電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理對比分析

摘 要：隨著計算機技術的廣泛應用，信息科技水平的日益提高，管理工作的質(zhì)量和效率也獲得了明顯的提升。電子檔案管理這一方式的應用，有效避免和解決了傳統(tǒng)檔案管理中存在的一些問題，管理效率明顯提高。但是由此而帶來的網(wǎng)絡安全等問題，也同樣不容忽視。在檔案管理發(fā)展的進程中，科學合理地提高檔案管理水平十分重要，因此應充分了解電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的特點，分析兩種管理方式的優(yōu)點和缺點。文章對此進行了深入細致的分析和探討，以期為相關人士提供一定的參考和借鑒。

關鍵詞：傳統(tǒng)檔案管理；電子檔案管理；對比分析

紙質(zhì)資料是傳統(tǒng)檔案管理存儲的主要內(nèi)容，其存在形式多種多樣，如文字、圖表等，并且具有一定的保存價值。硬盤和計算機光盤是電子檔案管理的主要存儲介質(zhì)。電子圖表、電子信件和電子文書是電子檔案的主要表現(xiàn)形式。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同的是，通過利用計算機和網(wǎng)絡技術，不僅實現(xiàn)了檔案的存儲，還實現(xiàn)了資料的傳送和處理。

當前，信息化、多元化成為時代發(fā)展的主題，對于檔案管理的質(zhì)量和效率，人們提出了更高的要求。在很大程度上，傳統(tǒng)檔案管理無法滿足這一需求。然而，不可否認的是，傳統(tǒng)檔案的特點，決定了它的不可替代性。同時，電子檔案管理因其便捷性、高效性等特征，同現(xiàn)代人們的生活息息相關，電子檔案管理必然是檔案管理的發(fā)展趨勢。

1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析

1.1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性

首先，無論是傳統(tǒng)檔案管理還是電子檔案管理，兩者的基本原理是共通的，電子檔案是傳統(tǒng)檔案發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。電子檔案管理在傳統(tǒng)檔案管理的基礎上，對其進行優(yōu)化和整合，并充分運用信息化技術。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案管理無論在管理方式上，還是在管理質(zhì)量以及技術水平上，都明顯優(yōu)于前者。但這一點并不否定兩者基本原理上的共通性。

其次，電子檔案并不能孤立地存在，同傳統(tǒng)檔案之間有著密不可分的聯(lián)系。傳統(tǒng)檔案所管理的信息，具有很大的真實性，屬于社會實踐數(shù)據(jù)。電子檔案管理，由于受到網(wǎng)絡安全、計算機信息安全等潛在隱患的影響，其信息的真實性和可靠性，需要傳統(tǒng)的檔案資料來加以保證。

最后，電子檔案的信息量，隨著傳統(tǒng)檔案的出現(xiàn)而逐漸擴大。電子檔案是基于信息技術而建立的，大容量正是其優(yōu)勢之一。各種各樣的檔案信息，都可以存儲為電子檔案，同時還使資源的共享成為可能。由于電子檔案是依托計算機技術而存在的，因此在調(diào)用所需資料時，十分便利。此外，利用電子檔案的記錄，在需要查看實體的傳統(tǒng)檔案時，可以很方便地調(diào)出，直接獲取所需的資料和信息。

1.2 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異

1.2.1 管理方式不同

電子檔案實現(xiàn)了檔案的一級管理，這是由電子檔案的本質(zhì)特征所決定的，這一點同傳統(tǒng)檔案存在很大的區(qū)別。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，工作人員的工作量非常大，在管理檔案時，首先需要確定和填寫檔案的類型以及日期，然后根據(jù)類型的不同選擇適當?shù)拇鎯ξ恢谩Ｔ陔娮訖n案管理工作中，管理人員對于接受到的文件，可以及時確定檔案的檔案號，接下來采取相應的主題來標注檔案的類型，檔案號具有唯一性，整個操作過程有著很高的效率。

