辦公自動化中的計算機技術(shù)應用

王宗運　于敏

摘要：辦公自動化指的是一種綜合、全面的辦公方式，利用計算機信息技術(shù)對圖文演示、文字處理、表格數(shù)據(jù)進行處理。隨著辦公自動化的深入推廣，企業(yè)的辦公效率得到了明顯的提升。筆者闡述了辦公自動化的概念和應用現(xiàn)狀，并且提出了辦公自動化的應用策略，以期為提升辦公自動化應用成效提供一些有益參考。

關(guān)鍵詞：辦公自動化 計算機技術(shù) 應用

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2016）08-0237-01

辦公自動化是結(jié)合了現(xiàn)代化辦公理念和計算機技術(shù)的高效辦公模式。辦公室自動化憑借通信技術(shù)、自動化技術(shù)和計算機技術(shù)等大大優(yōu)化了目前的企業(yè)組織管理結(jié)構(gòu)，不僅顯著提升了員工的工作效率，同時也促進了管理體制的改進調(diào)整。通過自動化辦公，各部門工作人員可以更好的協(xié)同辦公，進而提升了決策一致性，提升了決策效能。

1 辦公自動化的概念和重要性

辦公自動化是信息時代下計算機技術(shù)快速發(fā)展的衍生物，指的是處理辦公室內(nèi)部事務、信息的自動化辦公系統(tǒng)。辦公自動化應用了計算機的網(wǎng)絡(luò)通信、硬件、軟件、和相關(guān)辦公設(shè)備，對辦公信息進行收集、加工、儲存、傳輸、維護及更新，將員工個人辦公系統(tǒng)、部門辦公系統(tǒng)、企業(yè)信息發(fā)布系統(tǒng)、企業(yè)事務管理系統(tǒng)、辦公文檔管理系統(tǒng)等整合成一個整體的系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)[1]。

2 辦公自動化中的計算機技術(shù)的作用分析

2.1 辦公自動化技術(shù)研究

辦公自動化的產(chǎn)生得益于自動化辦公技術(shù)的研究，可以有效的處理和集成辦公信息，并且實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)數(shù)據(jù)交換、資源共享、高效處理企業(yè)數(shù)據(jù)的功能。計算機不僅讓企業(yè)內(nèi)部可以高效的運作，同時也大大提升了企業(yè)的績效。在日常辦公中，企業(yè)也需要借助多媒體展示技術(shù)和信息處理編輯技術(shù)來進行企業(yè)形象和企業(yè)文化內(nèi)容的展示。辦公自動化不僅能讓企業(yè)內(nèi)部的各類事務透明化、公開化，而且可以有效的管理戰(zhàn)略人力資源，進而提升企業(yè)的收益。

2.2 方面查找、處理辦公資料信息

企業(yè)工作人員在日常自動化辦公中，可以應用多種的計算機軟件來處理大數(shù)據(jù)。例如在辦公最多使用的軟件Excel，這個軟件擁有強大的數(shù)據(jù)處理分析能力，可以實現(xiàn)對辦公數(shù)據(jù)的自動運算，使用者只需要把各項原始數(shù)據(jù)輸入到表格中，經(jīng)過簡單的設(shè)置，點擊功能按鈕就能得到篩選、統(tǒng)計、計算的結(jié)果。同時，可以應用折線圖、條形圖、餅圖等統(tǒng)計圖形式來展示數(shù)據(jù)的統(tǒng)計結(jié)果，這大大簡化的財務計算工作[2]。

不管是企業(yè)單位還是政府部門，其工作內(nèi)容都包括對辦公檔案的查找、傳輸和儲存。以往的檔案主要是紙質(zhì)文檔，雖然可靠性強，但是不方便后期的檢索、查找，同時也占用了較多的儲存空間，紙質(zhì)檔案在存檔之后，很少會再次取出使用，這是對檔案信息資源的極大浪費。所以在構(gòu)建了辦公自動化之后，就可以用電子檔案逐漸替代紙質(zhì)文檔，工作人員需要做的就是把工作數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中。當前情況下，辦公計算機軟件已經(jīng)有了一定的進步，可以用專業(yè)的軟件來編撰電子檔案，并且通過設(shè)置能夠按檔案部門、內(nèi)容、時間的不同進行自動歸檔操作。企業(yè)檔案系統(tǒng)還具備信息共享功能，企業(yè)員工可以方便的查看檔案信息資源，只要輸入相關(guān)帳號密碼就可以從網(wǎng)絡(luò)檔案資料庫中搜索到需要的數(shù)據(jù)和文本。這不僅大大降低了檔案查找難度，同時也發(fā)揮了檔案的作用[3]。

