實物檔案的管理及利用研究

李一卉

摘 要：在現代化發展的大背景下，城市工程項目建設在不斷增多，一個個城建項目的實施，會產生大量的檔案資料，其中實物檔案成為重要的一種類型。實物檔案，顧名思義，就是實際存在的資源與物品，其具有很高的檔案管理價值與收藏價值，一般的城建實物檔案管理都是一些文物、檔案、書籍等，具有高度的珍藏價值。為了充分發揮實物檔案的重要價值，應強化對實物檔案的有效管理與利用，為此，本文就實物檔案的管理及利用進行了分析與探究。

關鍵詞：實物檔案；管理；利用

作為城建工作的重要內容，檔案管理工作非常關鍵，其所管理的檔案資料都具有重要的價值意義，尤其是實物檔案，具有獨一無二性。城建過程中的實物檔案是在城建工作開展的過程中經過不斷的收集、整理而發現的，如木制品、石頭、器具、陶器、瓷器等等，都屬于實物檔案，其中還包含有大量的文物，做好實物檔案的科學化管理，是城建部門的重要工作。

1 實物檔案的管理及利用的重要意義

新時期，為了實現社會的不斷進步與發展，城市工程建設項目在不斷增加，城市規劃與建設正緊羅密布的展開，其在工程項目實施的過程中會產生大量的檔案信息，其中不乏有城建資料、合同、項目設計方案、圖片、音頻、影像資料等。除此之外，還會產生大量的實物檔案資料，如木制品、石頭、器具、陶器、瓷器等等，都是在城建過程中的常見實物資料[1]。這些實物資料都是城建工程建設過程中不斷積累下來的，且這些實物資料具有很高的應用價值，能為研究人員提供重要的信息借鑒，同時，在城建過程中還會發現一些文物，如古代的寶劍、刀具、陶瓷等，既是實物檔案資料與文物資料，對城建工作具有重要意義。新時期，城建工作在如火如荼的開展，若想城市建設工作得到不斷的突破與發展，應強化對城建實物資料的管理，對實物資料進行合理的開發與利用，對未來城建工作的開展具有重要價值。實物檔案信息必須保證資料的原始性與完整性，不得對原始數據進行更改，否則就失去實物檔案資源管理的意義[2]。

2 實物檔案收集的基本流程

2.1 注重對實物檔案基礎信息的掌握

城鎮化建設的不斷推進，城市環境改造與建設成為當前的重要工作，在舊城改造過程中，必須對所施工區域的實物檔案資料予以調查、分析，及時對舊城改造現場或歷史文化區域進行實物檔案的及時規范，對現場實物檔案資源的類型、形態與基本布局等信息進行初步的把握，同時為保證實物檔案資料的完整性，應強化對信息的有效收集，開展檔案的實時跟蹤與管理工作，是保證檔案質量的重要前提。

2.2 注重檔案由粗到細開展收集工作

在城建項目開展的過程中，做好實物檔案的收集工作變得異常重要，以館藏檔案為重要根據和前提，尤其應關注館藏中關于實物檔案典藏的記錄與運行模式，與城建工程實際運行情況的有機結合，進而確定初步的收集范圍。在開展檔案調研與咨詢的過程中，應對城建實物檔案開展更為規范性的分析，以突發城建工作開展的特色性、代表性與系統性[3]，在保證實物檔案具備高度珍藏價值的同時，還要具備實際使用效益，可為收集范圍的確定提供重要的借鑒。

2.3 強化對實物檔案的組織論證工作

通常條件下，實物檔案的存在價值更高，甚至很多都屬于重要的文物，其社會價值與文化價值較高，其在城建工作中發揮重要價值的同時，還要具備一定的文化儲備功能，為了保證實物檔案運營的規范性，應開展組織論證工作，由專家對所收集的實物檔案資料的價值予以評估，同時還要對檔案資料的特色性、應用價值、開發空間和易保管性等予以分析，以保證實物檔案的真實性。

