論知識管理時代企業檔案工作者應具備的素質

摘 要：伴隨著知識經濟和知識管理時代的到來，知識成為企業不可或缺的重要資產和競爭力，影響并改變著企業的流程再造。檔案管理作為知識管理的重要組成部分，也面臨著新的挑戰。該文從企業檔案工作者業務素質出發，探討知識管理對企業檔案工作及人員素質提出的新的要求，并提出建設學習型檔案小組以提高業務素質培養。

關鍵詞：知識管理 檔案人員 業務素質 學習型組織

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）04（c）-0113-03

1 知識管理與企業檔案工作的關系

隨著市場經濟和互聯網經濟的飛速發展，知識和信息作為生產要素，其價值比以往任何時候都顯得重要，知識已經成為企業組織建設過程中的一種重要的無形資產，相應地，知識管理也成為許多企業提升競爭力的有力手段。知識管理是管理領域的一個新的概念，其核心是最大限度地掌握和利用分散于企業各環節、各部門、各載體的知識以提高企業競爭力，而其主要特征則體現在知識積累、知識共享和知識再造3個方面。企業檔案作為企業生產、經營、管理、科研等活動的真實記錄，首先是企業發展過程中長期積累的基礎性信息資源，其次是經過篩選后的具有參考憑證價值的信息資源，其知識意義體現在通過保存企業過去的智慧結晶以供后來者創造新的知識[1]。由此可見，企業檔案不僅是一種蘊含著大量企業知識資源的文獻，而且還是企業核心的外顯知識。作為企業知識積累的重要手段，企業檔案管理也必然成為企業知識管理的有機組成部分。在知識管理日趨風靡全球的大背景下，企業檔案工作者可以說是機遇與挑戰并存，如何轉變傳統思想，將檔案管理思維與知識管理思維相融合，傳承與創新，從自身素質和工作能力出發，為企業知識管理時代的到來保駕護航，可以說是檔案工作者面臨的新課題。

2 知識管理對企業檔案工作提出新要求

知識管理是20世紀90年代興起的一種全新的管理理念。與傳統管理不同，知識管理旨在通過對企業內外各種信息、知識進行有效識別、全面收集、科學加工和充分運用，促進知識共享、鼓勵知識創新、實現知識增值，從而提高企業的應變能力和創新能力，是一個包括知識搜集、知識存儲、知識處理、知識共享、知識交流、知識再造的全過程管理[2]。

知識管理首先要求檔案管理技術手段的提升。企業信息化、自動化、智能化水平的提高對傳統的檔案實體化管理提出質疑和挑戰。大量電子辦公文件和網絡信息源的產生使單一的實體管理難以實現檔案信息資源的全面積累和深入開發，制約檔案知識資源的重組。知識管理要求將檔案信息化納入企業信息化建設中，通過檔案管理業務流程再造，將文件產生、運轉、歸檔、保存、銷毀的全過程與企業業務活動要求、檔案管理要求相結合并嵌入信息管理系統中，形成文檔一體化的檔案信息平臺，實現文件流與業務流的有機整合[3]，既保證前端控制，又實現全程管理，提高檔案管理效率和質量的同時，保證企業信息流的有序運轉。

知識管理還要求檔案管理職能發生相應轉變。知識管理是一個系統化的過程，它對企業的經營策略、管理模式、人力資源、業務流程乃至企業文化都有不同層次的要求和影響，并以知識挖掘、知識積累、知識共享貫穿到各個板塊中。要適應知識管理，檔案管理模式必須從傳統的實體管理向內容、信息、組織乃至人員層面擴展，必須打破橫向的部門壁壘，從單向的文件歸檔向雙向乃至多向的信息收集、信息擴散躍層。相應地這也要求檔案人員職能重心從實體管理轉向信息管理、資源管理，由物理控制向智能控制過程轉變。

知識管理要求檔案服務實現知識化、智能化服務。企業人員通過有效信息的共享和交流形成新知識再造是知識管理的終極目標[4]，因此，提供針對性的知識服務，實現組織內部知識共享是知識管理環境下企業檔案管理的新目標。這要求檔案服務改變傳統物理載體查詢借閱服務的局限性，在檔案信息資源基礎上，通過建立企業知識倉庫、提供知識導航、知識咨詢、知識情報等服務實現企業內部信息孤島的鏈接，企業外部市場信息的交流，最大限度地促進知識的共享和傳播。