1.2.2 保管方式不同

電子檔案存儲的載體是硬盤和電子光盤，在長期的存儲和使用過程中，硬盤和光盤會逐漸老化，同時由于計算機和現(xiàn)代技術的不斷更新，載體的老化將導致檔案信息的失真，檔案的正確性和可靠性降低。傳統(tǒng)的檔案管理在一般情況下，不會出現(xiàn)檔案信息丟失的問題，并且具有紙質(zhì)備份。同時，由于無需網(wǎng)絡的參與，因此不會受到病毒入侵的威脅。

1.2.3 歸檔方式不同

可重復性和可逆性是電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的特性。管理人員修改檔案信息時，并不會留下修改的痕跡，人們雖然不再為最初檔案歸類失誤而煩惱，而且可以及時更正錯誤信息，但是卻提高了電子檔案內(nèi)容失真的可能性。與之不同的是，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，在進行歸檔操作時，同類檔案之間的聯(lián)系較強，擺放檔案時，也是按照科學的順序來分類的。檔案管理人員依照相應的程序來進行歸檔操作，因此操作的痕跡將會被保留下來。這一點保證了檔案的真實性與原始性，彌補電子檔案管理的不足。

2 電子檔案管理的利與弊

2.1 電子檔案管理的優(yōu)點

2.1.1 電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展

無紙化的辦公模式是電子檔案管理的一個特色，在很大程度上降低了紙質(zhì)文件的使用數(shù)量。制造紙張的原材料是樹木，檔案管理所需的紙張少了，所需的樹木也會隨之減少，因此有效改善了樹木砍伐的狀況，保護森林資源。此外，筆墨、訂書釘、曲別針等工具是紙質(zhì)文件的必備工具，隨著紙質(zhì)文件數(shù)量的減少，對于這些工具的需求也必然有所降低。

2.1.2 電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率

檔案管理工作的主要內(nèi)容，即檔案的歸檔、存儲和查詢。傳統(tǒng)檔案管理模式下，這些工作所需的時間較多，因此檔案管理工作的效率也受到了影響。而電子檔案管理模式下，檔案歸檔、存儲、查詢的時間明顯縮短，管理效率獲得提升。數(shù)據(jù)傳輸是電子檔案管理所采取的主要方式，既方便了資料的傳遞和共享，又提高了檔案信息管理和查詢的時效性，并且不需要張貼和打印文件。

2.2 電子檔案管理的弊端

信息載體的老化和變質(zhì)現(xiàn)象，是電子檔案管理工作中不得不面對的難題，因此必須加強電子檔案的安全備份工作，防止因信息載體變質(zhì)老化而導致的無法讀取資料的問題。目前，云技術是一種較為常用和有效的保護方式。

電子檔案管理的操作程序較為復雜，這就對檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平提出了更高的要求。因此為了確保電子檔案的真實性和可靠性，應加強管理人員的技術培訓工作。

黑客攻擊和病毒這些潛在的復雜網(wǎng)絡風險，在電子檔案的數(shù)據(jù)傳輸和共享過程中，威脅著數(shù)據(jù)信息的安全，因此應做好信息安全的管理工作，利用多種方式保護好電子檔案資料，如檔案加密、網(wǎng)絡防火墻等等。

雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺了相應的電子檔案管理法規(guī)，但是一些具體的細則仍不夠完善，相關部門應該推出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護航。

3 結(jié)束語

電子檔案管理模式較傳統(tǒng)檔案管理來說，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現(xiàn)就是檔案管理的效率得到提高，電子檔案管理方式的出現(xiàn)有利于環(huán)保事業(yè)的開展。傳統(tǒng)檔案管理具有其不可替代的優(yōu)勢，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者有著很多的共性，在現(xiàn)階段和將來的一段時間內(nèi)，電子檔案管理還不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理，相關人員應該在進行傳統(tǒng)檔案管理時，良好的融入電子檔案管理的優(yōu)勢，提高檔案管理質(zhì)量。

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