關于獨立學院教學秘書的工作

【摘要】：國家高等教育已處于轉型和質變的重要時期，教學管理是高校教學質量順利實施的保障，而教學秘書是高校教學管理的最終執行者和落腳點.教學秘書作為高校教學管理的基層人員在教學管理中的定位與作用缺乏重視，導致教學秘書工作陷入超負荷狀態，適時調整教學管理目標與教學秘書崗位現狀不僅是保證基礎教學管理隊伍穩定的前提條件，也是保證教學過程順利進行的重要條件。

近年來，隨著我國對全民教育的重視程度與日俱增，使得獨立學院這樣的高等院校發展越來越快，獨立學院的辦學體制又不斷擴大、行政機構不斷完善，成為我國高等教育的重要機構。從部門機構講，獨立學院仍有些部門崗位不及公辦高校，教學秘書職位就是劣勢崗位的一種。鑒于此種情況，獨立學院應在教學秘書工作上投入更多的關注度，從而提升獨立學院整體教學管理。下面從幾個方面解讀獨立學院教學秘書工作的內容及重要性。

一、獨立學院教學秘書工作的內容及重要性。

（一）工作內容。

1、協助院系領導制定人才培養計劃，根據每個年級的培養計劃指定任課教師、授課周次、制定課表、征訂教材、保證教學工作的正常開展;

2、落實日常教學工作、實驗實踐工作、各類教學考核工作;教學環節中各種突發問題。

3、學生學籍管理、成績管理工作，負責期末考試的安排、試卷及各類檔案的歸檔工作;

4、組織和協調畢業論文答辯工作，做好畢業生畢業資格和學位資格審核工作;

5、組織各類等級考試的報名，負責準考證以及各類證書發放工作、認真完成教務處及院、系領導布置的其他各項工作。

（二）教學秘書工作的重要性。

1、教學秘書工作的主要內容是對教學過程中的常規管理，包括教學運行管理、教學檔案管理，它的主要目的是維持正常的教學秩序。教學秘書從開學初直至期末，緊緊圍繞教學服務，為老師、為學生服務，保證教學活動的正常開展。

2、協同教務部負責處理學生學籍工作是教學秘書的另一個重要工作，如每學年的學籍管理、期末考試工作等，都由教學秘書組織完成。同時，教學管理中包含著各種與學生相關的培訓、學習活動，都是由教學秘書下發通知完成的，教學秘書協調著教務處、各院系、各教研室、教師、學生之間的各種關系，起承上啟下、合理統籌的作用。教學秘書的管理工作涉及的部門和人員較多。既要承擔教務部指定的任務，又要做好系部的相關教學管理工作;既要與教師溝通又要與學生聯系;既要與本部門的人員聯系，又需要與其他部門人員溝通;既有常規的日常管理工作，又有突發臨時的事件。

3教學秘書還承擔著向師生員工宣傳學校或上級主管部門制定的各種規章制度的職能，把教學管理文件傳達給師生，并征求和聽取他們對院、系的教學管理工作的意見和建議，及時反饋給院領導或教學主管部門，做好上情下達，下情上呈的協調溝通工作。

二、現下獨立學院教學秘書工作的現狀

（一）工作定位模糊不清。

獨立學院與公辦高校不盡相同，獨立學院缺乏雄厚的資金支持，因此一直秉持“開源節流”的思想，盡可能讓多位秘書的工由一位或兩位秘書來完成，從而精簡學院的行政人員，減少學院的經濟開銷。這樣做的話導致教學秘書對自己的工作崗位模糊不清，在日常工作中教學秘書常常是做了大量的工作，但工作的意義和價值并未得到贊賞與認可，長期下去必然會影響教學秘書工作的積極性與熱情。

（二）任務量大且較繁雜。

由于獨立學院教學秘書工作者“一崗多職”工作現象，導致教學秘書除了完成自己本職范疇內的工作以外，還需要承擔系部內其他一些工作，無形中增大了他們的工作量。除此之外，教學秘書工作涉及的部門機構、工作范圍較為廣闊，除了服務好教師和學生兩個主要對象以外，他們還需要和其它部門機構進行交涉，因而他們的工作內容自然就顯得比較繁雜。

（三）建立專項進修機制。

建設獨立學院時，是依照公辦高校的教學機制、教學模式完成的，以教學工作為整個學院的主心骨，所以針對專任老師設置了專項培訓、進修等機制，旨在提高專任老師的教學水平。然而對于學院的教學秘書來說，雖工作在教學過程的基層，卻不曾有這樣的待遇，教學秘書根本沒有機會去學習、培訓和進修，所以教學秘書自身的工作能力和個人素養一直得不到大幅提升，歸其根本，還是缺少針對教學秘書培訓的專項進修機制，這一機制的忽視與不重視，導致教學秘書工作能力的提高舉步維艱，自身的業務素質也遠遠滯后于現代工作需要。

三、應對獨立學院秘書工作挑戰的有效策略

（一）善于學習，提升業務綜合能力。

進一步明確工作職責，按照工作安排，明確工作要求;深切領悟學院的發展規劃和決策部署，明確工作任務，進一步提高工作的主動性和自覺性;虛心聽取大家的指導和教育，而且要善于學習、勤于思考，明確工作的運行和處理問題的程序，同時要采取多途徑和方式加強與各級各類人員的交流和溝通，確保各項工作執行暢通無阻。

（二）找準定位，嚴格遵守工作職責。

獨立學院教學秘書的工作因與學院各個機構部門都有直接或者間接的聯系。秘書在校領導或者系主任的領導下，積極參與起草文稿、處理公文、收集信息等工作，盡量將自己的工作

目標與領導目標調整一致，輔助領導完成各項工作事宜。

（三）協調輔助，展現秘書工作功用。

秘書工作是以領導工作為軸心，進行全方面同步的輔助性工作，輔助性決定了秘書的工作是被動的。但是，秘書首先應做到的，是要把被動轉為主動。要變被動為主動而不越權應注意以下幾個方面：一是經常同領導進行思想交流，了解領導的思維方式，分析領導的意圖，并加以理解、完善和落實。二要盡量了解和掌握部門一個時期的中心工作，主動排除干擾中心工作的事項。三要有意識的積累和儲存有關工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。秘書千萬不能忘記自己的身份，必須時刻保持清醒的角色意識，找準自己的位置，不能越權越位。秘書決不能越俎代庖，自作主張，擅自行動。

（四）強化管理，創建必要培訓機制。

要想行之有效的應對好獨立學院秘書工作的挑戰，除了強化秘書人員自身以外，獨立學院也應該強化自身管理，創建出符合秘書人員的培訓機制，從各方面增強在職秘書人員的工作能力。這就要求獨立學院領導應正確對待學院內的每一類工作崗位，將秘書專項培訓納入到師資力量培養的機制中去，可以開展類似座談會、專家講座、經驗交流會、外出進修等培訓活動，加強對秘書人員的再教育，有組織、有紀律、有目的的培訓秘書人員的專業工作技能，讓他們在以后的工作中可以充分實現自我價值，并輔助提高整個獨立學院的層次水平。