談基層水利檔案管理的現狀

【摘要】如何做好水利工程檔案的建設與管理工作？水利工程項目負責人高度重視水利工程檔案的建設與管理，確保檔案資料完整、有序；強化責任制度建設，確保工程檔案的規范化管理；系統科學的對水利工程檔案進行管理。

【關鍵詞】水利工程檔案；管理；規范化

21世紀以來，隨著經濟有了長足的發展，我國的水利水電工程迎來了蓬勃發展的機會，取得了巨大的成績，為我國的經濟發展提供了有力的能源動力，也為我國避災減災工程做出了極大的貢獻。然而，這其中也存在著不足，由于水利工程基本上都是國家的專項投資，一部分水利施工企業做檔案建設與管理的目的是應付政府及相關部門的檢查，完全歪曲了進行檔案建設與管理的目的和意圖，這是很不對的。對水利工程檔案的重要性認識不足，導致不能正確對待水利工程的建設與管理，作為水利工程工作的重要環節，水利工程的建設與管理占有舉足輕重的地位，對水利系統科技檔案的完善建立，有著不可或缺的重要作用。下面就如何做好水利工程檔案的建設與管理工作談幾點個人看法，以供大家參考。

1、水利工程項目負責人高度重視水利工程檔案的建設與管理，確保檔案資料完整、有序

水利工程一般在國家的建設項目中，都是重點工程，其建設的時間跨度長，規模比較大、對施工提出了更高的要求，也有許多新的科技發明創造都可能在工程、建設中產生，不重視水利工程檔案的建設與管理，就會造成檔案紀錄不完整、收集不齊全、檔案建立不及時，對國家和社會造成不可彌補的損失。在檔案管理的過程中，如果領導對水利工程檔案的建設與管理的重要性認識不夠，施工技術人員與檔案記錄人員就不能緊密配合，工作就會松懈，缺乏積極性，就會導致歸檔不及時，不全面。項目總負責人要對水利工程檔案的建設和管理工作負總責，加強對各參建單位歸檔工作的監督、檢查和指導。作為水利工程的項目負責人，要重視檔案室的設置，落實專職檔案人員。而專職檔案管理人員應該及時的對各個職能科室的檔案歸檔工作進行監督、檢查和指導。

2、強化責任制度建設，確保工程檔案的規范化管理

工程建設的專業技術人員和管理人員是歸檔工作的直接責任人，須按要求將工作中形成的應歸檔文件材料，進行收集、整理、歸檔，如遇工作變動，須先交清原崗位應歸檔的文件材料。水利工程建設項目的各參建單位必須明確項目檔案的分管領導及各部門職責分工，建立、健全項目檔案各項管理制度，將項目文件的形成、積累和管理列入有關領導、部門、經辦人的職責范圍。水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內容，應提前或與工程竣工驗收同步進行。根據相關規定，凡檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程的竣工驗收。

水利建設工程一般工程量都比較大，大型工程較多，這就需要提高對水利建設工程管理的人才培養，在這里面關鍵的就是用老同志帶新同志的方法來加強對檔案管理人員的培養，不但節約了培訓費用，也有利于經驗的延續。但是，在目前施工界也有不好的現象，一部分施工企業找專門的資料管理公司來做本單位的檔案資料管理，這里面有有利的一面，但對于從事水利工程施工的企業來說，弊大于利，這里需要我們不要貪圖小利，要為本單位的長期利益考慮，在競爭如此激烈的社會，沒有自己的核心技術，即使有自己的核心技術而不能將其延續及總結更新的話，終將在競爭中處于劣勢，而檔案管理就是其中重要的一環。

3、系統科學的對水利工程檔案進行管理

保證水利工程檔案齊全與規范的重要前提就是對檔案工作實行統一集中管理，而系統科學的管理好水利工程檔案，須從這幾方面入手：第一，項目工程領導要足夠重視水利工程檔案管理的重要性。水利工程檔案管理在工程建設中起著十分重要的作用，應制定完善的管理制度，配備專職檔案人員，劃撥專門的工作經費，從各方面給予大力支持和后勤保障，成立領導小組，負責統一調度全盤協調檔案管理，采用組長加組員管理形式，主管領導為檔案室挑選專職人員并肩負整個項目所有檔案的管理，各專職檔案人負責具體檔案工作，如收集整理。第二，設計配套軟件，利用電子計算機以對輸入的檔案信息進行數字化處理，按類別給其分類，根據一定標準為其編排目錄，這就要求檔案管理組的成員有相應的計算機操作技能。第三，規章制度是一個大公司甚至一個小機構能夠順利運行的基本保障，嚴格按規章制度辦事，有效約束管理組成員行為，推行崗位責任制，誰出問題誰擔責，嚴格實行獎懲制度，有功受獎，有過必罰，利用完善的規章制度，調動工作人員的工作積極性。而完善的管理制度，又是在具體的工作中通過系統科學的累積，整理，權衡利弊形成的。有了完善的管理制度，才能保證工程負責人在工程立項，招投標，開工建設，施工監理和竣工驗收等各個環節對工程檔案的收集、整理、鑒定和及時歸檔負責，而專職檔案管理人員也能夠在工作中將檔案的收集、整理等工作落到實處，并及時發現工作中出現的問題，及時更正。從而在制度上保證科技檔案的完整，準確。第四，對工程檔案實行科學管理，在工程的項目劃分和性質區分上對工程檔案實行分類管理，檔案室及時編寫工程檔案號，在工程任務下達的同時由項目負責人及時領取，從工程設計時就將工程檔案號反映在設計文件和圖紙上，使檔案收集，整理能夠一一對應，保證資料不散亂，不流失，保證工程檔案系統、完整。檔案管理部門要建立起自己的管理信譽，檔案管理人員要把從事科學研究的嚴謹態度帶到檔案管理工作中來，認真檢查收集到的檔案資料，查看各類資料是否齊全，按照工程進度對檔案進行編目編排，歸納整理中要求緊抓每個細節，不放過任何遺漏，不產生任何疏忽，實現科學歸檔。第五，利用先進的計算機網絡技術對工程檔案進行自動化管理是大勢所趨，大力推進檔案建設與管理的現代化進程。實現檔案管理現代化，查詢檔案時不但完全可以做到全息查詢——聲、光、圖、文并行查閱，而且全世界的任何人可以在任何地方通過計算機用互聯網做授權允許的任何查詢和傳輸各種信息。檔案的錄入、編目與存儲也可做到全自動化處理。此外，還可以利用先進的計算機技術對檔案的利用價值、各種綜合分析與預測等方面進行智能化管理。總結起來主要是以下幾條：用計算機編制檔案檢索工具；用計算機進行檔案檢索；用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

4、結語

水利工程檔案的收集與管理是水利工程施工過程中重要的一環，其建設和管理工作要順應社會主義市場經濟的新思路和新方法，用現代的計算機網絡化、數字化技術實現水利工程檔案建設與管理的科學發展。