提高機關(guān)公文處理水平的有效策略研究

鐘靜

摘 要：公文處理基本工作是機關(guān)準確規(guī)范、高效務(wù)實、實事求是的重要環(huán)節(jié)。提高公文處理能力，工作人員需要在文件的安全保密、歸檔、保管、催辦、傳閱、制發(fā)、承辦以及簽收、登記等諸多方面做到切實執(zhí)行，要以遵章守紀、嚴格規(guī)范、高效務(wù)實、細致有序為準則，只有將日常公文處理工作嚴格把控，提升其處理水平，才能最大發(fā)揮其重要作用。

關(guān)鍵詞：遵章守紀；公文處理；安全保密

從公文的起草一直到實現(xiàn)它的實際效用，直至立卷歸檔，其所包含的工作環(huán)節(jié)都非常重要，在進行公文處理的工作中，整個工作流程都會形成一個環(huán)環(huán)相扣、先后有序、首尾相接的完整工作任務(wù)，這便是公文的正常處理程序。

1 遵循處理程序，確保公文處理的規(guī)范性

（一）撰寫準確無誤，充分體現(xiàn)領(lǐng)導意圖

公文質(zhì)量的重要標準之一就是公文辦理準確度，并且也是非常重要的基本標準。例如審核和草擬公文，從遣詞造句、篇章結(jié)構(gòu)、思想內(nèi)容、標點符號，每一個環(huán)節(jié)都杜絕差錯，必須嚴謹把關(guān)，任何環(huán)節(jié)的差錯都有可能造成不良影響，更有甚者導致政治層面的被動。尤其在工作環(huán)節(jié)中，工作人員起草校核相關(guān)公文時，要把握領(lǐng)導主旨，撰文要對實際意圖進行充分體現(xiàn)，只有如此才可以正確地對領(lǐng)導的決策部署進行準確執(zhí)行。

（二）確保處理及時，有效傳遞思想政策

公文進行處理時一定要嚴格掌控時效標準，任何公文在處理時都存在期限，甚至有些存在最佳的公文處理時機。在進行公文處理時要巧妙借助時機，既不可以延誤，也不能盲目超前。要通過不斷總結(jié)經(jīng)驗，對工作機制不斷完善，來塑造一套高效、嚴謹、科學的公文處理規(guī)范流程，保證信息能夠及時、精準、有效的傳遞。

（三）嚴格實施管理，保障公文安全嚴密

專人專項，堅持對公文處理進行嚴格的處理，對文件妥善保管，確保不損壞、不丟失。在遇到涉密的文件時，在各個工作環(huán)節(jié)中都必須嚴格執(zhí)行保密制度，確保文件內(nèi)容不會泄露。

2 強化審核程序，確保公文內(nèi)容的科學性

（一）認真把關(guān)，合理精簡公文內(nèi)容

公文精簡，最直接有效的方法是進入辦公環(huán)節(jié)之前，對相關(guān)來文單位擬制的初稿，對前置關(guān)口做好把控，語言要通俗易懂，簡單扼要，并能保證制發(fā)的相關(guān)文件能夠解決實際問題，杜絕表面工作。我們必須規(guī)定，行文沒有可行性和必要性的，不行文；沒有具體的新的措施，僅僅照抄、表態(tài)性的，不行文；對于已經(jīng)討論決定的部署，可當面或電話議定的工作，不行文；等等。

（二）依法審查，保障公文的合法性

制發(fā)的公文在內(nèi)容和思想上一定要符合黨政機關(guān)的政策、方針以及路線，必須與國家的相關(guān)法律法規(guī)相符合，要充分體現(xiàn)相關(guān)工作的決策思想。采取將制發(fā)的規(guī)范性文件列入所在省市法制審查的工作范圍內(nèi)的方式，在領(lǐng)導進行會簽之前，一并將公文送往相關(guān)法制部門進行嚴格把關(guān)，領(lǐng)導進行會簽完成之后，再及時將文件送往相關(guān)部門實施規(guī)范性文件的備案，從而杜絕制發(fā)文件與現(xiàn)行相關(guān)法律法規(guī)以及領(lǐng)導政策上產(chǎn)生沖突。

（三）加強考核，確保公文切實可行

在進行文件內(nèi)容的校核過程中，除了文件語言要通俗易懂，簡單扼要外，文件制定的相關(guān)措施和政策也要尊重民意，充分體現(xiàn)和反映實際情況。日常工作過程中，對涉及社會經(jīng)濟成長中的重要決策以及與人民利益相關(guān)的文件，要堅持調(diào)查研究，充分了解現(xiàn)實狀況，加強考核，做到合理、科學，切實可行。

