項(xiàng)目管理方法在工程項(xiàng)目文檔管理中的運(yùn)用

李金峰

摘 要：本文在闡述項(xiàng)目文檔管理與項(xiàng)目管理的關(guān)系的基礎(chǔ)上，以工程試驗(yàn)堆建設(shè)項(xiàng)目文檔管理實(shí)踐為例，運(yùn)用項(xiàng)目管理的方法，從項(xiàng)目管理的五個(gè)基本過(guò)程，對(duì)如何提高工程項(xiàng)目文檔管理水平進(jìn)行了思考和探索。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)；項(xiàng)目管理；項(xiàng)目文檔管理

工程項(xiàng)目文檔因其具有原始記錄、工作依據(jù)、歷史憑證的特點(diǎn)，以成為真實(shí)記載工程建設(shè)過(guò)程、有效提供生產(chǎn)運(yùn)行工程改擴(kuò)建利用、促進(jìn)項(xiàng)目管理水平提升的重要載體和手段。然而，通過(guò)對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目文檔管理現(xiàn)狀調(diào)查發(fā)現(xiàn)，各工程建設(shè)項(xiàng)目不同程度的存在文檔管理組織不健全、文檔控制手段單一、控制措施執(zhí)行力不強(qiáng)等問(wèn)題。工程試驗(yàn)堆建設(shè)項(xiàng)目在借鑒核電文檔管理做法，總結(jié)前期文檔管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，大膽實(shí)踐，運(yùn)用項(xiàng)目管理的方法，從項(xiàng)目管理的五個(gè)基本過(guò)程入手，提高了項(xiàng)目文檔管理的水平。

1 項(xiàng)目文檔管理與項(xiàng)目管理的關(guān)系

美國(guó)項(xiàng)目管理專業(yè)資質(zhì)認(rèn)證委員會(huì)主席波爾·格雷斯（Paul Grace）曾論斷，“在當(dāng)今社會(huì)，一切都是項(xiàng)目，一切也將成為項(xiàng)目”，作為一種科學(xué)管理方法，項(xiàng)目管理是項(xiàng)目管理主體在有限的資源約束下，運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、方法和理論，對(duì)項(xiàng)目涉及的全部工作進(jìn)行有效地管理，即從項(xiàng)目的啟動(dòng)到項(xiàng)目結(jié)束的全過(guò)程進(jìn)行計(jì)劃、執(zhí)行和控制，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)。它既適用于一個(gè)企業(yè)或其他獨(dú)立單位內(nèi)部的單一項(xiàng)目或若干并行項(xiàng)目，也適用于由多個(gè)企業(yè)或其他獨(dú)立單位共同參與的大型綜合性項(xiàng)目。

無(wú)論是項(xiàng)目管理主體和管理對(duì)象，還是項(xiàng)目管理的基本過(guò)程和基本內(nèi)容，都會(huì)形成大量的具有保存價(jià)值的以各種載體形式存在的文檔，即項(xiàng)目文檔，它是項(xiàng)目管理中產(chǎn)生的核心資源之一，同時(shí)也是項(xiàng)目管理是否規(guī)范有序的直接反映。因此，項(xiàng)目的文檔管理實(shí)際上也是一個(gè)項(xiàng)目，可運(yùn)用項(xiàng)目管理的方法，在一定的時(shí)間范圍內(nèi)，通過(guò)啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制和收尾幾個(gè)階段，對(duì)資源進(jìn)行管理、分配和調(diào)度，從而有效實(shí)現(xiàn)文檔管理的目標(biāo)。

2 項(xiàng)目管理方法在工程文檔管理中的實(shí)踐探索

（一）啟動(dòng)過(guò)程

1.組織保障：組建內(nèi)外文檔管理工作網(wǎng)絡(luò)

對(duì)于工程試驗(yàn)堆建設(shè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，辦公室承擔(dān)著對(duì)文檔進(jìn)行集中控制和管理，組織實(shí)施文件整理和歸檔的所有職能。在文檔工作網(wǎng)絡(luò)上，組建了由主管副總指揮領(lǐng)導(dǎo)，由工程指揮部辦公室和各業(yè)務(wù)部門(mén)兼職資料員組成的內(nèi)部文檔工作網(wǎng)絡(luò)，由工程指揮部辦公室、監(jiān)理單位、工程現(xiàn)場(chǎng)主要承包單位相關(guān)人員組成的外部文檔工作網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)由工程項(xiàng)目總監(jiān)牽頭成立工程文檔協(xié)作組，負(fù)責(zé)組織檔案的立卷、歸檔、參與驗(yàn)收和移交工作，形成了主管領(lǐng)導(dǎo)親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓、各參建單位各司其職并通力協(xié)作的工作格局。

