藝術檔案收集中的問題與對策

王志明

[中圖分類號]：G27 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2015）-27--02

藝術檔案在歸檔、利用等環(huán)節(jié)之前，首先是要做好檔案收集，它是檔案業(yè)務管理工作的第一重要環(huán)節(jié)，處于環(huán)節(jié)之首，不僅是檔案管理工作的起步，同時也是檔案管理后續(xù)工作的支撐。藝術檔案管理工作中只有做好檔案收集工作，才能使檔案材料齊全、完整，從而為公共文化服務建設提供有力保障，為改革、創(chuàng)新提供重要參考依據。所以檔案收集將對整個檔案管理起到決定性作用。雖然從檔案法方面也好、單位自身也好、檔案管理員也好，都在不斷進行完善和規(guī)范，相比過去有著很大的改觀，但在實際工作中并不是有那么樂觀，或多或少都存在著不同層面的現實問題。以下結合自身工作談幾點體會：

一、檔案收集工作存在的問題

1、檔案意識淡薄。

單位各部門工作人員對檔案意識不強，認為此項工作是檔案員的事，認為自己干好了業(yè)務工作，舉辦好文化活動，就完成了本職工作，而恰恰忽略了自己本職工作中最重要的部分，那就是可以證明工作業(yè)績的原始材料，不注意收集、整理，更談不上保管了，導致原始材料丟失，到年終考核整理材料時，拿不出有價值的東西出來，只能處于應付，能有多少交多少。這點是我們很多單位業(yè)務干部普遍存在的現象，忽略了平時工作的一個重要環(huán)節(jié)，甚至出現所做過的活動，沒有留下任何痕跡。另外，很多檔案人員缺乏能動性，對自身工作也是處于應付，自身要求不高，不能主動去了解各業(yè)務部門的工作性質以及工作計劃，更談不上監(jiān)督、指導了，也是草草了事，檔案只要做了就行，最終形成歸檔文件材料不齊全、不完整的嚴重局面。

2、歸檔偏“科”。

目前很多文化業(yè)務單位雖然把業(yè)務工作放在重要位置，但在檔案收集上卻把行政放在業(yè)務之上，作為首要任務，檔案室里多見文書檔案的收集比較完整，卻對藝術檔案的收集則比較忽視，有些活動檔案，只有一張節(jié)目單和幾張圖片，連一個基本的前期方案都沒有，互聯(lián)網時代影像檔案、數字化電子檔案等新型載體檔案的收集歸檔工作更加無從談起。傳統(tǒng)和現代都不能體現完整性，最終就導致單位檔案種類單一、缺失，原本較為重要的資料得不到有效管理，更談不上有效利用，給單位發(fā)展造成極大影像。

3、文檔人員業(yè)務和責任心不強。

檔案人員專業(yè)素質不高，業(yè)務技能不強，，也是造成檔案工作不能健康發(fā)展的主要原因。很多單位的文檔工作人員，大多數都是兼職或者都不是專業(yè)出身，由打字員轉崗的，缺乏對文書立卷的基礎知識，不能系統(tǒng)掌握檔案的要求，導致收集工作無法順利進行。如請示、批復不在一起，底稿與正稿分家，正件與印件不完整。如果遇上不負責任的文檔管理人員，收集多少是多少，不按藝術檔案的歸檔要求加以督促和催辦，甚至出現文件材料不能及時理順歸檔，就會隨著時間的推移而將其丟失，人為地造成立卷工作中的“脫節(jié)”現象。

4、檔案收集過程缺乏規(guī)范。

單位檔案員在收集各部門檔案時，通常只是電話通知，口述把什么什么項目的資料上交，在歸檔范圍、收集時間、數量等方面沒有明確導向，更不用說以書面清單的形式進行收集，導致松散現象，收集效率降低，對整個檔案管理的作用不明顯。特別是各業(yè)務部門職能和工作性質不同，檔案呈多元化態(tài)勢，各部門形成的檔案都具有自身的個性。所以檔案人員有必要進行專業(yè)的具體指導和培訓，才能把收集工作落到實處。

5、檔案收集工作無硬性考核。

幾乎所有文化業(yè)務單位，對檔案收集管理工作沒有具體的考核標準，即便有考核標準也是太籠統(tǒng)。雖然形式上有考核，只是檢查是否收集齊全完整，都是留于口頭，沒有硬性指標，而應對檢查的歸檔率實際也是自欺欺人，無非就是把實際歸檔數視作應當歸檔數，因此這種考核標準實際意義不大，對藝術檔案收集起不到促進作用。

6、檔案收集執(zhí)法不嚴。

目前我國在《檔案法》和《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》等法規(guī)文件中針對歸檔的行為做出了相應處罰。但在實際情形中，由于單位內部管理上沒有把檔案工作提上工作日程，沒能真正加以重視，加上檔案材料不及時移交歸檔并未給單位造成眼前的各種損失和不利影響。導致在整個檔案收集過程中有法沒依，有制度不能有效執(zhí)行，缺乏實效性，久而久之，工作人員的檔案法制意識就會淡薄，直接影響了檔案的收集歸檔。

