如何撰寫二級秘書業績評估報告

摘 要：在進行國家二級秘書職業能力鑒定時，單獨增加了一項“業績實證評估”考試內容，這是一種非常新穎的鑒定方式。本文擬從業績實證評估的考試要求、如何選題展開及案例參考這三大部分作展開，力圖破解這一獨特而頗具挑戰的鑒定方式。

關鍵詞：二級秘書；業績評估報告；商務談判

根據《國家職業標準秘書》，二級秘書是我國秘書職業資格等級中的最高級別，也就是最高級秘書，所以在進行職業能力鑒定時，單獨增加了一項“業績實證評估”考試內容，這不僅有別于秘書其他級別[1]的考試內容，更是在其他職業資格等級考試中所從未出現過的考試方式。作為工作多年的秘書，雖然實戰經驗豐富，但初次接觸該種方式，如果不了解其內在邏輯，可能會出現鑒定成績不能完全體現出實際工作能力的情況，故筆者根據考試要求，結合實際行業工作經驗，分析出應對這一鑒定方式的方法。

1 考試要求

1、評估方法

該鑒定方式以檢驗實際工作中的“證據”為評估方法，也就是考生根據自己工作的實際情況，以真實的業績為素材進行撰寫，主要體現自身在處理和解決實際問題中的能力和水平。所以這需要考生在平時注意整理、搜集、及時總結工作內容及成績，才能為較好完成該項鑒定打下堅實的基礎。

2、評估范圍

秘書的日常工作主要圍繞“辦事、辦文、辦會”展開，而該項鑒定范圍根據《秘書國家職業標準》主要分為5個模塊：“協助進行有效的商務談判”、“制定工作計劃，監控目標完成”、“撰寫可行性研究報告”、“組織并主持會議”、“設置檔案管理模式”，基本圍繞秘書“三辦”工作展開。也就是說如果在本行業中有較長時間的沉淀和積累，有豐富的工作歷練，是完全能夠達到鑒定要求的。

3、評估形式

每個模塊均由三部分組成，分別是“證據說明”、“取證指導”和“證據記錄”。

其中前兩部分的作用是界定條件，明確范圍，對這兩部分的審題非常重要，要嚴格按照要求進行證據的選擇。

第三部分“證據記錄”是該評估的重點，需要考生以親自經歷為依據，詳細寫出工作過程，體現工作成果。這一部分還包括“證人證詞”，也就是在自述后，還需邀請上級、同事等第三方人士對考生的工作過程進行評估，這也是考生在完成工作中的團隊合作情況的側面反映。

4、表現形式及分值

本評估手冊共有五個模塊，考生可自由選擇其中四個模塊完成，每個模塊25分，達到60分為合格。

每個模塊的分值構成情況如下：工作成果（17分），其中自述背景（3分）、證據內容（14分）；證人證詞（8分），其中證人背景情況（2分），證詞描述（6分），可以看出除了工作成果，二級秘書非常關注團隊合作能力，也需要有較好的同事評價才能順利過關。

因各個模塊要求不同，故本文以下用“協助進行有效的商務談判”模塊為例，有針對性，有實戰性的講解完成過程。

2 如何選題展開

“協助進行有效的商務談判”該模塊主要評估的是考生的商務溝通、談判能力。

（一）選題

要完成該模塊，首先涉及到對工作中多個談判案例的選擇問題。如果方案選擇得好，那么寫作會比較輕松，而且效果良好，所以考生應精心挑選談判案例，可考慮以下兩個因素：一是宜選擇成功案例，以呼應題目中的“有效”二字；二是宜選擇考生本人在談判過程中發揮較大作用，能展現談判能力的方案。

在進行初步思考后，接下來結合評估的要求來進一步篩選。該模塊要求首先明確“談判類型”，根據實際工作，“團隊談判”和“雙邊談判”的談判實例較多，建議從中篩選。

然后考生需要明確“談判原由”，也就是從參與的多個談判實例中選擇一個最具代表性的談判方案，此方案能夠體現公司發展和自身能力為佳，并應較詳細地寫出制作該方案的前提和原因。