3 加強督辦程序，確保公文落實的有效性

（一）細化文件，加大催辦力度

在進行公文處理中，相關(guān)文書人員要對文件進行有序保管，對涉密的、重要的文件進行單獨存放或者是歸類存儲，以便隨時查找和使用。在進行文件歸檔工作中，應(yīng)該充分利用檔案管理平臺以及OA辦公系統(tǒng)，及時完成文件的歸檔和整理工作。首先對收到的相關(guān)文檔進行歸類，例如涉及更換單位名稱、單位改制的或者是領(lǐng)導職務(wù)更換或者任免的，要對個人及單位進行決定、表彰等都需要進行歸檔，以便日后查閱；再者就是對于制發(fā)的相關(guān)文件進行歸檔，必須打印并發(fā)文稿紙，電子文件、紅頭文件等進行整理歸檔。其次要對檔案管理系統(tǒng)做到熟練運用，認真填寫發(fā)文頁碼、發(fā)文日期、發(fā)文字號、保管期限、責任者、標題、附件等條目。最后要對歸檔文據(jù)進行保留，需要打印相關(guān)檔案的交接文據(jù)以及檔案憑據(jù)一式兩份，與電子文件和紙質(zhì)的資料依照限定時間移交檔案部門。此外，對于催辦、承辦的相關(guān)工作要做出明確、嚴格的規(guī)定，保證公文操作和處理的流程能夠有章可循。

（二）注重監(jiān)管，強化督辦作用

公文在進行處理和傳遞時，要保證公文的時效性。文件在傳閱的過程中，要做到隨時處理，不誤事、不拖拉、不積壓，這也是對公文處理工作的基本要求。從某些方面來說，公文時效性將直接決定和影響著整個機關(guān)單位的實際工作效率和成果。文書人員要有很強的時間把控觀念，在整個工作環(huán)節(jié)中要盡量化繁為簡，使文件管理科學、流程簡便，操作相關(guān)手續(xù)盡量簡化，以此保證文件管理實現(xiàn)高效利用。在進行文件送閱時，若領(lǐng)導不在，文書人員應(yīng)依照文件處理的重要和急緩程度，一要將文件主旨思想通知分管的領(lǐng)導，二是要將相關(guān)文件及時復印給有關(guān)承辦部門，做到提前承辦，不耽誤相關(guān)工作；若領(lǐng)導在其他事情上過忙導致忘記批閱，文書人員要委婉適時的給予提醒。

對于需要進行催辦的文件，工作人員在轉(zhuǎn)辦之后，要密切關(guān)注文件的實際落實情況，可以以多種靈活的方式，與對方主動聯(lián)系，不可將文件送達相關(guān)承辦部門后就不管不問，而要對文件的執(zhí)行情況進行定時的跟蹤監(jiān)督，核查實際情況，以避免文件漏辦或誤壓，保證承辦部門在限定時間內(nèi)辦理事項。在催辦過程中，可以采取打電話咨詢、發(fā)催辦單等多種方式，對于重要緊急的文件，可以專人進行跟蹤和催辦，要切實實現(xiàn)重要工作的及時、有效辦理。在文件處理完成之后，要注明落實時間、相關(guān)結(jié)果以及落實的單位，并將處理的實際情況進行規(guī)范整理，反饋給相關(guān)領(lǐng)導以及分管領(lǐng)導進行報告。重要的相關(guān)文件，可以根據(jù)實際情況，隨時進行反饋和告知。

（三）增加回訪，提升落實效率

對于涉及到人民群眾相關(guān)利益的，以及重大領(lǐng)導決策的相關(guān)事項等方面的重要文件，要積極展開回訪調(diào)研。及時邀請相關(guān)單位的有關(guān)人員，針對重要文件的實際實行效果，進行實地調(diào)查研究，從而掌握一線的執(zhí)行情況，及時作出評判和處理。通過執(zhí)行回訪調(diào)研，及時做好成果統(tǒng)計，為相關(guān)領(lǐng)導的決策提供切實有效的參考，從而促進工作能夠及時有效的落實。

4 遵紀守法，確保公文的保密性

在公文處理過程中，時常會涉及到涉密工作，文書人員必須依照《中華人民共和國保密法》相關(guān)要求，對涉密文件的相關(guān)工作環(huán)節(jié)嚴格把控。嚴格按照文件的閱知范圍和保密要求執(zhí)行，在處理和運行中要妥善保存和管理。文書人員是相關(guān)涉密文件的最直接的接觸者，一定要樹立牢固的保密觀念，時刻檢查和注意自己的言行，保護好、處理好自己的每個涉密文件，保證安全保密。

總結(jié)：總之，要提高公文處理的工作水平，要在實際的工作過程中不斷累積經(jīng)驗，要多鍛煉、多總結(jié)，要有強烈的事業(yè)心、責任感，對于任何粗心大意、推脫責任、主觀臆斷等都有可能造成嚴重的失誤和重要損失。文書人員的能力和素質(zhì)對公文處理的水平有著直接性的影響，文書人員要努力提升自身業(yè)務(wù)能力和政治素養(yǎng)，建立完善的公文處理體制，才能夠切實提高公文處理水平，使之能夠有效、快捷的發(fā)揮作用。

參考文獻

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