2.3 建立信息技術(shù)發(fā)布平臺

企業(yè)單位主要是利用網(wǎng)絡(luò)平臺來進行信息的發(fā)布以及交流在，現(xiàn)今很多企業(yè)都利用網(wǎng)絡(luò)來進行操作，企業(yè)的會議、論壇以及招聘等活動信息等。員工能夠在網(wǎng)絡(luò)信息平臺上進行交流合作，同時能夠發(fā)布一些信息，促進信息的傳播，員工能有效了解單位的時事動態(tài)，并且會提供單位職工電話號碼查詢，促進員工與外界的溝通。各級領(lǐng)導與員工一統(tǒng)一的平臺中進行交流，方便領(lǐng)導對員工有一個全面的了解，同時也能利用手機等媒體設(shè)備進行辦公，有效提升了企業(yè)工作與管理的效率，促進企業(yè)長遠的發(fā)展。

3 提升辦公自動化中計算機技術(shù)的應用成效的策略

3.1 增加對辦公系統(tǒng)的資金投入

生產(chǎn)和銷售是決定企業(yè)收益的兩個重要部分，大部分企業(yè)由此忽視對辦公系統(tǒng)的資金投入。企業(yè)管理這需要認識到，辦公系統(tǒng)是連接企業(yè)各部門員工的關(guān)鍵銜接點，決定著企業(yè)員工的辦事效率。所以，對辦公硬件、軟件的及時更新以及對企業(yè)員工的定期技術(shù)培訓都是十分必要的，是有效的資金投入。

3.2 選擇合適的計算機辦公軟件

計算機技術(shù)的發(fā)展速度非?？欤k公自動化的基礎(chǔ)又是計算機技術(shù)。所以想要讓辦公系統(tǒng)能夠跟得上時代的步伐，就必須選擇合適的辦公軟件。辦公軟件行業(yè)競爭較為激烈，所以可以選擇的計算機辦公軟件十分豐富。相關(guān)人員在選擇辦公軟件時，需要首先明確自身需求，而后考察軟件的功能和企業(yè)的辦公需求是否相對應，尤其是在選擇國外的計算機辦公軟件時，需要著重考慮軟件在本公司的適用性，因為國內(nèi)外的環(huán)境差異，軟件在細節(jié)方面會有差別，容易出現(xiàn)無法正常使用的問題。與此同時，還要考慮軟件的系統(tǒng)兼容性，如果軟件和公司硬件設(shè)備不兼容，那么大價錢買來的軟件就成了擺設(shè)。

3.3 做好對設(shè)備的維護工作

計算機屬于消耗型高科技設(shè)備，所以需要加強對辦公硬件、軟件的保養(yǎng)工作。企業(yè)員工在使用中，應注意不要讓計算機長時間超負荷的運轉(zhuǎn)，并且需要自主學習一些計算機維護技巧和殺毒軟件使用技巧，對工作電腦定期進行優(yōu)化和殺毒處理。企業(yè)要需要定期的聯(lián)系專業(yè)維護人員對辦公設(shè)備進行檢查和專業(yè)維護，只用這樣才能將低辦公設(shè)備的故障率，延長辦公設(shè)備的使用壽命，從而保障員工工作的正常開展。

4 結(jié)語

綜上，在辦公自動化中應用先進的計算機技術(shù)可以為公司員工減輕負擔，顯著提升其工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更高的價值。為了充分優(yōu)化辦公質(zhì)量，企業(yè)工作人員需要加強對計算機信息技術(shù)的學習，以此來適應社會和企業(yè)對人才的要求。

參考文獻

[1]韓小強.網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)構(gòu)架設(shè)計綜述[J].中小企業(yè)管理與科技，2015（21）：58.

[2]張宏宇.計算機網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化探討[J].嘉興學院學報，2014（64）：67-68.

[3]雍訓.基于WEB的辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].山西廣播電視大學學報，2015（32）：16-17.