再寫明方案制作時間和地點，據實寫作即可，但需注意的是這部分是“方案制作”的時間和地點，起碼應在“談判時間”一周前。因為從方案的構思、形成、準備、到談判實施有一定的時間，所以應有時間間隔。

以上是自述背景情況，當這4點明確后，一個方案也就成功了一半。

（二）寫作

接下來就是談判方案的主體部分，包括9個評分點：談判的物質準備、接待布置、地點選擇、談判雙方的情況分析、談判主要議程、談判策略、溝通技巧、談判的導向和手段，以及如何形成談判決議的要點[2]。雖然內容較多，但均為評分點，要巧妙地融入方案中，可參考以下步驟展開。

首先清楚寫出談判方案名稱、談判雙方的公司名稱、談判時間、地點，給人一目了然的印象。

正文部分由五個方面構成：

1、基本情況

這部分需要對談判雙方的基本情況作分析，包括我方人員分工，及對方人員背景介紹及分工，結合實際情況寫作即可。

2、談判目標、策略和要點

這部分內容是決定談判效果的決定性因素，所以需要仔細斟酌，采取切實可行的方法完成。這部分包括了談判策略、溝通技巧、談判的導向和手段等評分要點。

（1）談判目標

談判目標是指談判要達到的具體目標，它指明談判的方向和要達到的目的以及企業對本次談判的期望水平，結合實際情況確定正確的談判目標是保證談判成功的基礎。

（2）談判策略

談判策略是指談判人員為取得預期的談判目標而采取的措施和手段的總和。它對談判成敗有直接影響，關系到雙方當事人的利益和企業的經濟效益。恰當地運用談判策略是商務談判成功的重要前提。

商務談判的雙方都渴望通過談判實現自己的既定目標，這就需要認真分析和研究談判雙方各自所具有的優勢和弱點，即對比雙方的談判"籌碼"。尤其要將己方優勢全盤列出，并善于尋找矛盾點，找出對自己最有利的談判條件。若不講究談判策略，就很難達到這一目的。

（3）談判要點

這部分結合具體的談判內容擬定，主要應寫明談判重點關注的事項及談判底線。

3、議程安排

談判議程主要包括談判的主要議題以及議題的先后順序與時間安排。議程安排非常重要，因為議程本身將會決定談判者在談判工作中是否有主動性，將會決定談判的最終成果。

首先，談判的議程安排應根據己方的具體情況，在程序上要做到揚長避短，比如可以“先聲奪人”，首先展示自己的亮點，這也是談判的手段和導向的一個體現。另外談判議程的內容要擅用不同層面的人交流不同的問題這種策略，來引導或控制談判的速度和方向，以及讓步的限度和步驟。如果能夠爭取編制出一個好的談判議程，就會牢牢地把握主動權。

4、談判準備

談判準備內容主要包括信息準備和物質準備。信息準備主要是各種資料，包括對方的背景資料、企業宣傳文件、樣品、樣品冊、合作協議草案等。硬件準備主要包括接待室、接待用品和設備的準備，宜根據談判的檔次進行相應的準備。

5、談判紀要或談判決議

這部分是對談判結果的預測，從客觀來說，談判可能出現失敗或成功。如果失敗，則需要事后編制紀要，總結經驗教訓，為下一步工作開展打下基礎。如果成功，則需安排簽約儀式，進入下一個環節。

最后就是證人證詞。這部分也是得分點，務必重視，需要結合評分點逐一對應展開，對考生的工作過程、工作能力、實際成效作全面評價，字數不宜過少。

3 案例參考

第一部分：自述背景情況

談判方案標題：重慶某股份公司與陜西省某商貿公司業務合作談判方案

談判類型：團隊、雙邊型談判

談判原由：由于公司拓展市場份額，深耕市場的需要，現面向全社會進行合作伙伴的招募，陜西省某商貿公司興趣濃厚，合作意向強烈，在經歷前期多次溝通后，準備前往公司進行進一步談判。

