干部人事檔案數(shù)字化管理的幾點(diǎn)思考

榮佰丹

【摘要】干部檔案是組織部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。干部人事檔案是對(duì)干部工作的評(píng)價(jià)、思想道德的鑒定等資料的集合，是進(jìn)行干部選拔的重要參考依據(jù)。目前，越來越多的組織人事等部門開始采用數(shù)字化管理，這樣不僅能夠提高工作效率，節(jié)省空間，而且可以較好地保護(hù)原件檔案。但是，在管理過程中還存在以下問題：一是管理的方式存在缺陷、管理設(shè)備不夠先進(jìn)；二是管理人員的素質(zhì)不高；三是干部人事檔案的利用深度不夠。本文對(duì)這三個(gè)數(shù)字化管理干部人事檔案問題展開了討論。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案；管理；問題

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入了信息化社會(huì)，在這樣的時(shí)代背景之下各行各業(yè)的管理進(jìn)行不斷的改革，包括數(shù)字化管理干部人事檔案。所謂的干部人事檔案是指干部在工作期間的表現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其為人的評(píng)價(jià)的一個(gè)參考等方面的集合整理，對(duì)干部的選拔有重要的參考價(jià)值。近年來，我國對(duì)干部人事檔案管理還是使用紙張為保存載體，這樣不僅占用空間，而且查閱起來也不太方便，同時(shí)，干部人事檔案是會(huì)隨著干部的調(diào)離而調(diào)離，對(duì)其檔案紙張有一定的損害，總而言之就是不利于保存。

一、干部人事檔案數(shù)字化管理的作用

1.提高工作效果。只要有相應(yīng)的權(quán)限，數(shù)字化干部人事檔案管理員可以很快地查閱檔案資料和進(jìn)行歸檔，把原先復(fù)雜的工作簡(jiǎn)單化，解放勞動(dòng)力，同時(shí)也提高了其工作的效率。

2.減少管理成本。傳統(tǒng)的紙張檔案管理，需要較多的工作人員和占據(jù)較大的空間，因而需要花費(fèi)較大的管理成本。而數(shù)字化管理利用的是網(wǎng)絡(luò)空間，輸入相應(yīng)的數(shù)值就可以查找需要人的檔案信息，同時(shí)進(jìn)行這種查閱操作的工作人員不需要很多，從而減少了管理成本。

3.保護(hù)檔案原件。紙張檔案有易腐蝕、容易損害的特點(diǎn)，如果翻閱頻繁，則會(huì)增加對(duì)檔案的損害率，而數(shù)字化管理則是將人事檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案，使其保存得更為完整，查閱起來也比較方便，同時(shí)也消除了檔案篡改的情況。

二、干部人事檔案數(shù)字化管理存在的問題

1.干部人事檔案的利用深度不夠。在進(jìn)行人事檔案數(shù)字化的開發(fā)過程中，總是會(huì)存在利用率低的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的紙質(zhì)查詢時(shí)，工作人員會(huì)有煩瑣、枯燥之感，從而形成一個(gè)比較被動(dòng)的局面，不是主動(dòng)地去服務(wù)。雖然數(shù)字化干部人事檔案管理能夠快速、精確的找出所需要的干部人事檔案信息，但是，目前其有些資源還沒完全的開發(fā)出來，還有利用空間值得挖掘，這在一定程度上對(duì)人事檔案的開發(fā)利用帶來了阻礙。所以，在保證信息的安全下，需要加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案的開發(fā)力度和深度，最大程度上利用數(shù)字化管理，將干部人事檔案管理的數(shù)字化功能發(fā)揮到極限大。當(dāng)然，這不是一蹴而就能夠完成的，需要工作人員不斷地去進(jìn)行深度探討和挖掘。

2.管理的方式存在缺陷、管理設(shè)備不夠先進(jìn)。我國進(jìn)行干部人事檔案數(shù)字化管理的時(shí)間不長(zhǎng)，而且有很多方面還是沿用傳統(tǒng)的管理體制，大部分使用的還是手工操作的管理方式。同時(shí)，干部人事檔案管理的地方使用的管理軟件通常是自主研發(fā)的，其軟件設(shè)備還是存在一定的缺陷，無法實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的環(huán)環(huán)配合，而且進(jìn)行數(shù)字化管理的硬件配置相對(duì)而言也比較低，無法滿足實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理軟件操作的硬件要求。并且，在實(shí)際的管理過程中，存在檔案信息錄入的不準(zhǔn)確、更新的不及時(shí)等情況，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)庫內(nèi)的質(zhì)量不高，從而減少了對(duì)數(shù)字化干部人事檔案的使用。而以上的種種問題，都與數(shù)字化干部人事檔案的要求不符，同時(shí)沒有實(shí)現(xiàn)真正的人事檔案數(shù)字化管理，還是需要翻閱紙質(zhì)的檔案，使用傳統(tǒng)的查檔、調(diào)檔方式，這樣不僅不會(huì)提高工作效率，反而會(huì)給檔案查閱的工作人員帶來一定的不便，對(duì)服務(wù)的效率帶來一定程度上的影響。

3.保持干部人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須要有科學(xué)的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時(shí)期有它的科學(xué)性，但隨著形勢(shì)的發(fā)展和干部工作對(duì)干部人事檔案管理工作要求的變化，就會(huì)顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的干部人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化。要實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化，干部人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對(duì)收集到的檔案材料，需從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回，限期糾正再歸檔，對(duì)于不屬歸檔范圍的材料，及時(shí)退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓；還要改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，提高檔案管理的信息化。

4.管理人員的素質(zhì)不高。因?yàn)楦刹咳耸聶n案工作的數(shù)字化管理需要復(fù)合型人才，工作人員既需要了解檔案管理的流程以及辦理，又需要具備熟練操作計(jì)算機(jī)的技能，因此，給進(jìn)行實(shí)際的數(shù)字化管理過程中帶來一定的阻礙。目前，進(jìn)行檔案管理的工作人員通常沒有接受過系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)，其計(jì)算機(jī)水平相對(duì)較低，這給人事檔案的數(shù)據(jù)開發(fā)和利用帶來較大的影響。目前，干部人事檔案管理的工作人員需要有一個(gè)數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的提升，來提高其素質(zhì)，但是由于種種原因，要想普遍提高工作人員的素質(zhì)，需要一個(gè)較長(zhǎng)的過程。

三、總結(jié)

干部人事檔案對(duì)干部的升職具有重要作用，但傳統(tǒng)的管理方式容易出現(xiàn)種種問題或是增加查閱的時(shí)間，因此，需要對(duì)干部人事檔案管理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，而數(shù)字化管理就是目前所探究出的有效管理方式。