2.制度保障：建立標(biāo)準(zhǔn)化的文檔管理體系文件

按照標(biāo)準(zhǔn)的程序開(kāi)展文檔管理工作是核工程建設(shè)項(xiàng)目通用的文檔控制手段。作為建設(shè)單位，在項(xiàng)目啟動(dòng)之初，工程指揮部辦公室就根據(jù)核安全法規(guī)和國(guó)家、行業(yè)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，制定了文檔管理程序、文檔工作程序，用于指導(dǎo)并規(guī)范文檔管理工作，同時(shí)將這些制度納入到項(xiàng)目合同之中，從而使文檔工作有章可循。

3.人員保障：培養(yǎng)一支職業(yè)化的文檔工作隊(duì)伍

要保障項(xiàng)目文檔管理的質(zhì)量，提高項(xiàng)目文檔人員的素質(zhì)和水平是必由之路。工程指揮部文檔人員在項(xiàng)目文檔管理過(guò)程中，處在文檔管理層級(jí)的上層，文檔制度的建立，對(duì)參建方的文檔檢查都要由指揮部文檔人員來(lái)完成。項(xiàng)目之初，文檔人員需要對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的文檔管理工作進(jìn)行前期策劃、編制文檔控制程序，參與合同中文檔管理要求的談判；項(xiàng)目運(yùn)行過(guò)程中，需要對(duì)文件進(jìn)行全過(guò)程控制，對(duì)參建單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)；項(xiàng)目結(jié)束后，需對(duì)最終交付的文檔進(jìn)行系統(tǒng)地整理。為此，需要提高指揮部專兼職文檔人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)，著力打造一支精業(yè)務(wù)、懂工程、善管理、能協(xié)調(diào)的復(fù)合型項(xiàng)目文檔管理隊(duì)伍。

（二）計(jì)劃過(guò)程

任何項(xiàng)目的開(kāi)展都需要制定計(jì)劃，具體到工程試驗(yàn)堆建設(shè)項(xiàng)目文檔管理，制定了包括文件整理歸檔計(jì)劃、檢查計(jì)劃、業(yè)務(wù)指導(dǎo)計(jì)劃、分階段驗(yàn)收計(jì)劃等一些列計(jì)劃，同時(shí)結(jié)合工程試驗(yàn)堆建設(shè)文檔內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，建立了項(xiàng)目文檔分類體系，對(duì)指揮部各部門(mén)和參建單位的文件整理歸檔做出了總體規(guī)劃。

辦公室負(fù)責(zé)文檔分類體系和整理移交規(guī)則的建立，指揮部各部門(mén)和外部參建單位按照“誰(shuí)形成、誰(shuí)整理”的原則，對(duì)各自職責(zé)范圍內(nèi)的項(xiàng)目文件進(jìn)行收集、整理，在規(guī)定的時(shí)間向辦公室移交。

（三）執(zhí)行過(guò)程

1.將項(xiàng)目文檔管理納入合同管理

合同是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下約束參建各方的法律依據(jù)，是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理與控制的行之有效的做法。《合同法》第十六章“建設(shè)工程合同”一款中明確了文件資料提交的問(wèn)題。在工程試驗(yàn)堆建設(shè)項(xiàng)目文檔上，具體采取了以下兩種方式：①將參建單位的文檔責(zé)任落實(shí)到與其簽訂合同的業(yè)務(wù)部門(mén)，由業(yè)務(wù)部門(mén)在簽訂合同時(shí)提出資料交付和項(xiàng)目文件歸檔要求，或?qū)⑥k公室編制的文件要求納入相應(yīng)的合同或協(xié)議之中，主要用于設(shè)備采購(gòu)合同；②在與參建單位訂立合同時(shí)，由辦公室編制有關(guān)文檔管理?xiàng)l款，并參與合同談判，確保文檔管理有關(guān)要求列入合同文本，只要用于施工建安合同。

2.將項(xiàng)目文檔管理納入工程技術(shù)管理

文件審查是工程技術(shù)管理的一項(xiàng)重要工作，是保證文檔質(zhì)量進(jìn)而保證工程項(xiàng)目質(zhì)量必不可少的環(huán)節(jié)。因此，在文件審查上，辦公室和工程、技術(shù)、采購(gòu)部門(mén)分工合作，辦公室負(fù)責(zé)文件格式、制成材料等外觀審查，業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)文件內(nèi)容審查，通過(guò)內(nèi)在和外觀質(zhì)量審查，使文件既符合工程技術(shù)要求，又符合檔案管理要求。

3.將項(xiàng)目文檔管理納入進(jìn)度計(jì)劃管理

項(xiàng)目文件能否及時(shí)交付直接關(guān)系到項(xiàng)目能否按預(yù)期進(jìn)度計(jì)劃執(zhí)行，為了確保項(xiàng)目文件及時(shí)交付，必須將項(xiàng)目文檔管理納入進(jìn)度計(jì)劃管理，對(duì)項(xiàng)目文檔交付實(shí)施控制。在具體實(shí)施上，要求參建單位根據(jù)工程進(jìn)度計(jì)劃和合同要求編制項(xiàng)目的工程文件目錄，在目錄中明確每份文件的計(jì)劃提交時(shí)間，辦公室和業(yè)務(wù)主管部門(mén)分工合作，對(duì)工程文件進(jìn)行審查，及時(shí)掌握工程文件的交付情況，對(duì)未按計(jì)劃提交的文件及時(shí)催交并暫緩進(jìn)度款的支付，確保項(xiàng)目文檔提交與工程進(jìn)度計(jì)劃同步。

