檔案保密工作在企業的重要性

林曉華

摘 要：對于檔案管理工作而言，檔案管理工作的質量關系到我國信息的安全，對個人、企業以及國家有著十分特殊的意義。在檔案管理工作中，檔案保密工作是至關重要的內容，直接關系到企業的生存與發展，對企業而言具有重大的現實意義。只有高度重視檔案整理、保管、利用及歸檔的整個過程，處理檔案保密與檔案開放之間的關系，確保檔案的完成與保密工作的落實，才能切實維護企業的安全，從而保護企業的經濟利益。然而，隨著我國經濟的迅猛發展，我國各企業之間的合作日益增進，加之科學技術的快速進步，企業檔案保密工作面臨著一系列的問題與挑戰。本文針對企業檔案的整理過程、保管過程、利用過程三個方面，論述了企業檔案保密工作的實踐策略，以期提高企業檔案保密工作的水平與質量，供同行參考。

關鍵詞：企業檔案；保密工作；保密制度；利用

1 在檔案整理過程中做好保密工作

1.1 科學分類涉密檔案

檔案可分為涉密檔案與非涉密檔案，同時涉密檔案又分為密級檔案與絕密檔案。在檔案的整理工作中，首先需要將涉密檔案與非涉密檔案進行分類，從根本上解決文件材料的混亂問題，將過去由于文件管理不當造成的機密擴散漏洞以及涉密檔案不集中等問題徹底解決。尤其是對于絕密文件，必須采用單份盒裝進行獨立保存。同時，要按照立檔單位，將檔案中的涉密文件編制目錄，建立涉密檔案專用臺帳和存放地點索引，以準確掌握涉密文件存放位置，為有效的保密與及時的提供創造有利條件。

1.2 明確檔案保管及保密期限

檔案的保管期限與保密期限雖有極大不同，但是都需要準確掌握。對于檔案的保管期限而言，應當對檔案內容的現實作用于歷史作用進行正確的分析與判斷，根據本企業的實際情況與發展趨勢確定檔案的保存價值，從而對檔案保管期限進行準確判定。

1.3 提高檔案管理人員綜合素質

檔案對于企業的安全與發展有著至關重要的作用，必須提高檔案管理人員的綜合素質才能保證檔案保密工作的有效性。尤其是絕密檔案管理人員身份極為特殊，具有知密多、知密早、知密深等特點。相對應企業的一般工作人員而言，檔案管理人員的責任更為重大。因此，企業必須高度重視檔案管理人員的綜合素質，需通過多種渠道對檔案管理人員進行相關培訓，以全面提高檔案管理工作人員整體素質。

2 在檔案保管過程中做好保密工作

2.1 加強絕密檔案日常管理工作

對于檔案管理工作而言，絕密檔案管理工作是重中之重。這是企業的核心秘密，不僅直接對企業安全造成影響，同時也關系到企業的經濟發展。因此，為確保企業的安全與穩定發展，必須加強絕密檔案的日常管理工作。不論是管理、利用還是歸檔保存，都需做好完整記錄，并做好相應的加密工作。

2.2 掌握檔案涉密情況的變化

在保管檔案的過程中，檔案的涉密情況會隨著文件貫徹的情況和時間的推移不斷發生變化，例如升密、降密直至解密。一般情況下，在檔案涉密情況的變化過程中，升密檔案占極少數，即使有檔案升密，也是短時間內的。大多數情況都是先降密，到解密。歸納檔案涉密情況變化原因，共有三點：其一，文件保密范圍發生變化；其二，文件材料作用發生變化；其三，文件保密期限發生變化。

2.3 高度重視檔案庫房管理工作

為防止庫房發生失竊現象，應盡量將庫房與辦公室、閱覽室、休息室等分開，加固庫房門窗，安裝攝像頭等。同時，派遣專人負責管理檔案庫房，并制定健全的庫房管理制度，與庫房管理工作不相干者一律禁止入內。在庫房管理工作中，必須嚴格落實相應制度。許多企業實踐工作表明，堅持做好檔案庫房的管理工作，是做好企業檔案保密工作的先決條件，也是維護企業檔案安全的重要前提。

3 如何做好檔案的歸檔工作

檔案的歸檔工作是檔案管理的工作重點，因為檔案只有歸檔清晰、合理，才能調檔迅速，使其在第一時間發揮作用，歸檔工作做得好，直接體現了檔案管理工作的水平。

3.1 詳細分類 設好目錄

檔案的完整與安全是檢驗檔案管理工作是否合格的標準，也是檔案工作的基礎。檔案做到不損壞、不丟失、不凌亂，找的時候能找到、用的時候可利用，就實現了檔案的用途和設立的宗旨。

要想做到這幾點，首先，要將檔案詳細分好類別，做到每一類檔案有據可依、有序可查，比如根據年限分類、根據性質分類、根據機密程度分類、根據地區分類等等；設立精準的目錄，做到擺放整齊、一目了然，而且，為了確保檔案的完整，要隨時進行清理或根據新的發展變化，重新進行類別劃分。