3 實物檔案管理策略

3.1 做好實物檔案的收集與登記工作

檔案信息的合理化處理與歸檔，應及時對相關信息進行收集與處理，并將重要的信息進行更為規范性的整理與歸檔處理，及時按照實物檔案的儲藏要求進行更為規范性的保管，是保證檔案真實價值的基本條件。在城建實物檔案收集時，應及時辦理好相應的交接手續，要填寫好相應的移交書[4]，并對相關實物的數量、類型、資料完整性等予以檢查與清點，以保證資料信息的一致性與完整性。在檔案移交書中應主要涉及到交接雙方的名字、責任、工程項目的名稱、事物名稱、數量以及一系列的目錄清單等，然后對這些實物資料進行整理與安排，最終移至檔案庫。實物檔案資料收集完畢后，應加強后續的檔案管理工作，制定更為科學合理的檔案管理制度，強化日常檔案資料管理的合理化登記，若相關人員來領取或借閱檔案時，必須對檔案室的出入記錄進行登記，及時對檔案領取人員姓名、領取時間、隸屬部門、用途等予以明確記錄，不可遺漏任何一個檔案管理的關鍵點，是檔案管理工作的基本條件。

3.2 建立完善的實物檔案管理制度

在城建工作開展的過程中，僅僅是通過紙質檔案、音頻檔案、影像檔案是完全不夠的，還需要相應的實物檔案予以輔助，是保證城建工作高效開展的關鍵[5]。面對實物檔案管理工作，應建立更為完善的實物檔案管理制度，借助制度來約束與規范相關人員的行為、責任，能大大增強管理人員的責任意識與使命感，同時，建立相配套的獎懲制度，將日常實物檔案管理工作中所存在的實際性問題全部羅列到制度體系中，利用制度來約束相關人員的行為，保證檔案管理工作的規范性，做到檔案管理工作的有章可循。

3.3 做好實物檔案的合理化庫存管理

一般情況下，實物檔案與一般的文字檔案、音頻檔案不同，其對外界環境的要求較高，會使得實物檔案的質量受到嚴重的威脅，且實物檔案的壽命會受到嚴重的影響，做好檔案的庫存管理工作非常關鍵。實物檔案庫存管理的有效開展，必須根據實物的儲存要求進行合理化的規范，且其會因為種類不同對存儲條件的要求也不盡相同。實物檔案形態各異，體積不同，若想保證實物檔案的質量與使用價值，應強化對實物檔案的針對性保管，分別從檔案的安全性、經濟性等方面予以考量，對于檔案管理來說是一項重大的挑戰。一般情況下，實物檔案都保管在庫房，因此，庫房必須具備干燥、防潮、防火、防高溫、防霉等特點，根據實物檔案的實際屬性來選擇合適的承載器皿與保存環境。例如，在城建項目中所收集的易碎實物，要將其放置在相對平穩、安全、固定的空間內；若實物為金屬材質，應禁止放置在容易生銹、防止氧化的條件下，以提升實物檔案的質量。

4 實物檔案的利用

實物檔案的收集與管理并不是一種擺設，而是可以作為后續相關工作的重要依據，強化對實物檔案的合理化應用非常關鍵。實物檔案的利用，其所呈現的是最為原始性的信息，能為城建相關人員提供重要的信息借鑒，更具立體性與說服力。此外，以實物檔案為前提，打造相關的照片管理體系，可大大提高實物檔案的利用率。借助現代化的數字化技術、計算機技術等，可為館藏提供足夠的制作目錄、圖冊以及光盤等，能豐富檔案資料的表現形式，提高檔案的利用率。

5 結束語

綜上所述，實物檔案是城建工程項目實施過程中的常見檔案表現形式，研究人員會將這些實物進行收集、整理與歸檔，以求為后續的研究、工程建設提供重要的借鑒與依據，實物檔案的價值意義是不容忽視的。強化城建實物檔案的有效管理，既能為以后的城建工作提供借鑒，也可為實現對重要文物的保護，將這些實物檔案視為城市發展的特色與名片，創新與完善實物檔案管理模式是必然選擇。

參考文獻

[1]吳靜研. 高校實物檔案的管理與利用論析[J]. 保定學院學報，2013，06：114-117.

[2]盧劍虹. 淺談加強實物檔案的管理與利用[J]. 科技致富向導，2013，15：185.

[3]何曉暉. 企業實物檔案管理利用[J]. 鐵道勘察，2012，03：104-106.

[4]耿麗，張振玲，李燕，張波萍. 淺議高等農業院校實物檔案的管理與利用[J]. 教育教學論壇，2012，39：19-20.

[5]張秀清. 實物檔案的管理與利用[J]. 科學中國人，2015，33：107.