人事檔案知情權(quán)研究

李曉紅

摘 要：人事檔案知情權(quán)是當事人合法擁有的、對人事管理部門保管有關(guān)自己檔案材料內(nèi)容狀況及利用情況等方面的權(quán)利，大體包含人事檔案填寫內(nèi)容和人事檔案管理與利用狀況兩個方面。有效提升當事人對自己人事檔案的知情權(quán)，具有非常重要的現(xiàn)實意義。本文研究人事檔案知情權(quán)有關(guān)問題，首先從保障人事檔案知情權(quán)的依據(jù)闡述出發(fā)，包括法律依據(jù)、事實依據(jù)和公共需求，然后就加強人事檔案知情權(quán)的重要性進行了深入的分析。最后就如何提升人事檔案知情權(quán)的具體實現(xiàn)途徑從完善立法，健全監(jiān)督機制、加快人事檔案信息化管理進程、深化人事檔案體制改革及推進人事檔案告知制度多個方面進行論述。希望為今后人事檔案知情權(quán)方面的研究奠定一個具有參考價值的文獻基礎(chǔ)材料，促進我國人事檔案知情權(quán)深度發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案；知情權(quán)；信息化管理

為了最大程度上保障人事檔案的真實性、保密性和準確性，我國人事檔案長期以來一直奉行內(nèi)向式的封閉管理模式。由于人事檔案不對當事人開放，直接導(dǎo)致人事檔案知情權(quán)這種應(yīng)有權(quán)利無法成為法定權(quán)利和現(xiàn)實權(quán)利，嚴重阻礙了我國人事檔案開發(fā)利用的效率[1]。為此，本文研究人事檔案知情權(quán)有關(guān)問題，無論在理論意義上還是在現(xiàn)實意義上都具有非常大的研究價值。

1 保障人事檔案知情權(quán)的依據(jù)

1.1 法律依據(jù)

從法律的角度來看，雖然人事檔案知情權(quán)并沒有在我國《憲法》中明確體現(xiàn)，但是根據(jù)《憲法》中“中華人民共和國的一切權(quán)利屬于公民”這一條來看，人民享有人事檔案知情權(quán)。因此，在我國法制化社會建設(shè)歷程不斷加進下，保障公民人事檔案知情權(quán)是未來法制化建設(shè)的必然趨勢，同時也是我國法制社會建設(shè)進程中的一項核心任務(wù)[2] [3]。

1.2 事實依據(jù)

人事檔案知情權(quán)的事實依據(jù)體現(xiàn)在人事檔案內(nèi)容組成上。人事檔案的部分材料都是由當事人親自填寫，有些需要組織蓋章認可后才能夠進入人事檔案。對于少數(shù)鑒定，包括考核、考察材料、政治歷史審查等資料，當事人卻不知道里面的內(nèi)容，需要對檔案當事人暫時性的保密。因此，人事檔案中真正對當事人保密的內(nèi)容僅僅只是占據(jù)了其中的小部分，而不是全部。這為人事檔案知情權(quán)奠定了事實依據(jù)。

1.3 公共需求

隨著我國人才跨區(qū)域流動頻率的加快，人事檔案一般都委托給人才中心代為保管。并且人事檔案當事人通過人事檔案了解自身情況的需求也逐漸增加。從目前的實際情況來看，人事檔案材料虛假、不全面及材料歸檔隨意性等問題也在逐漸加劇。再加上人事檔案當事人迫切希望通過人事檔案信息如實反映自己真實情況的意愿也在增強[4] [5]。如果當事人沒有享有對其人事檔案的知情權(quán)，那么根本無法保障這一基本述求得到實現(xiàn)。

2 加強人事檔案知情權(quán)的重要性分析

加強人事檔案知情權(quán)，無論是對于國家、社會、企業(yè)，還是對于個人都具有至關(guān)重要的作用。首先，加強人事檔案知情權(quán)有利于解決人事檔案管理中出現(xiàn)的一系列問題。在我國，人、檔分離的現(xiàn)象較為普遍，人事檔案內(nèi)容虛假、材料不完整等問題較為突出，從而大大降低了人事檔案的真實性和可靠性。同時，封閉性的人事檔案管理無疑造成了人事檔案當事人喪失了解自身檔案信息的權(quán)利，從而降低了人事檔案的社會價值。這些普遍問題的產(chǎn)生在一定程度上都與人事檔案知情權(quán)保障缺乏存在關(guān)聯(lián)。因此，加強人事檔案知情權(quán)，可以有效解決人事檔案管理工作中遇到了各種問題[6] [7]。

