新時期下的中國會議場地采購與變化

With the Nation’s Strategy of “global cooperation on production capacity\"， venue choosing is the first task for organizing inbound and oversea meetings and events. HelmsBriscoe， as a global leading agency for meetings procurement and site selection， has offered services to thousands of customers since entering Chinese Market in 2011. In 2015， the company booked $1.075 billion in room’s revenue， representing 5.45 million room nights and more than 42，000 programs. This month， we interviewed the Vice President of HelmsBriscoe China， Ms. Annie Wang. She offered some suggestion about choosing event venue in the new age.

隨著“國際產能合作”和國家相關戰略的指引，不論是入境辦會、辦活動，還是出境會議、考察推介、交流辦展，會議選址都是首當其沖的工作。而HelmsBriscoe（以下稱匯伯）作為全球領先的會議及活動采購管理公司，自2011年3月進入中國來，目前已經為數百個客戶提供了數千場會議活動的選址服務，2015年，匯伯更在150個國家協助客戶采購了42，000多個會議團，僅房間上的預訂了超過545萬間夜，采購的金額超過了10.75億美金。也正因如此，我們近期采訪到了匯伯（中國）會展資詢中國區副總裁Annie Wang女士，并請她就“新時期下的會議采購和選址”這一話題，與《旅游會展》的讀者分享了一些建議。

中國會議場地的市場現狀

MICE 是一件非常瑣碎的事情，從場地到搭建，從策劃到執行，每一項都需要投入很多的時間和精力。具體到會議場地的采購和選址，從最剛需的場地采購入手，幫助客戶從瑣繁的會議場地的選址中解放出來，從而讓客戶將關注點放在前期的會議策劃和后期的執行中去；已成為首當其沖的現狀。

談到國際會議，她說：“比如2014年9月的達沃斯天津會議。因為重要嘉賓多、分會場多，尤其是涉及到的政要多，需要結合每個人的身份和特點，篩選合適的酒店，所以，我們在2013年上半年就開始著手做選址準備。除了將天津市場在客戶指定區域內合適的酒店都同時詢價做了篩選外，同時我們也在其他地區選用了幾家適合開會的場地，做以備選，以備客戶臨時變動方案時有更多的選擇。這些選址需要有絕對的行業選址經驗，只有這樣才能給客戶匹配到滿意的場地。”

談到企業會議，她說：“比如2016年4月一家投資公司的西安資本峰會。重要嘉賓基本都是CEO，客戶要求所需酒店除了高大上之外，重要的是要精致，讓客戶能夠體驗到當地的文化特色。客戶在我們協助采購好了酒店之后，又因為自己在當地沒有任何供應商，希望我們能夠幫助他們推薦旅游接待商和會議搭建商，我們利用匯伯的資源，順利的幫助他們推薦了一家當地接待能力最為強大的旅游接待商，和一家最為有勢力的會議搭建商。這樣，通過匯伯的直采，客戶不但節省了大量的時間和資金成本。同時，也協助客戶推薦到了合適的供應商，降低了合作成本與風險”

談到中國市場，她說：“中國本土企業不斷地與國際市場接軌，世界500強企業在華的發展，這些都為中國的會獎從業人員提供了更大的市場空間。但目前還普遍存在著從業經驗不足，主動服務意識不強，高端人才缺乏，服務專業度不高，行業分工不夠細化，惡性價格戰等突出的問題。所以我們應該結合自身的優勢和特點，在不斷提高個人專業水平和操作能力的同時，多站在主辦方與參會者的角度考慮問題，深化并細化服務內容。”

中國會議場地的市場變化

2014年，政府財政開支一律縮減5%和嚴控三公經費等政策出臺，政府會議的接待標準受到了很大的影響，會議數量、會期與會議開支均被壓縮，那么在會議采購選址上出現標準降低、規模減小及時間壓縮等市場變化現象。

談到企業客戶的需求，她說：“市場對于采購流程的透明化及合規的需求愈發突出，各企業紛紛提出合規整改政策，那么越來越多的企業更愿意采用像匯伯這樣專業的會議采購管理公司，協助他們對會議場地進行透明直采。對于國際會議相對影響很小，但由于企業強勁發展不斷增加了對會議的剛性需求，對于會議接待的質量和是否產生更多效益提出了更高的要求，那么從場地的采購選址上就要求更能符合會議的級別和主題著手出發。”

談到市場變化，她說：“2015年以酒店為代表的會場資源，因為政府三公經費政策和八項規定出臺，政府會議大幅度減少，公司會議沒有大幅提升，空置率出現持續上升勢態，以一線城市五星級酒店的會場為例，空置率達到了40%。在我們同酒店供應商溝通中，他們都提出會場資源使用率分布不均勻狀況的出現，導致會議場地運營商對接下來時期的運營無法預先判斷和合理安排，運營成本就被抬高。同期，會議場地對于市場占有率的競爭和角逐在不斷加劇。對于會議主辦方來說，可能正因競爭的加劇，各場地紛紛根據市場需求結合自身產品特點，在私下不斷地提高自身的會議服務，更新會議場地設施設備和技術，希望繼續保持和追求市場份額的趨勢勢態，對于他們的采購出現了明顯有利的趨勢。”

談到會展場館，她說：“會展場館的建設過于大型化，雖然能適應展覽旺季多個展會同期舉辦，但因周邊配套交通、餐飲、住宿等基礎設施也不夠完善而導致各種負面的問題出現，比如去年五月份各媒體紛紛報道的“一場醫藥峰會竟然讓上海灘癱瘓”的事件。而中國二、三線城市的展覽資源有限、展會數量有限，展館利用率不高，導致了展館建成后利用率不高，展館設施資源長期閑置浪費。”

采訪手札：會獎從業者的基本素質

采訪中，當問及“會獎從業者應具備的基本素質時”，本身就給人一 種靜怡而沉厚之氣的Annie Wang談了六點，給我印象深刻，現書與諸君共賞。

第一是經驗。會展行業是一個非常具有挑戰性的行業。只有在這個行業里磨礪多年，有了深度的實操經驗，才能出色且高效地完成不同的項目。

第二是國際化視野。隨著經濟全球化進程的推進，全球以會獎為目的的旅游活動不斷增加，但中國會獎起步晚，較歐美區域發展還是有很大的差距，無法在專業度和規模上同國外的同行一較高下；那么，除了要求從業人員練好內功外，還要多走出國門，同國外同行進行交流，了解國際最新發展動態。

第三是創新思維。會獎旅游不是只比普通接待多了幾項內容而已。客戶的個性化需求不斷增加，那么需要從業人員能有創新的思考力，突破現狀，隨時以新的創意來滿足不同客戶群體的需求和偏好。

第四是外語能力。從業人員最好能夠掌握1-2種外語，方便同國際接軌。

第五是談判能力。能夠同會議相關的不同部門打交道，為自己的會議爭取更多利好的政策。

第六是正能量的心態。會議本身涉及到的事務據統計至少有140多項，那么擁有積極的心態，去挑戰自己是非常有必要的。