對醫院文書檔案管理工作的若干體會

于瑛

摘 要：隨著醫療體系的完善，醫院文書檔案管理工作成為院內辦公事務的基礎問題。在相關人員對文書檔案的整理過程中，文書檔案工作能夠幫助醫院增進醫療水平，有效的推進各項工作。本文針對醫院文書檔案管理工作進行探究，力求結合實際，探究文書工作的現代化管理。

關鍵詞：醫院；文書檔案管理；系統化；科學性

隨著醫療體系的完善，醫院文書檔案管理工作成為院內辦公工作的基礎問題。文書檔案管理工作指的是醫院各項活動、醫療公文、病患檔案歸納等相關資料的收集和整理。在工作人員對文書檔案的整理過程中，通過建立便捷、高效的文書檔案管理，能夠幫助醫院增進醫療水平，有效的推進各項工作。因此，它也 成為了做好醫院檔案管理工作的核心問題之一。

1 文書檔案管理工作的主要分類

從根本上說，文書檔案管理工作作為記錄醫院發展歷史的技術手段，能夠使醫生、患者獲取到有價值的信息，對醫院的健康發展起到了重要的意義，主要分為標準性、安全性和服務性三個方面：

（1）標準性文書檔案管理

醫院文書檔案的收集一般都是上級領導及相關領導的原始文件及資料，它是醫院發展過程中的有力見證。標準型文書檔案工作體現在紙張、填寫、規格、等多個方面，由于它涉及的技術含量較高，具有嚴謹的操作性，所以對工作流程的要求比較高。在檔案信息的存儲上，文書檔案工作的收集、鑒定、保管都要按照嚴格的審批流程來看，使之相互協調、相互統一。

（2）安全性文書檔案管理

安全性文書檔案管理工作主要指的是具體的檔案內容和形式而言的。在常見的醫院檔案中，一般會存在紙質檔案和電子檔案兩種，這兩種檔案的形式有其不同的特點。紙質檔案較為脆弱、不易保存。電子檔案容易受到網絡影響，存有極大的安全隱患，因此需要不定期的進行改變和加密。不管是紙質檔案還是文書檔案，其信息的保密性和安全性都是醫院文書檔案管理工作的重中之重。

（3）服務性文書檔案管理

服務性文書檔案管理工作是針對于領導的決策和業務探討而言的。通過文書資料的統計、研究和編排，能夠使這些歷史資料在必要的時候發揮借鑒、參考的作用，讓文書檔案資料發揮重要的服務價值。特別是在等級醫院、文明醫院的評比上面，能夠更好的反映醫院醫療水平。除此之外，在醫療改革等方面，服務性文書檔案能夠強化醫療信息和人員的各項情況，使領導在進行決策的時候能夠借鑒參考，為患者和醫生提供更加便利的咨詢服務。

2 文書檔案管理工作中存在的問題

盡管文書檔案工作具有如此重要的價值，但是在醫院文書檔案工作中，依然凸顯出幾點問題，具體分析如下：

（1）文書檔案管理意識的缺乏

文書檔案價值的重要性不言而喻，但是在當前我國一些醫院建設中，存在著文書檔案管理意識缺乏的現象。在檔案管理隊伍方面，缺乏具有專業檔案管理水平的檔案人員，由于管理人員自身知識的限制，文書檔案工作存在文化素質低、業務知識弱的現象。而在醫院建設上，文書資料檔案工作價值想得到更大的發揮，就需要通過適當的文書宣傳工作，擴大人們對文書檔案工作的重視，繼而減少文書檔案工作的中的發展漏洞和潛在危機。

（2）文書檔案機構的科學性較弱

文書檔案管理的系統化是醫院職能、機構松散的一個表現。檔案管理混亂是醫院管理者面臨的重要問題。很多病理檔案和圖片檔案簡單的存放在各個科室，沒有形成明確的分類整理，一旦遇到重大檔案信息管理問題，那么會嚴重影響工作的具體進行。在綜合檔案信息上，沒有明確的分出財務檔案、科技檔案、醫療檔案等等。在X線膠片檔案、病理切片檔案等專業檔案的存放上，也沒有設立相應的部門進行管理。否則，在各種混亂的管理模式中，不僅不能實現管理模式的科學化、在資料存儲、信息分類等方面都會出現不良的發展局面。

