檔案管理防御行為的成因及應(yīng)對

康惠 吳紹龍

【摘要】本文提出要從構(gòu)建檔案從業(yè)人員技能提升體系、構(gòu)建檔案職業(yè)倫理體系，強化檔案職業(yè)倫理教育、加強檔案職業(yè)管理防御行為研究、針對性監(jiān)督管理和激勵制度等方面應(yīng)對檔案從業(yè)人員的職業(yè)管理防御行為。

【關(guān)鍵詞】檔案管理防御行為；影響；成因；應(yīng)對

檔案從業(yè)人員是檔案事業(yè)發(fā)展的保障。檔案從業(yè)人員職業(yè)行為當(dāng)與不當(dāng)直接影響檔案工作的效能。而在檔案機構(gòu)的工作中，經(jīng)常出現(xiàn)諸如因業(yè)務(wù)技能不足等原因?qū)n案管理實施的規(guī)避行為。本文將這類規(guī)避行為定義為檔案管理防御，從其影響、成因與應(yīng)對策略展開討論。

一、檔案管理防御行為的概念

管理防御（Managerial Entrenchment）指管理者面臨激勵和約束，選擇有利于維護自身職位并追求自身效用最大化的行為。目前，對管理防御的研究集中于中醫(yī)療衛(wèi)生、公司治理等領(lǐng)域，檔案領(lǐng)域?qū)芾矸烙挠懻撦^少。

檔案管理領(lǐng)域?qū)n案從業(yè)人員職業(yè)行為的研究集中于職業(yè)倦怠領(lǐng)域。現(xiàn)有文獻中，“工作疲沓、不思進取、被動應(yīng)付、敷衍了事、消極怠工”等不作為或規(guī)避行為都是檔案從業(yè)人員檔案管理防御的體現(xiàn)。因此，本文認為檔案管理防御行為是檔案從業(yè)人員在檔案管理中為規(guī)避風(fēng)險、維護職業(yè)利益和自身效用而采取的防御性職業(yè)行為總和。如檔案機構(gòu)強調(diào)用戶導(dǎo)向，但由于用戶導(dǎo)向的服務(wù)需要檔案從業(yè)人員與機構(gòu)付出更多的時間精力提供服務(wù)，具體的管理者從自身利益考慮仍選擇機構(gòu)導(dǎo)向的行為就是一種管理防御行為。

二、檔案管理防御行為的影響

檔案管理防御行為對檔案工作的影響主要體現(xiàn)在正負兩個方面。正面的影響主要體現(xiàn)在檔案從業(yè)人員的管理防御行為客觀上減少因技能不足、激進行為帶來的管理失當(dāng)。檔案從業(yè)人員在職業(yè)發(fā)展初期，其技能等有待提高，在檔案工作中采取管理防御行為，以謹慎的態(tài)度對待具體的業(yè)務(wù)，有利于業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)開展效能。當(dāng)然，在職業(yè)發(fā)展過程中，檔案從業(yè)者由于技能與知識盲區(qū)，采用的防御行為，也客觀減少了行為失當(dāng)對業(yè)務(wù)管理的干擾。由于檔案從業(yè)人員采用防御行為，不能積極進取、開展積極服務(wù)，勢必造成個體惰性，影響檔案管理效能。

具體而言，檔案從業(yè)人員采取檔案管理防御行為在一定程度上維護了個體的利益。但是，采用防御行為，有違檔案職業(yè)倫理，但也不能提升個人技能，最終導(dǎo)致個人職業(yè)發(fā)展受阻礙。對檔案機構(gòu)而言，檔案從業(yè)人員的防御行為，降低了機構(gòu)業(yè)務(wù)失當(dāng)?shù)奈ｋU，但也可降低機構(gòu)的管理能力降低，職能發(fā)揮不足。

三、檔案管理防御行為的成因

檔案從業(yè)人員的管理防御行為是從業(yè)人員個體選擇的結(jié)果。因此，檔案從業(yè)人員的檔案管理防御行為的成因需要從影響檔案從業(yè)人員行為的內(nèi)外部考察。內(nèi)部原因主要是檔案從業(yè)人員個體的相關(guān)因素，外部原因則包括監(jiān)督激勵的制度等。

