地勘單位檔案的規范化管理工作探析

地勘單位檔案的規范化管理工作探析

吳秀霞

（廣東省有色金屬地質局九三五隊，廣東 惠州 516001）

摘 要：對于地勘單位來說，地質檔案資料是其工作歷史的最真實的記錄，同時也是一種具有巨大應用價值的信息資料，應該對其進行的有效管理。本文對當前我國地勘單位的檔案管理現狀進行了分析，并在此基礎上探討了加強規范化管理的措施，希望能為我國的地勘單位在檔案管理方面的進一步發展提供一些參考和借鑒。

關鍵詞：地質勘查單位；地質檔案資料；規范化管理

目前，我國的地勘單位在檔案資料的管理方面存在諸多不規范之處，這造成我國的地質檔案資料管理長期處于較低水平。有鑒于此，我們有必要加強對地質檔案資料的規范化管理，以促進檔案管理工作的整體水平取得提高。

1 地勘單位的檔案管理現狀

1.地質檔案管理制度還不健全

當前我國在地質檔案資料的管理制度方面還存在一些不規范之處，如組織不明確，管理職責混亂不清，不同單位的檔案管理工作缺乏有效協調，管理標準也存在不一致的地方，進而導致大量的檔案資料被重復保存，不僅侵占了寶貴的檔管理資源，而且使得檔案的利用率水平較低。

2.檔案管理工作水平較低

雖然近年來有很多單位在嘗試應用信息化管理的技術手段，但對信息化并沒有真正吃透，在檔案的日常收集、整理與檢索等方面依然還在沿用過去的手段，造成檔案的二次開發和利用水平不高。

3.檔案管理工作開展欠缺協調、合作

很多地質勘查單位的檔案管理人員與本單位的其他工作人員間缺乏必要的溝通、協作，不同單位間的檔案管理部門之間更是存在嚴重的“各自為政”現象，造成地質檔案管理工作缺乏有力的支持。

4.檔案管理工作落后于地勘事業的發展

隨著現代管理制度的確立，我國的企事業單位都普遍開始對自身的近期和遠期發展進行規劃，這些規劃涉及未來的發展目標、發展技術水平，甚至包括人力資源的開發也都會進行詳細的規劃，但這些規劃中卻甚少提及檔案管理工作，使得檔案管理工作長期落后于地勘事業的發展，長此以往，也不利于單位自身的發展。

5.監督、指導工作不到位問題

由于在思想上就存在不重視的現象，造成地質勘查單位的檔案管理工作缺乏上級部門和領導的指導，同級的其他部門和工作人員也由于檔案資料在具體業務中缺乏應用的緣故，更不會對其進行有效監督，這使得地質檔案管理工作中存在的問題不能及時發現并被糾正，進而造成檔案管理工作水平難以得到有效提高。

6.管理經費不足問題

與其他業務部門不同，因為不能帶來直接的經濟效益，所以地質勘查單位對檔案管理工作缺乏必要的重視，具體表現為在檔案管理方面的投入長期不足，與檔案管理相關的硬件和軟件設施不能得到及時的更新。

7.工作人員的素質問題

再先進的制度也需要人去落實，再先進的設施也需要人去操作，對于地質檔案管理工作而言，人始終是制約其工作水平提高的第一位因素。而現實卻是我國的地勘單位普遍不重視對檔案管理人員的引進和培養，有的單位甚至存在讓其他部門的人員兼任檔案管理工作的現象，這顯然會影響到檔案管理工作。

8.檔案的開發和利用問題

檔案管理不是對檔案資料進行簡單的分類和保管，而是更強調對其進行有效的開發和利用，使地質檔案資料為地勘事業乃至于整個社會的經濟發展服務。但現實卻是，我國地勘單位的檔案開發利用環節恰恰是短板，這一方面是受落后管理觀念的影響，另一方面則是因為檔案管理設施、設備長期得不到更新所造成的。

2 加強地質檔案資料規范化管理的重要性分析

對于地勘單位而言，地質檔案資料是對其地質工作歷史最真實有效的記錄，更客觀反映了地質工作的進程和變化，是具有巨大應用價值的信息資源。加強地勘單位的檔案規范化管理，有助于更好地完善當前的地質工作，更能夠為社會經濟發展提供地質信息方面的服務。

在新時期，隨著中國大規模建設工程的開展以及礦產資源開采工作的進行，地質工作已經成為了促進經濟社會發展的一項基礎性工作，其所涉及到的地質檔案資料管理更是服務于社會經濟發展的主要載體。建立地質檔案資料的規范化管理制度，應用信息化技術手段提高檔案資料管理工作的水平，不僅可以充分發揮現有地質檔案資料的作用，更能避免地質工作的重復、浪費，具有極其重要的現實意義。

3 加強地勘單位檔案規范化管理的措施

1.建立、健全檔案管理制度

對于地勘單位而言，加強檔案的規范化管理，首先要做的就是建立、健全檔案管理制度。隨著社會的轉型和發展，地質檔案管理制度也必須進行適時的發展，只有建立與當前經濟社會發展相適應的檔案管理制度，才能真正促進檔案管理的規范化，進而也才能談得上提高地質檔案資料的利用水平。

2.加強檔案管理部門與其他部門、單位間的協作

檔案管理部門要與單位內的各部門以及其他單位的檔案管理部門加強溝通與協作，以做好檔案的收集、整理和歸檔工作。

3.加強對檔案管理工作的監督和指導

首先，地勘單位的領導以及上級檔案管理部門要加強對下級檔案管理工作的指導。其次，地勘單位的其他部門和工作人員也要對檔案管理工作進行監督，除了需要提出檔案資料應用需求以促進管理工作不斷取得完善外，還要對檔案管理過程進行監督。

4.加強地質檔案資料的信息化建設

首先，可以建立檔案目錄檢索數據庫。地勘單位可參照成果地質資料目錄數據庫著錄要求，結合地質檔案的具體構成，建立相應的目錄數據庫，并在此基礎上開發出合適的檢索系統。在具體使用時，管理人員可以根據資料使用者的要求輸入關鍵詞，以實現對相關地質檔案資料的快速檢索。其次，還可以建立地質檔案數據庫，以實現對計算機全文獻的檢索。地勘單位可以通過對傳統的紙質檔案進行掃描和重新編輯等方式，以實現原始檔案資料的數字化。一旦所有檔案資料都以數字文件的形式存儲入了計算機，就可以利用電子文檔管理和檢索系統來實現對檔案資料的快速查詢和調用。

5.改善地質檔案資料的館（庫）藏條件

地勘單位要建立獨立的檔案資料管理室，并對其及時進行修繕，還要及時更新檔案資料管理的設施、設備，以最大限度為檔案資料管理提供一個良好的環境。同時，還應加大對檔案管理工作的投入，除了需要添置現代化的地質檔案資料管理設備外，還應通過自主開發或購入等手段加強檔案管理系統（如圖1所示）等軟件條件的建設。

6.提高檔案管理工作人員的專業素質

對于地勘單位而言，要加強對檔案管理工作人才的引進和培養，為信息化時代下的檔案管理工作打下堅實的人才基礎。

4 結束語

總之，地勘單位只有加強對檔案的規范化管理，才能更好地為地質工作的開展以及社會經濟的發展提供有效服務。

參考文獻

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