加強人事檔案知情權(quán)，可以推動人事檔案的社會認知度。例如，戶籍改革制度的推進與人員跨區(qū)域的流動，使得人事檔案內(nèi)各種各樣的鑒定材料補充和填寫并沒有按照統(tǒng)一的標準進行。同時監(jiān)督機制也異常匱乏，很多的鑒定結(jié)論只是流于形式，嚴重影響到了人事檔案的參考價值和社會認知度。為此，提升人事檔案知情權(quán)，不僅僅可以將監(jiān)督機制引入到人事檔案管理工作中，同時還能夠提升公民對人事檔案的重視程度，增強對人事檔案管理工作的重視，加深對人事檔案內(nèi)容的理解。

加強人事檔案知情權(quán)，可以有效實現(xiàn)人事檔案的價值。人事檔案的真實性是其價值的基本體現(xiàn)。但我國長久以來對人事檔案封閉性的管理，直接造成了社會用人單位對人事檔案上的單方面控制，非常容易導(dǎo)致人事檔案造假事件的發(fā)生。但是，一旦保障人事檔案知情權(quán)，就能夠及時打破當下人事檔案材料內(nèi)容造假的生存環(huán)境，最大程度上杜絕人事檔案材料內(nèi)容虛假情況的發(fā)生，提升人事檔案的自身價值[8]。

3 提升人事檔案知情權(quán)的具體實現(xiàn)途徑

3.1 完善立法，健全監(jiān)督機制

完善管理制度需要建立一支由專業(yè)管理機構(gòu)統(tǒng)一管理的人才隊伍，為人事檔案查閱創(chuàng)造出更加快捷的查閱程序。同時還需要明確人事檔案管理人員的職責，對于隨意公開、篡改他人檔案信息的行為給予嚴厲的處罰。完善人事檔案監(jiān)督管理工作，向社會大眾公布人事檔案管理的監(jiān)督電話，方便公民了解人事檔案監(jiān)督管理工作，并根據(jù)實際情況開展人事檔案監(jiān)督檢查工作，保護公民的隱私權(quán)。

另外，工作調(diào)動檔案轉(zhuǎn)遞、下崗后人事檔案托管時，當事人對于自身檔案的內(nèi)容、簡述等要知情，交接時嚴格手續(xù)，便于責任的明確。對于后期哪一個環(huán)節(jié)上出現(xiàn)的問題，便于查詢并且追究各方面的責任，防止相互推諉扯皮的情況發(fā)生同時也可以對人事檔案管理部門起到監(jiān)督作用[9] [10]，使得人事檔案管理人員責任心增強，嚴格按照人事檔案管理規(guī)定管好人事檔案。

3.2 加快人事檔案信息化管理進程

加快人事檔案信息化進程要求人事檔案管理部門建立人事檔案信息管理系統(tǒng)。建立人事檔案信息管理系統(tǒng)是信息時代存儲和利用人事檔案信息資源的必然要求，同時也是實現(xiàn)人事檔案信息資源和社會共享的必要條件，為保障當事人對人事檔案知情權(quán)提供了強大的技術(shù)性支撐。當前在人事檔案信息管理系統(tǒng)構(gòu)建方面，許多地區(qū)出現(xiàn)了典范。但每個區(qū)域的人事檔案信息管理系統(tǒng)構(gòu)建，必須要結(jié)合自身所在區(qū)域的人員流動、地方人事檔案管理法規(guī)等實際情況來制定，杜絕完全照搬的情況出現(xiàn)。建立信息數(shù)據(jù)庫需要充分發(fā)揮現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)點，將人事檔案與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合，建立公開化的現(xiàn)代信息系統(tǒng)。進一步完善計算機技術(shù)作為人事檔案管理工作的輔助性功能，建立網(wǎng)絡(luò)人事檔案數(shù)據(jù)庫，從而有效提升人事檔案管理工作的效率，實現(xiàn)高度共享的人事檔案查詢功能，使得當事人可以隨時隨地直接進行個人檔案的查詢與管理。

