解讀《船舶交易管理規定》促船舶交易中心檔案管理

摘 要：為加強船舶交易管理、規范船舶交易經營行為，維護船舶交易各方的合法權益，保障船舶運輸安全，促進船運市場的健康發展，交通運輸部于2010年3月5日頒布了《船舶交易管理規定》（“《規定》”），自2010年4月1日起正式施行。筆者有幸見證并親身參與宜昌市港航管理局船舶交易中心從醞釀到籌辦、從籌辦到掛牌、從掛牌到營運全過程；作為一名單位館員，現從檔案管理的角度出發，認真解讀《規定》，分析船舶交易中心檔案運行及現狀，提出船舶交易中心檔案管理對策。

關鍵詞：船舶交易管理規定；船舶交易中心；檔案管理；運行現狀中

中圖分類號：F713.5 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2016）23-0154-02

船舶交易（ship transaction），指船舶出賣人將船舶交給船舶買受人所有，而由買受人接收船舶并支付價款的行為，即船舶所有人向境內境外轉讓船舶所有權的行為。由于船運市場需求的日益活躍，各地已自發成立了許多船舶交易市場，但是由于缺乏完善的規定，存在諸如船舶交易資質良莠不齊，市場透明度不高等問題，社會發展呼喚船舶交易的規范和繁榮。

宜昌市港航管理局，一門三牌（湖北省宜昌市地方海事局、宜昌市船舶檢驗局）合署辦公，在為水運發展提供航行、登記、檢驗的“一站式”服務同時，積極踐行從行政管理到陽光服務的職能轉變，變創新思維為行動指南，應運而生“宜昌市船舶交易中心”。它的掛牌成立，意味著川鄂地區繼上海、重慶航運交易所之后第三家服務一條鏈的船舶交易平臺橫空出世。

運行以來，對提升宜昌水運形象、規范船舶交易行為、控制交易船舶質量、輻射航運領域搭建起新平臺；以船舶評估、簽約、鑒證、法務、過戶、登記、檢驗為基礎工作，努力打造長江沿線唯一“零收費”水上服務區。宜昌市船舶交易中心正以最新的交易信息、合理的交易評估、最科學的交易合同文本、完善的交易服務為宜昌水運保駕護航。

1 對《規定》的解讀

馬克思曾經告訴我們說，“一個新事物是不可戰勝的”，因為它具有強大的生命力和遠大的發展前途。宜昌市船舶交易中心，是航運發展的必然產物和社會進步的新興產物；船，開啟航運市場的金鑰匙，連接港、貨、人的核心紐帶和要素，它將與整個航運市場一榮俱榮、唇齒相依。《規定》的出臺猶如給襁褓中的嬰兒以陽光雨露，讓船舶交易中心健康、快樂成長并為未來發展支撐起強大后方陣地和賜予尚方寶劍。初讀《規定》，有猶抱琵琶半遮面的一知半解；再讀，方領略到它就是我們船舶交易中心的出發點和歸宿點。

經過一段時間工作實踐運用和細細研讀，發現它竟然是一部指導檔案收集、整理和利用，保護中心工作人員遵從“法無授權不可為、法有授權即可為”的指導書。

現從《規定》摘取其與檔案相關條款進行解讀：《規定》全文共22條，筆者認為其中有5條直接或間接涉及到檔案文件問題。第七條對需要通過船舶交易服務機構進行交易的船舶進行了規定，此為船舶后續海事登記當好先行，為檔案收集把好準入關；第八條對進入船舶交易服務機構的船舶需提供的文件及合法性、真實性進行了規定，且明確說明： “船舶交易服務機構應建立交易文件檔案，并妥善保管”，為船舶交易中心落實檔案管理相關規定和檔案質量要求給了一顆定心丸；第10條要求船舶交易服務機構應建立完整的船舶信息數據庫，此為適應科學技術潮流發展、與時俱進、向現代檔案數字化邁進和船舶登記檔案快速查詢提供第一手資料；第16條和第17條對禁止交易的船舶進行了規定并明確法律責任，為船舶航運安全管理和未來必要時間的檔案反查與利用問診把脈。

我們在執行這些條款的過程中會隨之產生相關文件檔案，這些或紙質或電子的檔案就是履職盡責、情系民生的最原始和最真實的歷史證明。同時，一條船舶從出生到檢驗、登記、營運、注銷，先后需要經過船檢、海事、港航、工商、稅務等多個部門審批、登記和備案，船舶交易鑒證是這眾多政務事項的通行證，是邁開安全航運的第一步，船舶交易檔案所承載的重要性不言而喻。

