“大數據”技術在高校檔案信息服務中的應用探索

【摘要】：隨著科學的不斷發展，人們對信息化意識也在逐漸的提升，而現階段的各大高校也將信息化理念融入到教學系統當中，從而使得高校的教育方式適應現階段的社會發展形勢。筆者針對高校檔案信息服務的模式進行了相應的探討，并對大數據技術的應用也進行了闡述，旨在為日后的高校檔案信息服務實現良好的管理打下基礎。

【關鍵詞】：大數據技術;高校檔案;信息服務

隨著我國科學技術的不斷發展，以及信息化理念的不斷融入，使得我國的各大高校已經在高校檔案信息系統中良好的應用了信息化的理念，而在建設和發展檔案信息系統建設時也會不斷的出現各類的實際問題，比如，歷年來所累積的大量電子文件就是一個典型的例子，這些問題的產生給檔案管理工作給來了諸多的難題。而“大數據”的特征就是價值密度低、可容納海量信息以及容納數據類型較為廣泛，而這些優勢也使得高校檔案信息系統的建設奠定了良好的基礎，因為這些優勢恰恰與高校的檔案信息系統建設要求相契合，也可為其建設提供良好的技術支持[1]。

一、現階段高校檔案管理狀況分析

現階段高校的檔案管理已經將信息理念普遍的融入到檔案管理的過程中，并且發揮了重要的作用，雖說如此，但其還具有諸多的問題亟待解決，具體的問題可以分為以下三個方面，首先就是現階段的高校檔案信息管理平臺建設已經不能符合時代發展的腳步，尤其在面對著日趨增多的檔案文件存儲以及管理時，高校檔案管理信息系統建設多數還是依據單一的服務器為系統構建進行構建的，而且還未對虛擬云存儲技術以及服務器集群進行引進和應用，這就使得高校日趨增多的文件無法在現有的檔案信息服務系統中實現良好的存放，甚至有的高校檔案信息系統常常出現崩潰的現象，從而使得重要的檔案文件的存儲無法得到有效的保障。其次就是我國各大高校其內部所涉及的檔案文件類型較多而且數據資源數量也較多，其中包括表格、音視頻、文檔以及網頁等資源，這些資源都是校園檔案信息系統中重要的可利用資源，如果沒有對這些資源實現良好的保管，就會使得這些文件的安全性無法得到保證，從而在想要對相關文件進行利用時，出現文件缺失的情況。最后就是現階段我國的高校檔案信息管理系統還具有重視收藏，但缺乏利用的現象，這就使得相關的檔案管理人員在工作時不具備嚴肅性，有時還出現重視館藏的作用，而非信息系統的建設利用，這就使得檔案管理系統的建設得不到充分的利用[2]。

二、高校檔案信息系統的特點分析

（一）內容豐富且類型繁多

現階段的我國各大高校的發展速度都處于較快的趨勢，這就直接的使得學校方方面面的管理內容都會增多，比如在學生學籍檔案、職工人事檔案以及職工醫療保健檔案等需要對檔案文件進行利用，由此可見，隨著社會經濟的發展以及高校教育層面的迅猛發展，使得我國的檔案文件類型越發的增多，文件內容也在不斷的增加，這樣的情況所導致的直接結果就是檔案管理信息系統的任務量加重。

（二）存儲樣式種類多

現階段的我國的諸多高校在進行文檔管理時，不僅僅通過傳統的紙質途徑來對檔案文件進行管理，而是利用系統的資源來實現管理，比如，在進行紙質管理的過程中既有財務原始報銷憑證、人事檔案卷宗以及公文文書，還有信息系統方面的管理，像OA辦公、教育以及科等方面實現數據的生產和利用，除了這兩種途徑，還涵蓋視頻影音、電子表格以及電子郵件等形式的存儲和應用管理[3]。

（三）檔案文件量大，出現數據冗余現象

隨著現階段我國高校在進行檔案管理時實現網絡化以及自動化，這樣的途徑雖然使得檔案信息管理變得更為便捷和高效，但是也會出現大量的電子文檔累積且冗余的現象，有很多報表以及文檔實則已經發揮不了實質的作用，而且有些數據文檔還存在內容重復性較強的現象，這就使得檔案信息管理系統出現資源浪費現象，從而使得共享資源的平臺運行無法正常進行，為高校順利發展檔案信息系統建設形成了一定的阻礙[4]。

（四）檔案文件價值密度大

由于高校的檔案資源都是有不同的部門，比如科研、人事、教學以及財務各個部門的檔案都需要管理信息系統進行采集和安排處理，而這些信息系統的檔案信息不管從內容上還是從價值上來看都具有較高的價值，且有些檔案文件其在格式上也具備嚴格的規范，這就在一定程度上增加了檔案信息管理的機密程度。

三、“大數據”的應用背景分析

“大數據”指的是把大量的信息文件資源在規定的時間內完成處理和采集安排，從而把采集的結果傳遞給用戶，幫助用戶進行正確的決策。檔案資源的共享平臺建設可以良好的解決傳統平臺對于檔案信息管理的不便，可以使得檔案信息管理趨向簡潔化。而通過利用“大數據”技術可以使得檔案信息的管理更為高效，并且應用性和實用性更強，它可以使得文件數據在可行的時間內實現良好的數據處理，大大的提升數據管理效率，而且通過對“大數據”技術的應用也可以將高校中的學生和教師的生活點滴實現記錄，這時就會對其應用的具體優勢就會得以彰顯，利用“大數據”的技術優勢，在管理的成熟階段，可以使得全校師生資源以及檔案信息管理資源在這個平臺得以完整的呈現[5]。

