探討辦公自動化中的計算機技術應用

張紅

【摘 要】隨著經濟的快速發展，現代企業應用自動化辦公模式越來越普遍，主要是用來處理逐漸增多的企業信息與數據。在辦公自動化中，計算機技術的應用貫穿于自動化全過程，能夠有效提高信息處理速度。文章主要探討了企業自動化辦公中計算機技術的應用，從中分析出提高計算機應用效果的方法及措施。

【關鍵詞】辦公自動化；計算機技術；應用

當前，大多數企業采取辦公室作業的方式，對企業經營及銷售等過程進行處理。辦公室工作常常需要借助計算機來完成，尤其是隨著當前辦公自動化的建立，計算機技術的作用更加突出，幫助企業員工提高信息處理效率，提高企業產能，因此，推廣辦公自動化的形式，與計算機技術緊密相關。

1 辦公自動化的基本概念

辦公自動化是順應計算機的發展衍生出的新概念，使企業在經營過程中，運用先進的科學技術，對資源進行合理的分配與使用，從而提高企業員工的工作效率及工作質量，幫助企業領導者進行合理的決策，以期獲得更高的經濟收益。辦公自動化具體包括圖像、文字、音頻、數據等的收集，自動化的主體是人才，先進的科學技術是依托，兩者有效結合才能形成新的辦公模式。

辦公自動化的特點是：①智能化。實際工作中，包括處理公文內容、漢字識別、意外情況處理、輔助決策等，都采取智能化的處理手段，使得此類工作變得更加快捷與方便；②集成化。辦公自動化充分借助計算機技術，將計算機軟件、硬件、網絡、員工等有機的結合在一起，同時將社會信息與企業內部辦公體系聯系起來，形成一個開放化的辦公系統；③多媒體。辦公自動化能夠對圖像、文字、表格等內容進行快速處理，大大提高員工的工作效率。

2 計算機技術在辦公自動化系統中的作用

2.1 促進企業員工的溝通與交流

傳統的辦公室環境具有較強的約束性與紀律性，不利于員工的交流。辦公自動化的建立，應充分借助計算機技術的便利，員工之間可以使用QQ、MSN等通訊工具進行內部交流與學習，增強員工之間的感情，使各項業務連接緊密。在實際工作中，辦公人員只需進行簡單的手動操作，就能完成信息的收集、分析與處理。

2.2 提高工作效率

傳統的辦公室模式在文件的編寫、通知及總結需要花費大量的時間，采取書面表達的方式，工作效率往往比較低下。而使用計算機進行自動化辦公，則能夠大大縮短這些操作的時間，員工可以準確、及時的將文件發送給領導，并獲得及時的反饋，有效提升員工的工作效率。

2.3 有利于企業進行管理與決策

計算機技術的應用，幫助企業領導進行決策與管理，領導將決策需要用到的信息采取郵件發送的方式傳遞給員工，由員工完成收集與統計，然后形成表格或者文字，再以郵件的形式發送給決策者，這有利于提高企業管理的現代化水平。

3 辦公自動化中計算機的應用策略

3.1 加強辦公自動化以及計算機技術的宏觀調控

很多小型企業由于資金的限制，在計算機的建設上往往比較落后，辦公自動化并沒有真正意義上的實現，計算機軟件與硬件水平較低。同時，企業對員工計算機技術的培訓也較少，這使得企業不能有效發揮辦公自動化的功能，嚴重制約了企業的發展。所以，在企業辦公自動化的建設上，企業相關領導者就必須做好辦公自動化及計算機技術應用的宏觀調控，從資金投入到人員培訓上給予足夠的重視，結合企業的實際需求，選擇適合企業辦公的應用軟件。

3.2 建立健全辦公自動化管理體系

企業在引進計算機技術時，一定要有針對性進行選擇合適的自動化系統軟件，結合企業的實際情況，選擇合理的應用軟件。例如，在計算機軟件的選擇上，選擇一些價格較低，但是能夠處理企業各種信息的軟件，一方面降低企業的投資，另一方面又能提高企業員工的工作效率，實現企業經濟效益的最大化。

3.3 提高企業計算機技術人員的專業水平

隨著計算機技術在企業中的地位不斷提升，因而企業對計算機操作人員的專業要求也越來越高。為了適應企業的這種需求，要求企業加大計算機操作人員的培訓力度，為辦公自動化的完善提供有利的支持。比如，作為企業計算機技術人員，要求掌握專業的計算機危險防范技術，對企業計算機設置安全防火墻、殺毒軟件、問題處理等，保證計算機的安全運行，防止信息處理過程因為計算機漏洞造成信息泄漏的情況。此外，隨著信息技術的快速發展，還要求企業計算機操作人員掌握先進的技術與理論，及時更新自己的計算機知識庫，滿足企業自動化辦公的要求。

4 結語

總之，辦公自動化作為當前企業經營的重要模式，有利于企業成本的節約，提高員工的工作效率，同時為企業領導層的決策與管理提供合理依據。而計算機技術作為辦公自動化系統的重要組成，隨著信息技術的不斷發展，計算機技術將面臨新的改革與發展，朝更加智能化、系統化方向發展，這對促進辦公自動化的完善，提高企業市場競爭力有重要意義。

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[責任編輯：王偉平]