二、有效解決檔案收集工作的問題

1、加強領導引導，促進全員檔案意識。

文化藝術檔案本身就是一門藝術，領導重視是這項工作之根本，加強引導宣傳又是一個重要環(huán)節(jié)，首先必須單位領導自身要意識到文化藝術檔案的價值和重要性，才能督促下屬做好文化藝術檔案的收集、整理以及管理工作，要把文化藝術檔案管理工作列入到重要的工作日程，將檔案管理工作經費納入到年度財政經費預算，進一步加大硬件設施的投入，解決實際困難和問題。另外可以通過單位內部網絡、刊物、微信等平臺宣傳檔案收集工作，將檔案收集工作的重要意義、檔案工作違紀違法的規(guī)定滲透各個業(yè)務部門，引起全員對單位檔案工作的重視，增強檔案積累、保護和收集歸檔意識。營造一種良好的檔案工作氛圍。

2、不分主次，樹立大檔案的概念。

一個單位，文書檔案固然重要，但對文化館來說，他具有業(yè)務性非常強的性質，主要工作是公共文化服務，都是通過不同的藝術形態(tài)和文化服務來滿足廣大人民群眾對日益增長的文化需求，可想而知藝術檔案對文化館來說更是一筆寶貴的財富，所以，凡是有保存價值的各種載體、各種形式、各種門類的檔案都要及時收集，除了藝術檔案、文書檔案外，單位的設備檔案、會計檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案等都要建立起來，并且根據社會發(fā)展，都要形成數字化管理，建立門類齊全、資源豐富的檔案庫，才能更好地為單位各項工作服務，滿足利用者的查檔需求。

3、提高檔案員業(yè)務水平，加強責任意識。

文化館工作本身與圖書館、博物館有著很大的區(qū)別，所開展的活動也是具有多樣化的，那么面對檔案收集的標準也是分門別類，這就需要我們從事檔案工作的人員自身要有熟悉各個門類專業(yè)特征，了解各活動項目所要歸檔的范圍，才能達到事半功倍的效果。除了有較強的業(yè)務水平外，責任心尤為重要，長期以來，檔案收集基本處于被動收集的局面，你來交我就收，交多少收多少，材料完整不完整，似乎與檔案人員毫無關系，責任意識不夠強烈。這種思想一定要改變，檔案人員必須清自己的角色。做到“腦勤、嘴勤、腳勤”，多于各部門加強溝通，變過去的被動收集為主動收集，讓業(yè)務部門工作人員時刻感受到檔案的重要性，贏得大家的支持。

4、規(guī)范管理，責任到人。

文化館應配備檔案管理工作專職人員，并能在內設機構確定兼職的檔案收集人員，形成整個單位的檔案管理隊伍，由檔案專職人員牽頭，每年年初和年末都要召集一次檔案管理工作碰頭會。年初就各部門年度重點工作計劃進行調查摸底，通過各業(yè)務部門年度工作計劃，掌握主要工作項目和時間安排，便于及時督促相關人員做好材料的積累、保管和定期歸檔，在反復強調材料形成、積累、收集、歸檔工作的重要性和相關要求的同時，以書面形式，列出歸檔清單，落實好各部門責任人員，并簽訂相應責任書；年末歸檔前要再次強調檔案歸檔工作的要求，便于大家及時整改，對于各部門提出的問題，要共同交流，加以解決。

5、明確檔案收集考核，建立可操作性標準。

建立健全切實可行的收集歸檔制度和檔案工作考核制度，將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”等要求貫穿其中，確保材料齊全完整。根據單位的一切事務，制定相關的檔案收集標準，在收集工作考核時，要抽樣檢查某個活動項目，并結合業(yè)務部門針對此項工作的工作安排、步驟及完成情況，逐步檢查材料是否齊全完整，是否與制定的標準缺少什么材料，而不是簡單地用一個歸檔率和卷宗數來說明收集材料的齊全完整性。結合職工年度目標管理考核，實行獎懲分明，這樣可以避免一些自欺欺人現象的發(fā)生，使檔案人員和業(yè)務部門工作人員都能從思想上高度重視起來，更好地在日常工作中做好材料的積累和收集歸檔，也能促進相關工作的關注及材料收集工作的督查。

6、加大力度，依法治檔。

進一步制定、完善、規(guī)范針對性、操作性強的規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，有法可依，從《檔案法》的執(zhí)法高度來宣傳檔案收集工作的法律性與重要性。用制度規(guī)范行為，充分加強檔案執(zhí)法情況的檢查和監(jiān)督，必要時采取從行政上加強單位內部對檔案法規(guī)知識的學習，提高單位內依法行政、依法治檔的思想意識。并對檔案工作檢查中出現的違法違紀行為嚴予以查處，以此樹立依法治檔的權威性和嚴肅性，從而進一步增強單位內工作人員的檔案法制和歸檔意識，杜絕各單位檔案拒不歸檔現象的發(fā)生，確保檔案收集工作的有序開展。