)業(yè)科技和建設(shè)農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化提供信息資源保障。

一、開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源問題的提出

農(nóng)業(yè)科技檔案工作在過去還是研究檔案本身的管理工作如何做，例如，怎樣收集檔案、整理檔案、保管檔案和提供利用等。實際上，農(nóng)業(yè)科技檔案與農(nóng)業(yè)科技檔案信息是有聯(lián)系又有區(qū)別的兩個概念。檔案同文書以及圖書、報刊、口頭資料等都是一種信息源，就是說信息是從那里產(chǎn)生和發(fā)出來的；文件、檔案、圖書、報刊等都是信息的載體。載體是信息的依托，因此，需要依照各種載體的不同特點和形成規(guī)律，進行不同的收集和管理工作。但是，人們利用檔案，是利用檔案中的信息，所以，如何把檔案里所含的信息收集、整理和提供出來，就是非常重要的工作。

早在1984年，鄧小平同志就為《經(jīng)濟參考報》作了“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”的題詞。國家檔案局也提出“大力開發(fā)、傳遞檔案信息，為各方面服務(wù)”。

從這里也可看出，過去檔案工作是從檔案的保管方面進行的工作多，對于提供信息，研究不夠。工作方法、管理體制也不適應(yīng)信息服務(wù)的要求。

過去我們的做法，偏重于農(nóng)業(yè)科技檔案的管理工作，而不是從開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科技檔案信息的觀念上進行工作，過去的工作對于維護檔案的完整和安全，維護黨和國家歷史的真實面貌，是重要的基礎(chǔ)性的工作，但是不能停留在這一步和滿足在這一階段。我們要看到其中的矛盾：一是檔案按地區(qū)分類保管與統(tǒng)一使用的矛盾；二是檔案目錄難以完全反映檔案內(nèi)容所含信息的矛盾，第一個矛盾影響檔案的全面利用，第二個矛盾影響檔案查找的及時和準確程度，還有第三個矛盾，是我們在提供檔案的方式上是封閉的和粗糙的。所謂封閉的，是不對外報導(dǎo)檔案情況，不向利用者提供農(nóng)業(yè)科技檔案信息，并且多是等人來用，而較少主動配合。所謂粗糙的就是多提供檔案文件，較少進行信息的篩選、整理和加工。及時、準確、系統(tǒng)、全面地提供檔案信息，是為創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)服務(wù)的基本要求。這種傳統(tǒng)管理檔案的辦法，已經(jīng)難以適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的需要，矛盾越來越顯著，外界對檔案部門的反映也越來越多。怎樣從單純的檔案管理走向信息管理，以及從封閉型向開放型的轉(zhuǎn)變，是今后農(nóng)業(yè)科技檔案工作需要解決的重要課題。

二、怎樣開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源

這里所說“開發(fā)”是指檔案部門在已經(jīng)有了一定數(shù)量的檔案資源的情況下，盡量把有利用價值的信息挖掘出來。為解決好開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源這個問題有兩個問題研究。

一是必須從農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的特點出發(fā)，來考慮怎樣開發(fā)的問題。

農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源與檔案載體有聯(lián)系又有區(qū)別。農(nóng)業(yè)科技檔案信息除了具備信息的一般特征外，還有回溯性、本源性、憑證性三個特點。回溯性是指這種信息是為回顧過去來使用的，而且有些信息年代越久價值越大，例如各類種子的引進和雜交情況等；本源性是指這種信息同其他文獻性信息比較是原始的、根本的；憑證性是指這種信息具有證據(jù)作用。除了這三點之外，還可指出它有聯(lián)系性和內(nèi)向性的特點。所謂聯(lián)系性，一是指同一類信息可以在不同的檔案全宗里發(fā)現(xiàn)，因為許多立檔單位常常是從不同的職責(zé)出發(fā)辦一件事情，因此反映同一個問題。有的決策，有的執(zhí)行，有的設(shè)計，有的施工；有的從某個側(cè)面反映某項工作。二是指同一事物在時間上有聯(lián)系，這種聯(lián)系有短有長，形成的文件有多有少，有時需要查找百年以上的記錄，有時事情發(fā)生后幾年或幾十年還會提到。此外，還有這一事物同那一事物的聯(lián)系。農(nóng)業(yè)科技檔案信息互相聯(lián)系的特點，要求信息提供的全面性，才能便于研究和利用。所謂內(nèi)向性，是指農(nóng)業(yè)科技檔案信息常常是供內(nèi)部參考、研究使用。它與公開的圖書、報刊所提供的信息不同，它有在一定時間和一定程度上不對外公開的特點。我們應(yīng)當掌握農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的特點，來研究開發(fā)利用問題。

二是必須本著為農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)高效率、高質(zhì)量服務(wù)的方針，從整體上來研究如何開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源問題。

