信訪檔案數字化管理

【摘要】：數字化檔案管理是信息時代發展的必然產物，它不僅可以實現信息的存儲、傳遞、編輯、加工，并轉化為可視、可聽的具有高頻率、高保真性的信息，還可同時、異地共享同一信息。因此，將檔案進行數字化是完全必要的，檔案數字化管理勢在必行。

【關鍵詞】：檔案管理;數字檔案

信訪工作是保持黨和政府密切聯系群眾的重要途徑之一，同時也是民意上達的重要方式。在不同的歷史時期，黨都極其注重民意的上達即信訪工作，和廣大的人民群眾建立起了密切的聯系，實現了革命的勝利和我國社會主義建設。在和諧社會建設進程中，對完善和暢通公眾利益訴求的機制、渠道提出了更高的要求，不斷完善信訪制度實現黨和政府與公眾之間的信息暢通對建設社會主義和諧社會有著重要的意義。

2016年，我國將建設和諧中國、中國夢作為我國社會發展的戰略目標而提出，其和諧二字對農村的安定有序、公平正義以及民主法治提出了明確的要求。在社會發展的過程中，隨著農民信訪頻率的不斷提升，農村社會的不穩定因素也在急劇增加，嚴重影響了農村的安定和發展，建設社會主義和諧社會對農村基層信訪工作提出了更高的要求。

對信訪制度進行創新第一要明確創新所要遵循的規則和發展目標，為日后工作的順利開展奠定良好的基礎，另外也要制定相關的審核評估指標。信訪制度創新的目標表示了信訪制度在當今歷史背景條件下可能產生的目標結果，創新遵循的規章能夠有效規范創新方向，具有比較普遍的針對性，易于管理控制。數字化信訪檔案作為一種適應時代發展的科技力量，應運而出。

信訪電子檔案是社會科技發展尤其是信息化時代發展的必然產物，作為人類活動發展記錄的檔案也會受到信息化發展的影響，因此，電子檔案載體的出現和發展是必然的。一是電子檔案的載體雖小，但存儲量卻很大。以現在流行的儲存載體而言，一張 DVD 刻錄光盤的儲存量大約在 3 G ～8 G 之間，以一張寫滿字的 A4 紙作為基本單位，一個光盤大約能儲存 20萬 張 A4 紙的文字資料。電子檔案將所要保存的資料轉化為電子數據，改變了傳統的以紙作為載體的存儲模式。二是電子檔案儲存內容具有多樣性。新時期下信息化不再是單純的以文字作為處理對象，而是可以將文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息進行綜合處理，并同時同步儲存于一個載體之上。電子檔案改變了紙質檔案只能儲存文字的局限性，使所儲存的資料更加豐富，更接近現實。三是檔案異地利用的迅速準確性以及資源共享的便捷性。隨著網絡信息化時代的發展，信息資源利用不再受地域、時空的限制，而且電子檔案還可以實現信息的存儲、傳遞、編輯、加工，并轉化為可視、可聽的具有高頻率、高保真性的信息，在同時、異地共享同一信息。傳統的紙質檔案，其字體、字跡、圖像、印章等都清晰可見，內容具有不可更改性和與之相連的真實性，真偽易于判別。因此，其證據作用和法律效力都得到了法律的認可和保障，在許多司法案件中頗具權威性，起到了紙質檔案的法律憑證作用。紙質檔案的載體是能看得見、摸得著的物質，具有原始性、真實性的特點，又以其可靠性、法律地位確定的絕對優勢，決定了紙質檔案存在的不可代替性和必要性。因此，決定了在今后一定時期電子檔案與紙質檔案并存的必然性

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR 技術、數字攝影技術（ 錄音、錄像） 、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態。它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

一、數字化的必要性

1、載體多樣化當前，我國檔案的載體主要是紙質，但隨著社會的進步、高科技信息技術的高速發展，辦公系統自動化、標準化以及網絡化逐漸趨向健全完善，電子郵件、電子文書、電子報表、電子圖紙等大量的電子文件開始產生。因此，存儲載體也增多至硬盤、軟盤、光盤、磁帶機、移動硬盤、U 盤等。

2、利用多元化傳統的紙質檔案存儲空間大、維護成本高、查閱不便，多數是利用者到檔案室查閱。這種借閱方式不僅耗時而且會造成檔案原件破損，已無法滿足目前的現實需要，更不適應當前數字化時代的發展。計算機載體檔案由于不受時間、空間的限制，易達到資源共享，更符合廣大利用者的需求。

3、 數量快速增加隨著社會的進步、事業的發展，產生的各類檔案數量急劇增加，尤其是信息化平臺的投入使用，更需要檔案高效發揮作用。因此，檔案數字化是非常必要的。

二、數字化的緊迫性

1、數字化是檔案管理發展的必然趨勢

當今世界已經進入一個信息化時代，知識和信息已成為比資產和能源更為重要的資源，這就要求檔案部門能以較高的存儲、處理和控制信息的能力，為社會提供高質量的服務。因此，檔案部門必須采用各種先進技術和設備，將產生的多種形式的檔案進行數字化，才能適應整個社會發展，在未來的社會中發揮應有的作用。

2、 數字化是檔案一體化管理的迫切要求檔案的一體化管理能夠便于保持檔案間的相互聯系，從而發揮整體優勢，有利于檔案的保管利用。檔案管理中傳統的手工管理手段和方法將遭受強烈沖擊，檔案信息的存儲和保護措施必須相應地增強，檔案管理的效率和質量必須相應地提高，檔案管理的物質條件與技術手段必須相應地改善。所以，檔案一體化管理迫切要求檔案數字化，以實現檔案的標準化管理。

3、數字化是當前計算機技術發展的必然產物隨著計算機信息管理網絡的建立與發展，加之電子檔案有利用簡便、傳輸快捷、信息共享、存儲量大等特性，可以大幅度提高工作效率。在檔案管理中，充分應用計算機來實施文件接收、查找、借閱、鑒定等工作，將傳統的以紙質為載體的檔案轉為機讀檔案，查閱起來極為方便迅速，提高工作效率。

三、結束語

檔案數字化是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。電子檔案可以借助計算機的多媒體技術全面記錄、完整復活人類社會的活動，能夠集文字、圖像、聲音于一體來表達紙質文件無法表達的信息內容。而且，無論是磁盤還是光盤，其信息存儲量都大大超過了以往任何的信息介質，便于存放和節省儲存空間，充分展現了電子檔案的高密度性和共享性。因此，將檔案進行數字化是完全必要的，檔案數字化管理勢在必行。