3.2 及時歸檔 建立網絡

要建立網絡管理，利用電子郵箱存儲檔案備份和目錄、用微機軟件或移動硬盤存儲不利于以紙質文件存放的檔案等，以搜索引擎為查找方法既省時、省力又準確，不會發生人腦記憶出差、耽誤工作的現象，而且，網絡檔案的建立還可以避免紙質文檔因年久變黃、字跡不清或庫房地方不大、存放不下等弊端。

在文件增多的情況下，檔案管理人員要及時進行清理、分檔、存放，如果忙不過來，要先進行簡短的記載，以備日后提供查找依據。

3.3 積累經驗 善細節

檔案工作人員要隨時總結經驗，還要預想出事件發生后的多種措施，不能等到事情出現在眼前，沒有充分的思想準備，只能為了交差，應付了事或者干脆置之不理，檔案工作人員要有高尚的職業操守，像維護自己的切身利益一樣，保證檔案的安全。

要隨時發現不足之處加以完善，隨時翻閱、審查檔案，及時清理漏洞，針對管理不當之處，隨時提出整改意見和建議。

4 如何做到檔案的精準利用

檔案要想發揮作用，首先要在存檔的各個環節做到萬無一失，失了密的檔案就失去了價值可言；分類不當或信息不詳的檔案不能提供可查的依據，因此，更好地運用檔案、讓其發揮效用，是檔案存儲的最終目的。

4.1 質量是檔案可用的前提

文檔在存放的過程中，不能出現內容與名頭不符、部分文件丟失不見、電子載體不好用、文件不能提取等問題，而且，在歸檔過程中，更不能出現隨意擺放、隨便替換等現象，要做到每一份文檔都有意義、有價值，保證檔案質量是檔案可用的前提。

4.2 正確處理檔案保密與利用之間的關系

在企業檔案的日常管理工作中，檔案管理人員一般都十分重視檔案的保密工作。但是由于受到傳統保密工作觀念的影響，許多檔案管理工作都更加側重于保密，卻忽視了檔案的自身作用。因此，大量檔案長期被束之高閣，得不到充分利用，甚至許多具有高價值的檔案最后變成廢紙被扔棄，造成嚴重的檔案資源浪費。同時，重保密輕利用的現象，導致許多企業領導不能及時對情況進行全面了解，不能使檔案的作用得到充分發揮，檔案管理工作人員的實際工作并未創造真正價值。

4.3 重視檔案開放的基礎工作

要開放檔案使檔案得到充分利用，就必須將檔案開放的基礎性工作做好。首先，應將檔案的內在質量提高。即在原有管理系統的基礎上，對所有檔案進行科學、系統的整理，將檔案按照不同性質進行分類，清楚的對檔案進行編目，以便能及時利用；其次，建立健全的檔案系統，以配合檔案開放后的檢索需求與管理要求；再次，編制檔案檢索工具。主要包括基礎性檢索工具、骨干性檢索工具、文字敘述性檢索工具等。如，檔案目錄屬于基礎性檢索工具，開放檔案卡片目錄屬于骨干性檢索工具，全宗卷屬于文字敘述性檢索工具。在開放檔案的檢索工具中，應當以骨干性檢索工具為主，基礎性檢索工具與文字敘述性檢索工具為輔；最后，準備好檔案副本。部分檔案極其重要與珍貴，應當采取照相、復印、抄寫等手段將其復制，并做好檔案副本管理目錄。

4.4 規范是檔案存放的保障

文檔的規范性是指文檔具有真實性、完整性和有效性。被歸檔的文檔應具備可用性，就是有可識別的標志、載體完好、文件名實相符等等。

規范是檔案管理的保障。規范的具體要求是分清主次、權衡輕重、識別等級。將利用率高的檔案放在重要位置、方便調取；將次要檔案進行整理，按級別與同等文檔一起存放。

還可以將索引按照名稱、時間、區域等類別劃分，以搜集信息、成立卷宗、審核內容、處理安放等環節存放，把職員的各項職責和工作流程規范、落實到位，加強素質教育、培養全局觀念，加強檔案人員的責任心，增進管理水平。

（1）拓寬思路 案工作持續發展

隨著檔案的增多、社會的進步、科技的不斷發展，檔案的格式與載體也在發生變化，從傳統的紙質檔案、聲像檔案、實物檔案發展為電子文檔、網絡文檔、光盤和影碟等多種數碼制品文檔。這要求從業人員不斷增加業務能力，迅速掌握科技手段，加強修養、拓寬思想，從現代化管理方面，研發出檔案管理適合的發展之路。

（2）開辟多種渠道，多途徑地搜集材料并加強反饋。可以從各種來源掌握資料，利用信息暢通的時代特點，觀察群眾的反響，針對不同的服務對象，制定靈活的檔案管理機制。

（3）出臺現代化管理手段，利用新的設備編錄文獻，以計算機操作技能為主導，建立多媒體數據庫，以電子歸檔和存儲分類的方法，實現數字化管理。

5 結束語

總而言之，在企業檔案保密工作中，任何檔案管理工作人員都必須保證檔案保密工作的科學化、現代化與規范化。筆者認為，在今后的檔案保密工作中，應當不斷提高管理人員的工作水平與質量，樹立堅定的檔案保密意識，并勇于探索與開拓檔案保密工作的新途徑，才能促使檔案保密工作更好的服務于企業發展。

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