3.3 深化人事檔案體制改革

由于人事檔案具有封閉性、內(nèi)向性等特點，直接造成了社會公眾對人事檔案的認知處于一種神秘的誤解狀態(tài)。為此，要想加快人事檔案知情權(quán)建設(shè)，就必須要改革當前人事檔案管理體制，竭盡全力營造良好的人事檔案社會親和力，促進人事檔案知情權(quán)的保障體系建設(shè)。無可否認，雖然人事檔案信息的公開勢必會造成一定的矛盾與糾紛，但是如果將監(jiān)督機制引進來，同時嚴格把控人事檔案的形成過程，就可以有效減輕由于人事檔案公開引發(fā)的負面問題，保障人事檔案內(nèi)容的公平性、公正性。以此同時，也可以采取針對性的法律法規(guī)，并結(jié)合技術(shù)性的操作手段，提供人事檔案利用過程中的監(jiān)控細作和防范措施。

改進人事檔案信息開放形式必須要全面注意人事檔案的安全性，杜絕忽視人事檔案保護工作的現(xiàn)象發(fā)生。由于人事檔案的特殊性，原始內(nèi)容諸如當事人手稿、審核人簽名等重要記錄，一旦遭到破損將無法修補。在對人事檔案進行數(shù)字化信息轉(zhuǎn)換時，就必須要加強對人事原始材料保護工作。在利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時，還必須注意計算機病毒或者是硬件損害等意外情況帶來的危害。因此，在人事檔案信息開放形式的挖掘中必須確保人事檔案的安全。

3.4 推進人事檔案告知制度

推進人事檔案告知制度是保障人事檔案知情權(quán)最為直接的方式，但也需要注意以下幾個方面的問題。首先，本文所指的人事檔案告知并不是人事檔案內(nèi)容的完全公開，需要根據(jù)具體的人事檔案內(nèi)容而定。對于人事檔案當事人履歷、自傳等方面的客觀性材料和考核鑒定等方面的主觀性信息，可以公開。保障人事檔案當事人理應(yīng)享有的知情權(quán)，特別是對于個人處分方面的材料，必須要經(jīng)過本人才能夠適當公開（國家司法單位及其他法律規(guī)定的情形除外）。同時，對于檢舉、揭發(fā)人等個人身份信息需要做好嚴格保密工作。除此之外，對于其他組織或者個人對人事檔案進行利用的情況及在這一過程中的維權(quán)方式，也需要在最短的時間內(nèi)告知人事檔案當事人，包括以下兩種方式。一是由人事檔案管理不同采取有效手段，將人事檔案當事人擁有人事檔案知情權(quán)的內(nèi)容告知本人（主動方式）；二是人事檔案管理部門依據(jù)法律法規(guī)，按照人事檔案當事人的申請，將其所關(guān)心的人事檔案內(nèi)容在規(guī)定的時間內(nèi)通過電子郵件、電話或材料寄送等方式告知人事檔案當事人（被動方式）。也可以將以上兩種方式合并使用。

4 結(jié)語

人事檔案作為國家、社會進行人事管理工作的重要收集資料，可以最大程度上反映出個人的工作能力和社會價值。但隨著人們檔案意識、法制意識的不斷增強，人事檔案引發(fā)的問題頻繁突出，給社會管理及人才配置帶來了嚴重的阻礙。加之我國現(xiàn)存的人事檔案管理制度也不能夠完全滿足人民群眾享受知情權(quán)的內(nèi)在需求。人事檔案知情權(quán)是當事人合法擁有的、對人事管理部門保管有關(guān)自己檔案材料內(nèi)容狀況及利用情況等方面的權(quán)利，大體包含人事檔案填寫內(nèi)容和人事檔案管理與利用狀況。長久以來，為了最大程度上保障人事檔案的真實性、保密性和準確性，我國人事檔案長期以來一直奉行內(nèi)向式的封閉管理模式。由于人事檔案不對當事人開放，直接導(dǎo)致人事檔案知情權(quán)這種應(yīng)有權(quán)利無法成為法定權(quán)利和現(xiàn)實權(quán)利，嚴重阻礙了我國人事檔案開發(fā)利用的效率。

在這樣的背景下，有效提升當事人對自己人事檔案的知情權(quán)，具有非常重要的實現(xiàn)意義。本文研究人事檔案知情權(quán)有關(guān)問題，首先從保障人事檔案知情權(quán)的依據(jù)闡述出發(fā)，然后就加強人事檔案知情權(quán)的重要性進行了深入的分析，最后就如何提升人事檔案知情權(quán)的具體實現(xiàn)途徑進行論述。其主要的目的在于對今后人事檔案知情權(quán)方面的實踐工作奠定可行條件，促進我國人事檔案知情權(quán)深度發(fā)展。

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