4.將項(xiàng)目文檔管理納入工程質(zhì)量保證體系

項(xiàng)目文檔是反映工程項(xiàng)目質(zhì)量控制憑證的載體和憑證，將其納入到工程質(zhì)量保證體系中對(duì)項(xiàng)目文檔質(zhì)量的控制無(wú)疑是有利的。按照項(xiàng)目文檔形成的階段性和職責(zé)分工，工程試驗(yàn)堆建設(shè)項(xiàng)目文檔從形成到歸檔著力把好五道關(guān)口，即施工中把“文件形成關(guān)”、交工驗(yàn)收時(shí)把“文件歸檔關(guān)”、監(jiān)理單位把“文檔質(zhì)量關(guān)”，指揮部業(yè)務(wù)部門(mén)和辦公室把“整理關(guān)”和“審核關(guān)”，通過(guò)層層把關(guān)，使項(xiàng)目文檔從形成、收集到歸檔移交都處于受控狀態(tài)。

（四）控制過(guò)程

1.文檔監(jiān)督性檢查經(jīng)常化

文檔監(jiān)督性檢查既是對(duì)前期文檔業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)工作的查漏補(bǔ)缺，也是為后期竣工文件歸檔質(zhì)量提前把關(guān)，消除隱患。辦公室通過(guò)直接組織文檔監(jiān)督檢查或參與質(zhì)保部門(mén)對(duì)參建單位的監(jiān)查，或邀請(qǐng)文檔管理領(lǐng)域富有經(jīng)驗(yàn)的專家就如何做好項(xiàng)目文檔的整理、歸檔向參建單位進(jìn)行講解，并對(duì)收集、整理后的文檔進(jìn)行檢查。檢查時(shí)，直接對(duì)施工單位文件編制人員進(jìn)行質(zhì)量檢查和答疑，從文件的前后聯(lián)系進(jìn)行核查，檢查的內(nèi)容包括文檔工作總體情況匯報(bào)、竣工文件編制質(zhì)量、文檔管理工作狀況等。通過(guò)檢查，提出整改措施，將問(wèn)題盡量消除在萌芽狀態(tài)。

2.文檔管理工作協(xié)調(diào)會(huì)制度化

項(xiàng)目文檔的質(zhì)量不是檢查出來(lái)的，除進(jìn)行文檔監(jiān)督性檢查外，還建立文檔協(xié)調(diào)會(huì)制度，除了文檔協(xié)作組成員外，各參建單位分管文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)或文檔部門(mén)負(fù)責(zé)人也必須參會(huì)。利用協(xié)調(diào)會(huì)，貫徹落實(shí)有關(guān)文檔管理制度，增強(qiáng)各參建單位文檔人員的檔案管理意識(shí)，同時(shí)也借此加強(qiáng)與各參建單位文檔人員的聯(lián)系，實(shí)時(shí)了解竣工文件收集、整理情況，以便及早解決項(xiàng)目文檔工作中的疑難問(wèn)題。

（五）收尾過(guò)程

為確保項(xiàng)目竣工文件的及時(shí)準(zhǔn)確歸檔，《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定：“項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。”為此，在文檔管理程序和具體實(shí)施上，都要求施工單位組織竣工文件自檢，通過(guò)后提交監(jiān)理單位進(jìn)行全面審核，監(jiān)理單位審核通過(guò)后組織預(yù)驗(yàn)收，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題較多，直接要求施工單位整改，直到整改完畢，然后由工程指揮部組織項(xiàng)目承包商、監(jiān)理單位、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收，與會(huì)各方在各自職責(zé)范圍內(nèi)根據(jù)合同要求和有關(guān)規(guī)范對(duì)竣工文件的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性及編制質(zhì)量進(jìn)行審查，合格后由監(jiān)理單位和指揮部在竣工文件驗(yàn)收單上進(jìn)行簽字認(rèn)可。工程竣工驗(yàn)收一個(gè)月內(nèi)，承包商完成竣工文件的復(fù)制、掃描和整理，并向指揮部辦公室提交歸檔文件移交審核單和工程文檔移交清單，經(jīng)辦公室審查同意接收該項(xiàng)目的竣工文件，承包商才能得到相應(yīng)部分的合同款。

如何使工程項(xiàng)目文檔管理更加科學(xué)有效，是一項(xiàng)新課題，也是工程文檔人員一直在思考和探索的問(wèn)題。本文所做的探索僅是初步的思考和實(shí)踐，同時(shí)也需要更多的實(shí)踐去尋找探索有效的方法，以不斷促進(jìn)工程項(xiàng)目文檔管理水平的提高。

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