“大數據”技術的應用，一般都是從數據管理、業務服務以及技術層面這三個方面進行討論，而高校在利用“大數據”技術進行檔案文件信息管理時也要從這三個層面著手進行積極的研發和構建，最終實現“大數據”技術的良好應用。

（一）“大數據”的技術在于業務方面的建設

檔案業務的實施與落實前，要對學校內部的業務類型進行有效的總結和歸類，從而逐漸的對大數據進行分析，對業務進行適宜的、科學的以及細致的闡述，而在分析業務時，也要對其實現有效的描述，這樣才能使得檔案信息系統的模型實現良好的、有效的且科學的構建。

（二）“大數據”技術在數據層面的建設

要想實現檔案數據模型的有效轉換，通過切實的技術手段，實現舊式的高校檔案信息資源系統與現有的“大數據”檔案信息系統實現良好的轉換，這樣才能對建設前的數據和文檔進行存儲和管理，可以使得原有的數據、文檔以及文件將得以良好的處理和安排，這也會對日后的高校檔案信息管理提供切實的保障，所以，在進行大數據的共享平臺建設時，就要首先實現模型的相互轉換，只有這樣才能對原有的數據資源進行有效的保護，也能在舊式的檔案信息系統中發現運行中的不足，從而在“大數據”技術進行信息系統建設時對容易出現的問題實現良好的避免，也為“大數據”檔案信息系統建設提供切實的保障。

（三）“大數據”技術在技術層面的建設

在技術層面進行分析時，首先要考慮的就是檔案數據的挖掘算法的加載。在進行檔案數據模型的轉換后，就可以對實用性較強的業務需求以及檔案信息系統特征進行篩選，從而對檔案數據的進行發掘。另外，在利用“大數據”的技術建設檔案信息系統時，還要充分的考慮硬件層面上的需求，并且充分的計算系統所具備的存儲性能以及足夠的計算運行，這時就要進行系統的分析，從學校的大層面出發進行充分的考慮，而且可以考慮建設夜間“大數據”的應用，這可以使得校園網絡系統的服務實現晝夜的運行模式，這樣的運行模式可以使得白天的運行負荷大大的降低，并且實現均勻負荷。另外，檔案信息的“大數據”存儲也可以運用配置較大容量的磁盤陣列以及部署云存儲的途徑進行完善和解決。

四、“大數據”技術在高校檔案信息管理系統中的應用

（一）“大數據”技術在高校檔案信息資源管理的挖掘應用

在“大數據”校園時代發展步伐的不斷加快，使得我國各大高校逐漸的重視對于其的利用，所以越多的人注重起在數據處理過程中的資源挖掘優勢，信息系統的應用服務可以滿足現階段的師生以及高校的數據管理需求，并且也符合數據信息管理中的深度和廣度的宗旨。知識圖譜、人工智能以及機器學習等系列的“大數據”技術已經可以實現在海量的數據信息中進行有效的、有價值資源的分析和篩選，這一技術優勢可以使得高校在進行檔案信息管理時充分的體現學校的發展模式。這一優勢的應用在未來將會是高校運用其進行數據發掘和數據分析時的重要環節以及重要手段。

（二）“大數據”技術在高校檔案信息資源管理中的信息數據發掘

現階段的我國高校已經逐漸的向智慧的模式邁進，那么對于“大數據”技術進行檔案信息系統管理的重要環節，而且現階段我國的高校也在對智慧服務、信息服務以及應用服務的要求越發的增加，這就使得“大數據”技術的應用在高校檔案資源共享平臺的建設中顯得越發重要，“大數據”技術在進行數據管理時，可以對來訪紀錄以及用戶身份進行位置信息、存儲行為以及搜索方式的處理和分析，在其中找尋出隱形的潛在用戶，利用這樣的技術優勢可以使得檔案信息系統的應用達到最大程度的信息發掘。

結束語：

隨著我國高校的智慧校園建設的深入以及數字化的應用，使得“大數據”技術在高校檔案信息管理中逐漸的提升了應用比重，并且對高校的檔案信息存儲和管理起到了重要的作用，由于移動通信的普及和拓展使得“大數據”技術在未來的高校檔案的應用將會出現里程碑式的改變。

參考文獻：

[1] 張倩.“大數據”技術在高校檔案信息服務中的應用探索[J].檔案與建設，2014，18（3）：27-31.

[2] 張倩.淺談高校檔案信息服務的社會化傾向[J].才智，2015，32（24）：71.

[3] 趙莉娟.基于SOA架構的高校數字檔案信息資源整合的研究與設計[D].武漢理工大學，2012.

[4] 曹玲，黃麗雯，顏祥林等.我國高校檔案部門應用社會化媒體的調研分析：以211高校為例[J].數字與縮微影像，2013，12（3）：45-48.

[5] 沈瀟.淺析高校檔案信息化建設現狀及應用策略[J].教育教學論壇，2013，21（47）：140-141.