辦公自動化中計算機信息處理技術的有效應用

周軍

摘 要：時代的發(fā)展與科技的進步推動了計算機信息技術的發(fā)展，其應用范圍與領域日益廣闊，在各行各業(yè)中發(fā)揮了巨大的作用。辦公自動化則是當前時期發(fā)展的必然，適應了快節(jié)奏環(huán)境下信息處理與信息傳遞的需求。本文在參考大量相關研究文獻資料的基礎上，結合筆者實踐工作經(jīng)驗，從計算機信息處理技術的辦公自動化體系分析入手，闡述了在辦公自動化中計算機信息處理技術的應用。

關鍵詞：辦公自動化 計算機 信息處理技術 科學應用

時代的發(fā)展與社會的進步已經(jīng)逐步淘汰了傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)，對于當前時期來說，辦公自動化是時代發(fā)展的必然需求，適應了當前辦公環(huán)境的需要。而計算機軟件技術與信息技術的發(fā)展，更促進了辦公自動化的發(fā)展與革新。現(xiàn)如今，辦公自動化中計算機信息處理技術已經(jīng)得到了廣泛的應用，在提高人們的辦公效率方面發(fā)揮了巨大的作用。

一、計算機信息處理技術的辦公自動化體系分析

（一）管理個人辦公

通過自動化辦公軟件，辦公人員可以將每項工作逐一編排和管理。不僅如此，借助辦公自動化軟件的實時提醒、檢查等功能，可以保證辦公人員不至于遺漏工作，從而有效提高工作的效率。

（二）對工作資料進行管理

辦公中最為主要的一項工作就是資料、文檔的收發(fā)與管理。通過辦公自動化系統(tǒng)，辦公人員就能夠在系統(tǒng)中迅速查找到需要的文檔、資料，相較于逐級下發(fā)的傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔、資料而言，這樣效率更高，也更便捷。與此同時，在提交資料、文檔時，辦公人員只需要利用系統(tǒng)中相關的工具進行文檔的編輯、撰寫，然后再發(fā)送給相應人員即可。文件審批之后再返達辦公人員，便于修訂或歸檔。

（三）實現(xiàn)遠距離的信息傳輸

通過計算機、內(nèi)置或者外置的MODEM、電話線、傳真機等硬件，在軟件的支持下就可以實現(xiàn)信息的遠距離傳輸。目前來說，信息傳輸軟件較多，可選性也比較豐富。比如WINFAX、QuickLink、BitWare for Windows Version等，可以快捷、便利完成信息的傳輸。

二、辦公自動化中計算機信息處理技術的有效應用分析

（一）Web2.0技術在辦公自動化中的應用

計算機信息處理技術與互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展使得辦公也需要處理更多、更復雜的信息數(shù)據(jù)，而Web2.0技術則很好的處理了這一問題。Web2.0基于計算機信息處理技術，現(xiàn)如今已經(jīng)被廣泛應用到現(xiàn)代辦公之中。實踐證明，Web2.0可以作為一種全新的商務溝通交流平臺，在為人們提供日常辦公所需要的各類服務以及信息的同時能夠為一些商務辦公提供安全與技術支持。Web2.0技術為現(xiàn)代辦公人員提供了信息交流的平臺，在平時的商務洽談中扮演著重要的角色，確保了信息溝通的無障礙。與此同時，借助Web2.0還能夠增進企業(yè)部門之間的溝通與交流，將整個部門甚至整個企業(yè)整合成一個團結、高效的整體。總而言之，Web2.0技術是當前時期具有高適應性、高應用性以及高服務性的計算機信息處理技術。

（二）B/S結構在辦公自動化中的應用

B/S型結構建立在C/S型模式的基礎之上，借助計算機信息處理技術可以實現(xiàn)辦公的高效和自動化。B/S型結構由三層C/S模式組成。第一層為計算機的接口，通過該接口將辦公自動化系統(tǒng)與操作者進行連接，從而提高了辦公的自動化程度。第二層為自動化辦公系統(tǒng)的Web服務器，該層主要作用就是處理、分析與簡化上一層傳遞過來的辦公信息，這樣原本散亂無序的辦公信息就能夠以有邏輯性、合理性的狀態(tài)傳遞給辦公人員。第三層結構主要就是將自動化辦公系統(tǒng)中的龐大數(shù)據(jù)信息進行篩選、簡化然后存儲，該層主要作為數(shù)據(jù)庫。眾所周知，即便是自動化辦公系統(tǒng)中的計算機也無法同時將大批量的數(shù)據(jù)進行處理與傳達，因此這就需要系統(tǒng)根據(jù)實際情況事先將數(shù)據(jù)進行存儲，在需要的時候加以利用。這樣一來就能夠極大的簡化了辦公的程序與流程，處理的效率也大大提高。

三、計算機信息處理技術在辦公自動化中應用的發(fā)展趨勢

（一）更靈活的工作流

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)傳輸，電子數(shù)據(jù)的傳輸效率更高，傳輸所受到的限制也更小，而與之相關的技術就是工作流。而且根據(jù)工作流的性質(zhì)的不同，其所傳遞的數(shù)據(jù)性質(zhì)也不盡相同。總而言之，利用工作流可以將圖片、文字、語音乃至動畫等數(shù)據(jù)消息囊括其中，豐富了信息傳遞的層次與途徑。

（二）無線辦公環(huán)境的發(fā)展

3G乃至4G無線移動技術的發(fā)展與計算機信息處理技術融合，促進了辦公自動化的進一步發(fā)展。這樣一來，辦公自動化借助移動設備脫離了計算機的束縛與限制，實現(xiàn)了移動辦公自動化。當前時期的WIFI技術的發(fā)展在辦公領域應用也逐漸趨于普遍，人們能夠更好的借助計算機信息技術與網(wǎng)絡技術更加靈活地進行辦公，無形中提升了辦公自動化中信息資源利用的效率。與此同時，在更加高效的安全防護與權限設置前提下，無線辦公環(huán)境下的辦公自動化更加安全與可靠，將逐步成為辦公自動化的趨勢。

結語

綜上所述，在辦公自動化中應用計算機信息處理技術，可以有效提高辦公信息處理的效率與精確性。實踐證明，計算機信息處理技術可以將文件信息進行高效、準確的處理與管理，在提高工作效率的同時有效緩解了辦公人員的工作負擔。不僅如此，計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用，還能為辦公人員提供數(shù)據(jù)參考，以便于工作中的決策。相信隨著計算機信息技術的進一步發(fā)展，辦公自動化技術將更加成熟，在辦公中發(fā)揮的作用也更加明顯。

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