如何提高高校檔案管理工作的水平

白敏

【摘要】本文首先對開展高校檔案管理工作的意義進行了闡述，然后針對目前高校檔案管理現狀及存在的問題，提出了幾點改進對策。

【關鍵詞】高校檔案管理；問題；對策

一、開展高校檔案管理工作的意義

第一，檔案資料能夠為高校各項工作的開展提供準確真實的數據信息，并且為高校未來的發展服務。比如學校過去科研活動、教育成果的記錄都可以為當前教育教學工作提供可借鑒的經驗；通過學生檔案能夠使教師對學生的了解更加全面，便于學生管理工作的高效開展。第二，在當前的社會發展時期，高校要想實現信息化和智能化轉型，必須依靠檔案資料中大量的數據信息資源，為高校信息化建設提供信息支持。由此可見，在新時期加強對檔案的重視，提高高校檔案管理水平至關重要。

二、高校檔案管理現狀及存在的問題

（一）檔案管理工作沒有得到足夠的重視。目前，很多高校都認為檔案管理工作不會給學校帶來實質性的效益，這種錯誤觀念嚴重影響著檔案資源的開發利用，也不利于檔案管理整體水平的提高。另外，高校在制定發展規劃和戰略目標的時候也很少將檔案管理工作包括在內。重視程度不足成為了制約高校檔案管理水平提升的一個關鍵因素。

（二）相關制度體系不夠完善。由于思想認知上的誤區以及對檔案管理的不重視，很多高校都沒有根據自身實際情況建立一套完善的檔案管理制度體系，甚至部分學校都沒有配備專門的檔案管理部門和人員，導致檔案管理工作隨意性較強，檔案整理不及時、不規范，檔案信息不完整、檔案遺失等問題普遍存在。因此，要想切實提高高校檔案管理水平，必須對相關的制度體系進行完善，為檔案管理工作的規范有序開展提供依據。

（三）檔案管理方式落后。目前制約高校檔案管理水平提高的一個關鍵因素就是檔案管理方式落后，部分高校仍然采用傳統手工的方式開展檔案管理工作，沒有將網絡技術、信息技術以及學校數據庫等資源有效應用到檔案管理工作當中，檔案工作難以為高校的建設發展提供優質高效的信息服務，檔案管理信息化水平不高，檔案資源開發利用效率低下，制約了檔案管理整體水平的提高。

三、提高高校檔案管理工作水平的對策

（一）轉變觀念，提高對檔案管理的重視。要想從根本上提高檔案管理的綜合水平，最為關鍵的就是需要高校及時轉變觀念，充分認識到檔案管理對于高校建設發展的重要意義，從資金、政策、人力資源等方面予以支持，并將檔案管理工作納入到高校整體的發展規劃當中。加強對檔案管理的宣傳，從整體上樹立檔案管理意識，使學校各部門積極配合檔案管理工作的開展，為檔案管理工作的有序高效進行營造良好的氛圍。

（二）加強高校檔案管理制度建設。首先，高校要建立明確的責任制度體系，設立專門的檔案管理部門，并配備專業的檔案管理人員。其次，制定具體的檔案管理工作目標，明確各部門的職責，使其積極配合高校檔案管理工作的開展。最后，建立完善的檔案工作規范，對檔案的收集、整理、裝訂、歸檔與借閱等各個流程均給予明晰的規定，確保制度的嚴格落實，對于違反規定的行為和人員要進行嚴肅處理，從而提高高校檔案管理工作的整體效率和科學化水平。

（三）加強高校檔案管理信息化建設。高校需要從以下幾個方面加以改進和完善。第一，學校要加強自身信息化基礎設施建設，建立一套完善的信息化檔案管理平臺，選擇或者開發適合自身檔案管理實際情況的檔案數字化管理軟件，保證軟件的規范性、兼容性和實用性，并且具備滿足高校檔案管理的基本功能需求，充分利用學校的網絡、技術方面的優勢保證數字信息的暢通傳輸，從而提高檔案信息化管理效率。第二，高校要加強對電子檔案的收集整理和歸檔，對紙質檔案進行數字化處理，對不同類型的檔案存儲介質進行科學保存，確保檔案資料的安全、完整，并對檔案資源進行分類整理，深化檔案管理服務功能，從而為檔案資源的開發利用提供支持。第三，高校要做好檔案信息管理系統的安全防護工作，確保網絡信息環境安全，避免系統被入侵而造成檔案被泄露或損壞，確保檔案資源的安全完整。

（四）提高檔案管理人員綜合素質。檔案水平管理的高低、質量的優劣在很大程度上取決于檔案管理人員的素質。因此高校要注重對檔案管理人員的培訓，首先在思想觀念方面進行教育，使檔案管理工作人員樹立良好的職業道德意識和敬業精神，確保檔案工作人員能夠本著認真負責的態度開展檔案管理工作。其次，高校要特別關注檔案人員的繼續教育，強化檔案人員的信息意識和檔案意識，提高他們對檔案信息的搜集、分類整理和分析辨別能力，在相關人員需要檔案服務時能夠為其提供需要的檔案數據信息。然后，高校還要加強對檔案人員的技能培訓，使其掌握檔案信息化管理所必須的知識和技能，能夠運用現代化管理知識和先進的技術設備開展檔案工作，從而使檔案管理能夠更好地為高校其他各項工作服務。最后，高校還要適當提高檔案人員的薪資待遇，加大高水平檔案人才的引進力度，優化檔案部門人員結構，提高檔案管理人員的工作積極性，進而促進檔案管理工作水平的提高。

綜上所述，高校要從多方面加以改進，提升檔案管理的水平。要轉變觀念，提高對檔案管理的重視，完善高校檔案管理制度建設，提高檔案信息化管理水平，還要不斷提升檔案管理人員的綜合素質，確保檔案管理工作能夠規范高效地開展，從而使高校檔案管理水平從根本上得到提升。

【參考文獻】

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