制作時間：2015年8月1日

制作地點：營銷中心辦公室

第二部分：證據內容

重慶某股份公司與陜西省某商貿公司業務合作談判方案

甲方：某股份公司

乙方：陜西省某商貿公司

時間：2015年8月15日下午14：00

地點：公司總部2樓營銷中心接待室

一、基本情況

（一）主方談判人員情況：

副總經理（主談人）

辦公室副主任趙某（負責記錄、協助主談人）

辦公室工作人員錢某（負責攝影、資料準備）。

（二）對方公司及談判人員情況：陜西省某商貿公司是一家在陜西省有多年經營歷史的商貿公司，主要代理各大品牌儀器儀表。該公司總經理孫總，男，45歲，了解儀器儀表行業，熟悉我公司產品，對代理我公司產品有積極意愿。

對方參加談判的人員：總經理孫總、總經理助理李某

二、談判目標、策略和談判要點

（一）談判目標

簽訂合作協議

（二）談判策略

（1）了解對手。“知己知彼，百戰不殆”。談判前，通過填寫合作意向表以及電話溝通的形式了解對方的基本情況、合作思路及個性特質，將有助于談判的進行。

（2） 突出優勢。尤其要將己方優勢，應全盤列出，以作為談判人員的談判籌碼。而己方劣勢也要注意，以免倉促迎敵。

自身優勢：公司歷史悠久、國有大型企業、產品過硬、管理規范、資金充足。

自身劣勢：在延安等地缺乏開展業務人脈，需要拓寬在延安的市場占有率。

對方優勢：延安多年打拼，人脈較廣。

對方劣勢：管理不規范，公司較小。

（三）談判要點

公司將收取一定的管理費，對方資金能否滿足。

公司業績的要求，對方能否完成。

公司管理方式，對方是否能接受。

三、議程安排

1.由我方副總經理介紹公司發展歷程以及公司經營業績，宣傳公司形象。

2.由我方辦公室副主任介紹非投資辦事處的開設條件與要求。

3.聽取對方的自我介紹以及對建立非投資辦事處的構想。

4、雙方進行具體的業務合作談判。

5、如談判成功，簽訂合作協議（初稿）

四、談判準備

（一）資料準備

1.我方《公司介紹》PPT

2.《合作協議》一式兩份

3.其它有助于本次談判的相關資料

（二）接待室準備

1.提前1天將接待室進行清潔衛生，消除異味。

2.檢查燈光照明、電源插座、飲用水、談判桌、座位數、空調、攝影攝像器材等。

3.談判桌中央擺放鮮花，談判雙方桌面上擺放記錄紙、筆，并擺放紙巾盒。

4.含有談判人員姓名的座次排。

五、談判紀要或談判決議

（一）未談判成功，編制談判紀要

1.由辦公室副主任記錄后呈送參加談判的副總經理補充、完善、審閱后，再送總經理閱示。

2.總經理閱示后，按照公司公文處理程序辦理，并歸檔保存。

（二）談判成功，現場簽訂合作協議。

（三）安排具體人員陪同參觀公司。

第三部分：證詞描述

1、該考生在擬定談判方案前，通過問卷、電話、網上收集資料等方式，對陜西某商貿公司及參與此次談判的人員作了詳細了解，對對方所占市場份額、業務范圍、優劣勢等作了充分考察，并逐一列表并匯報。該考生準備充分，收集信息能力強，對談判成功起到了重要作用，并在此基礎上制作了談判方案，可行性強。

2、在談判前，該考生在談判室準備，談判資料及物品的準備上工作認真、負責，為營造良好的談判氛圍打下較好的基礎。

3、在談判過程中該考生協助談判，詳細清晰地介紹了具體的合作要點，并兼任記錄員，認真傾聽雙方談判要點，記錄材料完整，保障了談判工作的順利完成。

參考文獻

[1]國家職業標準秘書（2006）[s].中國勞動和社會保障出版社，2006

[2]秘書國家職業資格培訓教程二級秘書[M].中央廣播電視大學出版社，2014 P122-127

作者簡介

田黎莉（1983-），女，重慶北碚人，中級經濟師，碩士研究生，研究方向：企業管理、行政管理、市場營銷。