（3）文書檔案的具體存放問題

盡管電子計算機技術已經深入千家萬戶，但是基于醫院的實際情況，檔案工作的硬件設施十分有限。很多醫院的床位設置都十分擁擠，根本沒有設立相應檔案存放的科室，缺少檔案管理工作的空間。而即使在電子存儲技術的升級上，也應該設立相應的電子計算機、播放器、投影儀等設施，確保檔案信息的調閱能夠清晰、順暢。

3 強化文書檔案管理工作的若干策略

（1）提升文書檔案隊伍的專業素養

為了加強相關醫療法規的學習水平，相關醫院管理者要通過各種措施，不斷加強文書檔案工作的管理水平。在醫院領導對于檔案信息存檔的認識上，要予以一定的關注和認可。因為只有管理部門認識到文書檔案工作的重要性，才能將檔案管理工作納入醫院整體發展議程中。使每一個醫院職工都能主動投入到醫院文書檔案管理工作中來。

在檔案項目運作上，醫療部門要通過加大資金投入、增加醫療服務意識、提高績效考核水平等方法，為檔案管理人員提供必要的設施投入，為文書檔案工作的發展奠定扎實的基礎。同時，要不斷強化檔案工作人員的進取精神，既要讓他們能夠踏踏實實的進行醫療檔案的收集，還有檔案存放上面，融入“人性化”的管理方式，不斷督促廣大檔案管理者努力做好醫療信息資料的整理，為醫院臨床醫療、教學、科研等方面建立完善的醫療保健服務，不斷提升文書檔案隊伍的專業素養。

（2）制定嚴謹的醫院文書檔案管理流程

首先，相關醫療部門要建立“具體到科、責任到人”的制度，在檔案信息的存儲、保存等方面，樹立周密的防范意識。檔案管理人員首先要做好文書資料登記工作，通過檔案登記、資料審核、批辦、承辦等規范的部門流程，對不同安全性、服務性等不同類型的檔案進行規范的錄入。確保文件的落實、收回、封存等等。對于各項服務類文件，要嚴格管理醫院的印章，實施每件檔案都需印章加蓋封存的放法，把握好檔案收集的安全性。在整個工作過程中，嚴格遵照相應的醫療檔案標準來執行，確保文件資料的科學性。對紙質檔案通過放置干燥劑、藥粉的方法，起到防潮、防火、防蟲蛀的作用，而在電子檔案工作中，要通過人員輪換、定期更換密保、防火墻加固等方法，實現現代化、科技化的醫療檔案管理方式。

（3）實現文書檔案管理的現代化發展

隨著時代的發展，傳統的檔案管理工作已經不能滿足現代醫療的發展需求。在“無紙化“辦公的今天，廣大檔案管理者要正確認識當前文書檔案管理的發展現狀，使相關工作能夠沿著現代化的醫療方式進行，通過光盤、U盤等各項電子手段，節約醫療人力成本，深入的挖掘出醫療文書檔案的利用價值。

同時，通過醫療專業的不同的方面，來及時更新和發展檔案。例如，用建立醫院內部醫療檔案信息庫的方法，提高信息數據存儲速度和檔案查閱效率。對于醫療內容單一、層次反映不夠深入的醫療檔案要實行綜合的歸納方法，對于卷宗中設計重復的組合，要進行循序漸進的更新和發展。實現檔案信息中記錄條目的科學性和精確性，使檔案的管理價值能夠得到深度的體現。

4 總結

綜上所述，為了提升醫院的綜合水平，確保醫療檔案的科學性，在醫療文書檔案工作中，相關部門要通過提升人員素養、強化檔案信息辦結流程等方法，對硬件設施、人員調配、技術維護等方面進行強有力的推進。使醫院文書檔案工作能夠呈現更加流暢、完善的發展趨勢，更好的為醫生、患者提供幫扶。

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