農(nóng)業(yè)科技信息資源的開發(fā)利用日益受到重視。檔案部門應(yīng)改善提高檔案部門的服務(wù)水平，及時準確、全面系統(tǒng)地提供農(nóng)業(yè)科技檔案信息，配合各種現(xiàn)時性的信息，統(tǒng)一為三農(nóng)建設(shè)服務(wù)。

首先要從全局上、宏觀上來研究信息系統(tǒng)的建設(shè)問題。檔案部門本身應(yīng)形成一個信息系統(tǒng)，實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源共享，互通情報，互通有無。農(nóng)業(yè)科技檔案信息應(yīng)參與到本單位、本地區(qū)、本部門的信息系統(tǒng)中來，同其他信息一起統(tǒng)一服務(wù)。要有統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃。

就檔案管理部門來說，開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源，包括信息的收集整理、儲存、檢索、傳輸?shù)纫幌盗械墓ぷ鲀?nèi)容。如抓其中一、二個環(huán)節(jié)，還不能說是開發(fā)了信息資源。因為信息是一個動態(tài)的概念，它是由人們一定的需要而收集選擇出來，經(jīng)過整理加工，再輸送出去，在實際中被使用，才能成為信息。因此，它是與利用 相聯(lián)系的。要使農(nóng)業(yè)科技檔案發(fā)揮信息的作用，就要開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源。

關(guān)于農(nóng)業(yè)科技檔案信息的收集。在收集檔案信息時就要把檔案資料中有用的內(nèi)容提示和標引出來，著錄在一定的載體上，并且積累成信息庫。根據(jù)主題詞表進行收集檔案信息。信息收集出來后，按照國家檔案局制定的著錄規(guī)則著錄在卡片上。信息的收集不應(yīng)限制在檔案范圍內(nèi)，凡與主題有關(guān)的書報、刊物等都應(yīng)當收集，以便統(tǒng)一提供給相關(guān)使用者。

關(guān)于農(nóng)業(yè)科技檔案信息的整理。農(nóng)業(yè)科技檔案信息的整理有兩種方式，目錄式和撰述式。目錄式是供檔案人員和利用者查用的。撰述式可以是檔案指南或是專題介紹。如科研課題匯編、科技大事記等。

關(guān)于農(nóng)業(yè)科技檔案信息的存儲。一般應(yīng)將著錄項目輸入計算機，由計算機數(shù)據(jù)庫來存儲，或建立綜合信息中心，由信息中心統(tǒng)一儲存和管理。

關(guān)于農(nóng)業(yè)科技檔案信息服務(wù)。信息服務(wù)應(yīng)最大限度滿足使用者的需要，要求及時、準確、系統(tǒng)地提供檔案信息。農(nóng)業(yè)科技檔案應(yīng)有針對性的面對涉農(nóng)人群開放，加強宣傳，充分了解用戶需要，并建立信息反饋制度。應(yīng)明確檔案的服務(wù)對象，了解服務(wù)對象的需求。

檔案館（室）應(yīng)備有為使用者提供資料檢索的統(tǒng)一目錄，使利用者在一個地方就能了解到某一方面全部檔案的信息或存儲地點。

開放的檔案與限制利用的檔案應(yīng)當有不同的手續(xù)制度，開放的檔案閱覽、復(fù)制的手續(xù)從簡，并逐步改善閱覽條件。隨著技術(shù)轉(zhuǎn)讓的推廣，實行檔案資料的有償服務(wù)。同時，還要積極引進發(fā)達國家農(nóng)業(yè)科技檔案信息，為我國發(fā)展農(nóng)業(yè)生產(chǎn)服務(wù)。

三、影響農(nóng)業(yè)科技檔案信息開發(fā)的幾種因素

一是加強人才培養(yǎng)是改善農(nóng)業(yè)科技檔案信息開發(fā)的重要方面。農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員要有管理檔案的知識，又要有信息論、控制論、系統(tǒng)論的知識，以及農(nóng)業(yè)科技方面和圖書、情報學(xué)的知識，以便進行決策，制定計劃、方案。特別是要學(xué)習(xí)如何運用現(xiàn)代設(shè)備進行信息儲存、檢索和傳輸?shù)闹R。

二是農(nóng)業(yè)科技檔案這種信息資源在一定期間的保密性，影響信息資源的廣泛利用。人力、財力不足，拖住了農(nóng)業(yè)科技檔案信息開發(fā)的后腿。

三是農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的開發(fā)利用還要受到檔案基礎(chǔ)工作的影響：目前，農(nóng)業(yè)科技檔案信息儲備不夠豐富，種類殘缺不全，還需進一步完善。

總之，把農(nóng)業(yè)科技檔案作為一種信息，在做好農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的基礎(chǔ)上，加以開發(fā)利用，是個重要的、方向性研究課題，也是提高檔案工作水平，提高三農(nóng)服務(wù)質(zhì)量的重要問題。