3 知識管理對檔案人員素質提出新要求

3.1 知識素養

企業知識管理對檔案工作人員的角色要求從檔案信息存儲者、保管者向檔案信息乃至企業信息的中介者、傳播者轉變。電子化辦公、互聯網通訊，帶來文檔數量激增、外來信息繁雜、知識更新周期縮短等問題，如何在繁雜的信息中建立起科學的檔案信息流，并拓寬檔案信息與知識的聯結，活化企業知識網絡是企業檔案工作者需要考慮的新問題。

與該任務相匹配，企業檔案工作者必須有豐富的知識儲備，才能在數量和種類繁多的信息中去粗取精，去偽存優，保證企業知識網絡的有益性。這要求現代檔案工作者除了掌握檔案學專業知識外，更需要不斷學習新知識，拓寬綜合素養，向復合型知識人才轉變。首先是以企業業務為依托，了解企業核心產業所涉及的領域、專業的相關知識，為篩選企業外部信息、追蹤產業動態做好知識儲備；其次是學習情報學、圖書館學、信息傳播學等與檔案學相關的分支學科的專業知識，增強理論積累，拓寬企業檔案管理思維；外語和計算機方面的知識儲備在企業檔案管理中也日趨凸顯其價值，尤其是在檔案信息化加強、企業境外業務增多的大環境下[5]；除此之外，必要的法律知識，尤其是涉及知識產權、勞動保障等方面的法律知識、管理學知識也需要有所涉獵才能適應現代企業的多向發展。

3.2 信息素養

信息科技正在給企業檔案工作帶來數字化的革命，多媒體技術、光學技術、電子技術的發展使大量的圖、文、聲、像信息一體化，帶來了檔案辦公的自動化、參考服務的網絡化，信息查詢平臺化，資源存儲集成化。無論是從企業發展、知識管理、檔案工作，還是人才培養方面，信息技術都扮演著重要的角色。

企業檔案工作者應當加強信息素養的訓練，尤其是從信息意識和信息能力兩個層面。從信息意識層面看，檔案人員需要保持一定的信息敏感度和信息大局觀。時時關注信息化與檔案工作結合的最新動向，能夠判斷哪些信息技術有助于知識的獲取、儲存、利用和共享，善于結合工作需求主動學習信息技能。從信息能力層面看，檔案人員首先應當具備對計算機軟硬件功能的基本認識和使用能力；其次是對辦公自動化軟件，如Word、Excel、Access等的靈活應用能力；還應當具備一定的網頁設計、系統操作知識，如掌握Front Page、Firework、Free Hand等工具的使用[6]；除此之外，信息檢索，尤其是對信息的發現、組織和傳遞能力也是檔案工作者信息素養的重要體現。

3.3 情報能力

信息、情報、知識三者一脈相承，知識管理與企業情報工作、檔案管理工作之間密不可分。情報能力是信息素養的延伸，檔案人員只有具備一定的情報素養，才能有的放矢地完成信息收集、組織、傳遞工作，更好地搭建檔案信息與知識服務之間的橋梁。檔案工作者的情報能力首先是建立在對一定情報理論方法、技術手段的學習和了解之上，如一般的情報收集渠道的篩選和劃分，信息綜合法、信息預測法等情報分析方法的學習；其次是掌握一定情報獲取的技術能力，即具備基本的IT技能，這又與檔案人員的信息素養密切關聯，如如何使用人機交互檢索系統、如何利用專業數據庫等；再次是情報搜集能力，包括對信息源的分類及判斷，對信息流的觀察及控制，對信息的檢索調研能力等[7]；最后是檔案人員還應具備簡單的情報加工能力，即使收集來的信息“活”起來，如對情報信息按照時間序列、主題序列進行有序化整理，按照需求者要求撰寫簡單的反饋報告，或為進一步的情報調研工作提供基礎報告等。