2 《規定》之檔案管理運行及現狀

目前，宜昌市共有登記在冊船舶3000余艘，二手船買賣交易年均達到100艘左右。通過船舶交易船舶轉讓申請受理、審核、交易掛牌、踏勘船舶、受讓申請、受讓條件審核、確認交易方式、合同細節洽談及簽署、合同鑒證與審核、繳存信用保證金、現場交割、成交登記、交易結算、出具交易憑證、發布成交信息、交易文件歸檔流程運行，產生大量紙質和電子檔案。其中，在審核掛牌交易之前產生的紙質文件有：

船舶所有權證書、國籍證書、檢驗證書、船舶轉讓方和受讓方身份證明、法律意見書（涉訟資產）、所有權單位同意轉讓文件（國資）、代理人身份證明或營業執照、資產評估報告（國有）、抵押權人同意船舶轉讓的書面文件、上市申報書（適用于掛牌公開交易船舶）和其他需要提供的資料，這些文件都需要在上交復印件證書的同時提供原件經審核后在復印件加蓋“與原件核對無誤”章并由經辦人簽字標注日期后才可作為生效檔案；在船舶交易事項完成后需收集船舶交易合同文本和交船合同文本原件、船舶交易鑒證書復印件等。

同時，船舶交易中心適應工作之需和大眾之求，積極自主研發了船舶交易網上辦公系統，將整個交易流程通過船舶交易網絡系統進行全流程痕跡管理，其產生的大量電子化數據和表格信息也需要嚴格按照《檔案管理規定》來收集、整理和備份，確保整個船舶交易中心日常信息有保存、保密信息不泄露。

3 落實《規定》之檔案管理對策

3.1 嚴把檔案準入關

船舶交易中心檔案收集是直接影響一艘船舶登記質量的一個重要環節。一份完整的船舶交易檔案至少應包括：

第一、貫穿整個交易流程、按照運行時間先后順序所產生的相應申請表、審批表、個人身份或企業身份復件、合同書、船舶技術材料、照片、光盤等；

第二、貫穿整個交易流程所接收的相應技術證書要在有效期內，相應合同要有法律效力，確保船舶交易檔案的真實性、齊全完整性和合法有效性是把好檔案準入的最基本要求。

在嚴把檔案準入關時，可以按照一列入、一同步、一參與、一把關的收集方法。一列入：明確海事、船檢、運輸等業務管理部門的崗位職責，把交易中心檔案的收集、整理、查詢列入該中心的職責范圍并責任到人。一同步：交易中心檔案收集工作與評估、簽約、鑒證等活動同步進行，做到事前介入和事中監管。一參與：船舶交易檔案人員同時知曉并參與整個交易活動，對現場形成的文件材料進行現場收集。一把關：把好外出人員帶回材料的收集關。

3.2 用心保存紙質檔案

船舶交易檔案，即與船舶交易流程相關的文字、圖片與音頻及別的類型為載體的原始記錄及文件。自古以來，紙質檔案作為傳統檔案載體在社會所有行業得到了廣泛的運用，為中國社會的前進做出了特別大的貢獻。紙質檔案身為事件記載的原始承載不但具有唯一性的特征，不可隨意復制和更改，同時由于其兼具真實性及直觀性，且鑒定方式簡單，因此它獲得了人們廣泛的青睞。船舶交易檔案其主要載體和來源都誕生于紙質檔案，其相當數量的各種原件的復印件都有紙質載體完成，紙質檔案具有易損壞、無法再生、需要保密等特點，對紙質檔案的保護是檔案工作必須重視的工作和任務。我們應嚴格按照檔案保管要求建立規范檔案室，防檔案老化、防潮、防蟲、防淹，嚴格控制臟污、破裂、紙質腐朽及字跡褪色等種種損傷，并作為科技檔案長期保存。

3.3 嘗試檔案數字化

鑒于社會的持續前進，科學技術的穩步發展和檔案數量的日趨增多，導致傳統的紙質檔案保存方式已然無法適應現代社會的發展，船舶檔案數字化便成了順應社會前進而出現的新型檔案保存方式。

檔案數字化對實現檔案異地保存、永久保存及使用、實現檔案共享、提升檔案使用效率帶來很好的正面影響。檔案數字化是指利用計算機等技術處理手段通過鑒選，原本存儲于傳統載體上的檔案信息進行數字化轉換并加以存儲、保護、檢索利用的系統工程。檔案數字化建設就其本質來說，是管理檔案和開發檔案信息資源為社會活動服務的工作。它以需求為導向，以共享為基點，以優選為前提，以便與檢索、在線利用為發展方向。目前，我局已投入大量資金建立起船檢檔案數字化，船舶交易中心正緊鑼密鼓跟隨其后，變現有科技成果為我所用。

