淺議水行政執法檔案管理中存在的問題及對策

【摘要】水政執法檔案是由水行政執法監察人員在水行政執法活動中逐步形成的，有很好的保存價值，并根據歸檔制度作為真實的歷史記錄集中統一保管起來的文字、圖表、照片、錄像錄音等各種文件資料。在一定程度上可以說是水行政執法活動的結果，是對執法活動的真實記載，在實際工作中，它既有一般文書檔案所有的查找利用職能，又有行政法律訴訟的依據性法律性文件。本文會從水行政執法檔案管理中存在的問題以及相應的對策兩個方面展開具體的分析，希望能給相關工作人員以啟迪。

【關鍵詞】水行政執法；檔案管理；存在問題；對策

1、我國水行政執法案件管理中存在的問題及產生的原因

1.1 案卷收集存在不齊全的情況，整個歸檔工作不夠及時。水行政執法案卷的齊全性是非常重要的，因為這些案卷不僅有一般文書檔案所有的性能而且還具有法律文書的法律憑證性能。在現在的水行政執法案件管理過程中，管理分散、缺失不全是水行政執法檔案中存在的普遍問題。造成這種情況的主要原因有：

1.1.1 潛江市水政執法隊伍中存在橫向性指導和縱向性監管職責模糊的情況，市水政監察綜合執法支隊和其他的水利業務部門、科室的管理以及執法方面存在交叉的問題。各個水利業務部門處理這種情況的方式，有的選擇自行處理，立卷歸檔，有的就會選擇直接和業務工作融合到一起，并沒有形成專門的水政執法檔案管理。

1.1.2 潛江市市級水政執法隊伍和各區、縣的水政執法隊伍的縱向監管職責不明確，造成區、縣執法隊伍都各自處罰，各自管理立卷。而且在處理結束之后，并沒有及時地向市水政執法支隊檔案室移交，最終促使水政執法案卷在各業務科室以及區、縣內都有所散落，影響了檔案資料的集中性保管，也影響了后期對檔案資料的利用效率。

1.2 卷內文件排列不夠規范，存在缺失材料的情況。潛江市的水政執法案卷現在案卷狀況主要的排列方式有三種：單獨排列、根據文書檔案屬性排列、單獨排列和文書檔案屬性相結合排列。與此同時，還有結論、決定、結案處理性文件和依據材料沒有區分先后順序，隨意穿插排列的情況。甚至有些案卷本身就有材料不齊、缺失證據材料等的問題，這些問題導致收集上來的案卷存在很大的差異，非常不利于今后資料的查找和正常使用。形成這種不良情況的原因是水政執法檔案保管工作十分分散，管理人員素質也有很大的差別，沒有針對水政執法檔案管理的規范性文件。

1.3 卷內文件填寫中存在一定的漏洞。相關部門通過整理收集上來的水政執法案卷發現一些執法文書的字跡很潦草，有的都是用圓珠筆書寫的；一部分案卷中存在隨意涂改的問題；有的案卷被送達回證中時竟然沒有當事人的簽字；一小部分案卷承辦人和領導審批的簽字都是機打的；詢問筆錄中有沒有證實“記錄屬實”的字樣；有的詢問筆錄整個記錄中只有一名執法人員簽字；有的案卷的行政處罰告知書中被告人簽字時間早于發案時間等。導致這些問題出現的主要原因是由于水政執法人員的業務素質不夠高，檔案知識也比較缺乏造成的。由于水政執法案卷的法律文書憑證有自己的特性，其中有很多的資料都是不能隨便被補充或者是修改的，因為一旦補充或者是修改就會對案卷的質量帶來較大的影響。

2、注重并進一步加強水政執法檔案管理的相應策略

2.1 認真掌握水政執法機構的管理機制，促使水政執法檔案形成系統性的管理。現在形成的水政執法檔案管理問題的根本性源頭在水政執法機構的管理機制不夠順暢，導致后期的一系列移交、歸檔工作都頗為混亂。現在一些水政執法檔案處在多頭管理的狀態，這是因為市、區、縣水政執法機構之間的管理權限存在交叉重疊的情況，而且縱向的職權劃分也比較模糊。同時，很大一部分的保管單位不能及時地補充相關的執法檔案內容，導致水政執法檔案的依據性比較缺乏。因此，建立清晰、明了、條理清晰的水行政執法管理體制是非常有必要的，因為這不僅有利于水政執法管理工作的順利開展而且還是水政檔案管理工作的必然性要求。

2.2 對水政檔案管理人員的業務素質要展開必要的培訓，同時提升其業務技能。第一，我們在選擇水政執法檔案的管理人員時一定要選擇那些政治素質比較好，對檔案管理工作較為熟悉，同時還懂得水政法律法規且對水政執法工作有很大的積極性和責任心的人。另外，還要對這些人進行必要的業務素質培訓，因為在當今社會，水政執法工作在不斷地深入推進，檔案管理技術也得到了新的發展，所以在一定程度上也對水政檔案管理人員提出了更高的要求和標準。這就要求檔案管理人員一方面必須掌握水政法律法規、水政執法程序和檔案管理的基本知識，另一方面還要學會檔案的實際操作技能，做到理論與實際的緊密聯系。與此同時，我們的工作人員還要適應時代的發展要求，掌握基本的計算機應用技術，適應電子文件檔案的管理需要，而且還要根據自己的時間安排，利用業余時間不斷地完善和提高自己的整體素質，通過這種不斷地努力以便于自己能夠非常好地適應新時期水政檔案管理工作的實際需要。

2.3 建立健全水政執法檔案管理制度，促使水政執法檔案形成規范化管理。認真制定出水政執法檔案管理各項規章制度，既是規范管理者行為的主要方式又是做好水政執法檔案管理工作的關鍵之處。通過對我市現有水政檔案進行整理，我們發現一些檔案中存在卷內文件目錄和卷內文書名稱不一樣的問題，同時還有文書裝訂不夠整齊，排列不夠規范甚至是沒有必要的目錄的情況。這些問題出現的根本原因在于我們在實際工作中沒有形成統一的水政檔案管理制度，整個立卷歸檔工作沒有良好的制約，很大一部分檔案的立卷歸檔工作都是由基層的檔案管理人員和執法人員憑借自己的工作經驗和一般性的文書檔案知識展開管理的。面對這種情況，我們想要從根本上做好水政執法檔案管理工作就必須建立健全管理機制，全市的水務系統都實施統一的行政執法文書樣本，按照統一的“水政檔案管理辦法”要求搜集、整理、歸檔、立卷，遵循一致的案卷樣式、裝訂格式、排列順序，全面促進我國水行政執法檔案管理工作的水平，進而促使該檔案能將自己的作用發揮到最大。

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