3.4 溝通協調能力

知識管理不是局限在某一個階段或某一個部門的管理，它的最終目標是打破部門壁壘，實現組織內部知識的共享與傳播，激發知識的再創造。作為企業知識管理參與者和組成部分，檔案工作者需要具備良好的溝通協調能力，從信息接收方來說，良好的溝通可以使檔案工作者在收集文檔信息的過程中更好地了解不同部門的文件形成過程、對信息的偏好方向、信息需求的程度等，從而改善檔案信息服務的針對性[8]；從信息的中介者來說，良好的溝通可以保持檔案中心與其他信息中心的密切聯系，如企業計算站、企業人力中心、企業技術發展部等，有利于檔案人員搜集內部情報、擴充信息源；另外，從企業情報發展角度看，檔案人員的溝通協調能力可以幫助與第三方情報服務機構合作，配合完成企業情報調研工作；此外，從信息傳播共享角度看，良好的溝通協調能力對于積極開展內部學習型組織建設以及推廣知識管理理念有一定助力。

4 加強學習型檔案小組的建設

知識管理注重倡導知識共享、營造學習創新的組織文化。美國學者彼得·圣吉曾提出：現代社會人類的生存公式是“學習速度小于變化速度等于死亡”[9]，可以說，在未來的知識時代，唯一持久的競爭優勢是要有能力比你的競爭對手學習得更快。知識管理和學習型組織在目標上一脈相繼，可以說是互為手段。

知識管理給企業檔案工作提出了更高的要求，對企業檔案工作人員的知識儲備、信息素養、工作能力也產生了新的需求。檔案工作者從傳統中轉型，其能力不可能一下提升，這是一個長期學習、循序漸進的過程。考慮在檔案部門內部通過建立學習型組織的模式，開展長期的檔案職業素養培訓，通過激活成員學習愿景，促成檔案工作者自覺學習、主動交流習慣的內化，從而活化檔案工作者知識儲備，滿足企業發展需求。

學習型組織是通過營造人人學習、終身學習、團隊學習的氛圍，從而提升組織績效、形成組織內部核心競爭力的一種管理方法[10]。學習型組織沒有范圍的界限，大到企業，小到部門，依據不同的學習目標、學習任務可以并列甚至疊加產生。面對激烈的競爭環境和知識管理的新要求，企業檔案工作者應當接受挑戰，積極響應學習型小組的建設工作。

建設學習型檔案小組可以從以下4個方面展開。

首先是制定不同階段的學習計劃和學習目標，根據小組成員的基礎水平和企業檔案工作業務需求，規劃學習型小組的中、長、短期發展戰略，促進“長學”機制的形成，使學習工作化，工作學習化，避免任務目標過大或學習任務過重造成學習熱情的中斷。

其次是學習平臺的創建。即提供開展學習創新活動的渠道和系統。在這一過程中學習型組織的領導力值得強調，學習型小組的創建者需要扮演好系統設計師的角色，平衡學習內容和學習方式的趣味性、交互性，根據組織性質、業務性質選擇盡可能多樣化的渠道鼓勵自我學習、主動交流和樂于分享，促進成員之間隱性知識向顯性知識的轉化傳遞。如給小組成員訂閱專業期刊、開展讀書交流活動、視頻學習活動、英語角、知識競賽、實踐參觀、主題培訓、外務交流等等。

再次，學習內容的選擇。知識管理體系強調以業務需要促進學習，以業務目標為驅動。因此檔案學習小組的學習內容應當緊密圍繞國家宏觀需求、企業發展需求、用戶信息需求和檔案業務需求4點展開。在法律法規、業務實效、用戶服務、專業認證幾個層面上選擇學習內容，制定學習計劃。

最后，是營造良好的文化氛圍，化被動為主動。學習成果的共享與傳播在學習型小組的建設過程中起著畫龍點睛的作用，它是學習型組織成效的反饋機制[11]。分享和傳播的過程是一個主動的、發揮能動性的過程，因此需要通過在學習型小組中營造樂于分享的文化氛圍，激發組內成員的分享愿景和交流熱情，才能激活該反饋機制。可以通過開展討論小組、演講比賽、經驗交流會、學習成果匯報、征文等活動，逐漸培養起勤學、樂學、共享多贏的知識理念。

參考文獻

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[11]邵澤斌.國內學習型組織研究綜述[J].中國科技產業，2007（3）：7-11.