①加強對數字化檔案利用的管理工作。開發研制或直接應用檔案管理軟件程序，運用存儲、檢索、編目等模塊發揮其檔案管理功能。檔案管理系統要根據檔案管理工作的需要更新升級，光盤壓縮要適度，檢索功能要便捷，管理系統要做到與多種軟件兼容，方便資料輸出。

②建立目錄數據庫。根據數量和實際工作需要，檔案工作者對檔案進行分類整理、編目并輔以文字說明，要熟練掌握管理軟件的操作方法，充分利用軟件所提供的各種功能，使檔案目錄工作又好又快完成。將整理好的聲像檔案年份、正題名、歸檔單位和存儲地址進行錄入，建立數據庫，依托數據庫的高效檢索系統，通過計算機對所有查詢的檔案信息進行索引，提供高效、便捷的查詢服務，確保檔案數字化的質量，對歸類不清、收集不完整的檔案改進和補充。

③開發網絡資源。及時掌握網絡資源，了解各學科前沿信息，對網絡資源進行篩選和重組，使其和聲像檔案相結合。以網絡資源為基礎，根據用戶制定服務計劃，將有用的信息推送給用戶，用戶可以通過一定的方式，得到文字、圖像、多媒體為一體的信息資源，檔案工作者可以將新的聲像檔案信息上傳到網上，實現信息共享。

3.4 提高檔案人員素質

提高檔案管理人員素質，是加速檔案管理提檔升級，推動檔案事業發展的關鍵。俗話說得好：謀事在人、人定勝天。作為一名船舶交易中心檔案工作者，應該具有良好的業務素質和政治素質。一方面應積極攻修個人綜合文化知識和熟練的業務技能，熟知相關的經濟、外語、計算機、網絡等學科文化知識。對《物權法》、《合同法》、《公司法》和《船舶登記管理條例》、《船舶檢驗規則》等法律要有一定掌握，對海事、船檢、營運等相關辦事流程要熟知一二；同時，要樹立職業道德和良好工作態度，加強政治紀律，熱愛檔案事業，全心全意為民服務。

一艘船舶也許就是一方船東的全部家業，倘若工作不慎，將會給老百姓帶來巨大損失，我們要時刻保持清醒頭腦、細致入微工作，把船舶交易檔案管理當作一項嚴肅的政治工作，以“增強服務意識”和“主動服務”為宗旨，全心全意服務一方航運市場。

作為一名素質尚好的船舶交易檔案管理工作者，檔案材料收集要變“伸手派”為“先行官”，變“給多少收多少”為“該收多少就收多少”，檔案整理由“今日檔案明日整理”為“明日檔案今日歸檔”，檔案利用變“隨便用”為“合法用”。

宜昌，一座年青而充滿活力的長江中游城市，蘊藏著豐富的水能資源。長江流經市域237 km，清江流經市域153 km。此外，三峽水力樞紐工程還有10 km以上的河流99條。宜昌市內河流總長3 793 km，河流密度計每平方公里0.18 km。隨著三峽工程的興建，宜昌已成為國內外游客向往的熱點。三峽之一的西陵峽，位于本市境內，其奇峽險灘，令人嘆為觀止，有“西陵山水天下佳”之稱；長江支流清江巴人故里，這里有隔河巖水利工程、土家族發祥地“武落鐘離山”，被稱為800里畫廊，日接待國內外旅客過千人；漢匈和親使者王昭君和愛國詩人屈原，都從三峽大壩所在地秭歸母親河香溪走出去。三峽捧出宜昌市，世界崛起水電城。近年，隨著滬蓉西高速公路和宜萬鐵路的修建，三峽航運中心的打造，以及其它重大基礎設施項目的建設，宜昌將形成公路主骨架、鐵路大動脈、水運大通道、空中大走廊、港站大聯運的交通新格局，宜昌將成為中西部結合的重要交通樞紐和現代物流中心。2016，“十三五”偉大宏圖開局之年，一軸兩翼九區一中心（以長江為發展主軸線，以清江和香溪河為航運發展兩翼，以茅坪、太平溪、紅花套、云池、白洋、田家河、枝城、七星臺、峽口九個作業區和長江三峽國際游輪中心為重點，加快建設三峽樞紐港）三峽樞紐港港口規劃布局和習近平總書記的長江經濟帶綠色發展總戰略將宜昌再次委以重托。

時不我待，只爭朝夕。我們將搶抓機遇、順勢而為：以《規定》為綱，促船舶交易檔案管理，寫好“船”的發展篇章！

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