就檔案從業(yè)人員個體而言，檔案管理防御行為產(chǎn)生的個體因素在于技能的不足、職業(yè)倫理失調(diào)。檔案管理防御行為的形成，首先應(yīng)歸因于從業(yè)人員技能的不足。2015版《職業(yè)分類大典》首次單列檔案專業(yè)人員小類，體現(xiàn)了檔案職業(yè)的專業(yè)性要求進一步提升。職業(yè)的專業(yè)化要求與技能的不足的矛盾是導(dǎo)致檔案管理防御行為的重要因素。其次，職業(yè)倫理失調(diào)也是導(dǎo)致檔案從業(yè)人員管理防御行為的另一原因。檔案從業(yè)者應(yīng)恪守求實保真、主動服務(wù)與尊重權(quán)益等三個職業(yè)倫理原則。而一些檔案從業(yè)人員本著“少做少錯，不做不錯”的心理，工作態(tài)度消極、服務(wù)被動，由此，產(chǎn)生管理防御行為。

就檔案從業(yè)人員檔案管理防御行為產(chǎn)生的外部原因主要包括監(jiān)管不力、激勵不足等。首先是監(jiān)督不力。由于檔案管理防御行為的隱蔽性，其識別較難。而相關(guān)的監(jiān)管制度、考核制度無法涉及。組織機構(gòu)的實際不同，相關(guān)的監(jiān)管、考核制度不同，執(zhí)行力度不同都是產(chǎn)生檔案管理防御行為的誘因。其次是激勵不足。檔案機構(gòu)對從業(yè)人員的激勵普遍不高。其直接導(dǎo)致的是從業(yè)人員產(chǎn)生干多干少都一樣，進而從自身利益角度出發(fā)，進而形成管理防御行為。另外，個體職業(yè)發(fā)展的支援體系仍不完善也是導(dǎo)致檔案從業(yè)人員檔案管理防御行為的重要原因。

四、檔案管理防御行為的應(yīng)對

首先，構(gòu)建檔案從業(yè)人員技能提升體系。目前，檔案從業(yè)人員的上崗培訓(xùn)較多，但覆蓋檔案職業(yè)全程的技能培訓(xùn)平臺較少。資源整合力度不足，內(nèi)容重復(fù)。因此，要構(gòu)建符合檔案從業(yè)人員職業(yè)要求的提升體系。形成一個從上崗、技能培訓(xùn)、免費或補貼的技能提升體系。職業(yè)技能不斷提升。

其次，構(gòu)建檔案職業(yè)倫理體系，強化檔案職業(yè)倫理教育。通過建設(shè)符合我國檔案職業(yè)的倫理體系，通過職業(yè)倫理教育，提高職業(yè)認同、與職業(yè)榮譽，提升職業(yè)自覺。

再次，加強檔案職業(yè)管理防御行為研究。雖然，無直接數(shù)據(jù)表明檔案職業(yè)存在管理防御行為，但在工作實際中通過加強相關(guān)研究，梳理檔案職業(yè)管理防御行為的形成與治理，有利于在檔案職業(yè)從業(yè)人員的管理效率直接影響檔案工作的效能。

另外，在相關(guān)研究識別檔案職業(yè)管理防御行為的基礎(chǔ)上，檔案機構(gòu)指定相應(yīng)的更具針對性監(jiān)督管理和激勵制度，將檔案職業(yè)管理行為置于可控狀態(tài)，真正去發(fā)掘檔案從業(yè)人員的職業(yè)價值。

五、結(jié)語

隨著形勢的發(fā)展，檔案人員需要有高度的責(zé)任性使命感，投入檔案工作中。因此，需要進一步厘清檔案從業(yè)人員管理防御行為的動機、行為模式以及應(yīng)援體系，從而解決檔案管理的非效率問題，進而促進檔案工作的發(fā)展，檔案人員的發(fā)展訴求。

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