數(shù)字化管理在國土資源檔案管理中的適用性研討

孫影

【摘要】本文在初步探索數(shù)字化管理在國土資源檔案管理中適應性的基礎上，對數(shù)字化建設措施進行了分析，希望能為國土資源檔案的數(shù)字化管理提供相應的支持和借鑒。

【關鍵詞】國土資源；檔案管理；數(shù)字化；適用性

數(shù)字化檔案管理主要指將檔案信息借助模擬技術向著數(shù)字化信息方向轉化，并對已經(jīng)轉化為數(shù)字形式的檔案信息進行合理管理的活動。一般情況下，數(shù)字化檔案具有存儲簡單、所占空間小的優(yōu)勢，在實際管理過程中檔案信息的安全性也會有所提升。同時，借助現(xiàn)代多媒體手段還能夠實現(xiàn)對數(shù)字化檔案信息的資源整合，并將不同類型的檔案制定成規(guī)范格式，分類在數(shù)據(jù)庫中存儲，便于檔案信息的檢索和共享，也能夠顯著提升國土資源檔案的有效利用率，為國土資源管理提供相應的輔助。

一、國土資源檔案數(shù)字化建設的內涵和主要意義

對國土資源檔案進行數(shù)字化處理，具體而言就是使用較為先進的數(shù)字化技術將傳統(tǒng)紙質檔案轉化為數(shù)字化檔案，使國土資源檔案逐漸轉變?yōu)閿?shù)字化資源的過程，在這一轉化過程中，所使用的軟硬件設備主要有掃描儀、計算機、圖像處理技術以及計算機存儲系統(tǒng)等等，只有合理利用這些軟硬件設施才能夠完成對檔案資源的快速轉換，切實推進國土資源檔案的數(shù)字化管理進程。

當前我國現(xiàn)存的國土資源檔案主要以紙質檔案為主，這種檔案以紙張為載體，相較于數(shù)字化其存儲空間大、檔案資源使用和共享存在一定的難度。而隨著信息技術的發(fā)展，信息化進程逐漸加快，電子計算機技術在檔案管理中的應用也逐漸增強，國土資源部門已經(jīng)認識到信息化的優(yōu)勢，開始嘗試建設數(shù)字化檔案，在國土資源檔案管理工作中出現(xiàn)了紙質檔案和電子檔案共存的多元局面。同時，在時代發(fā)展進程中，這種多元化的檔案資源局面必然會隨著信息技術應用趨勢的加強向著數(shù)字化管理方向傾斜，檔案管理工作也將轉變?yōu)閷?shù)字化檔案資源的管理。唯有如此，才能夠真正實現(xiàn)對檔案的規(guī)范存儲和高效開發(fā)，國土資源檔案的有效利用率也才得以顯著增強，最終實現(xiàn)造福社會，同時提升檔案管理經(jīng)濟和社會效益的目的，為國土資源檔案管理工作在未來獲得更好的發(fā)展奠定堅實的基礎。

二、數(shù)字化管理在國土資源檔案管理中的適用性

（一）數(shù)字化檔案的建設和管理能夠滿足國土資源檔案多元化管理需求。現(xiàn)階段，隨著社會的進步和城市化進程的加快，我國國土資源建設逐漸增多，國土資源檔案也更為復雜，檔案類型呈現(xiàn)出多元化發(fā)展趨勢，基本包含綜合類檔案、測繪類檔案、地籍信息檔案等等，并且檔案存儲載體也不盡相同，如影音檔案、電子檔案、紙質檔案等，同時在這些大的類別下還可以劃分出不同的子類型，如國土資源地籍檔案就可以更為具體地劃分為國有土地和私有土地兩種形式。因此基于當前我國國土資源檔案的多元化發(fā)展特征，在實施檔案管理的過程中也應該重視對多元化管理手段的探索，在實際管理過程中對不同類型的檔案進行合理劃分并實施統(tǒng)一管理，進而存儲到大型數(shù)據(jù)庫中，能夠充分表現(xiàn)出數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，以及數(shù)字化檔案在多元化國土資源檔案管理中的適用性。

（二）數(shù)字化管理能夠與國土資源檔案管理的繁雜性相適應。在對我國國土檔案進行科學管理的過程中，由于國土資源檔案管理具有較強的特殊性，不僅種類繁多，而且不同的檔案類型所適用的管理方式也不盡相同，檔案管理的流程相對復雜，因此為了進一步提升管理質量應該借助較為專業(yè)的檔案管理知識，使用智能化的管理手段，真正實現(xiàn)管理工作的規(guī)范化、標準化和有序化。而數(shù)字化檔案管理的應用能夠實現(xiàn)對檔案資源進行數(shù)字庫和知識庫之間的轉變，進而借助智能信息處理系統(tǒng)完成對數(shù)字化檔案的分析和整理，對于檔案管理效率和效果的提升產(chǎn)生著相應的積極影響。

（三）數(shù)字化檔案在國土資源檔案管理更替性方面的適應性較強。我國國土資源檔案不僅種類繁瑣并且受到地方國土資源的影響不斷發(fā)生著一定的變化，因此只有借助數(shù)字化系統(tǒng)才能夠解決對不斷變化著的檔案的更新和管理。簡單地說，就是隨著城市化進程的加快和地籍信息更新頻率的不斷提升，原有的人工管理模式已經(jīng)無法與當前國土資源檔案管理需求相適應，因此必須借助智能化和數(shù)字化的手段對國土資源檔案加以管理，最大限度地避免信息更新錯誤的產(chǎn)生，促使國土資源檔案管理的實效得到一定的提升。

（四）數(shù)字化檔案管理還能夠適應國土資源檔案管理整體性的要求。在我國，國土資源檔案是國土資源檔案信息和資源的綜合體，因此必然具有較強的系統(tǒng)性和完整性，不同檔案資源之間存在一定的聯(lián)系，所以必須實施統(tǒng)籌管理。而這種統(tǒng)籌管理工作量較大，對工作的準確性要求極高，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)問題必然會對整體管理產(chǎn)生不良影響，進而造成巨大的損失。可見，傳統(tǒng)的人工管理模式已經(jīng)無法適應國土資源檔案管理的整體性需求，因此必須借助較為先進的數(shù)字化技術建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，通過計算機技術對檔案進行統(tǒng)一的管理，即使發(fā)現(xiàn)錯誤也可以借助數(shù)據(jù)的調整加以彌補，保證檔案管理工作的順利進行，為國土資源檔案管理工作的良好發(fā)展奠定基礎。

三、新時期進一步加強國土資源檔案數(shù)字化建設和管理的措施

（一）積極更新管理理念，加強對數(shù)字化國土資源檔案管理工作的重視。在國土資源的實際管理過程中，只有充分認識到數(shù)字化管理應用于國土資源檔案管理中的重要性，檔案管理工作者才能夠逐步結合數(shù)字化管理理念對自身檔案管理工作理念進行更新，進而為積極推進國土資源檔案的數(shù)字化管理而努力。在我國，國土資源檔案管理工作涉及的部門相對較多，并且這些部門的信息無法完全在數(shù)據(jù)庫中進行記載，嚴重影響了檔案管理工作中從數(shù)據(jù)庫到知識庫的轉化，因此在實際管理過程中，必須對管理方式進行有效調整，借助計算機設備和互聯(lián)網(wǎng)積極推行自動化管理，并通過數(shù)字化管理中的強大數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)對檔案資源的有機整合，在管理人員的配合下積極推進數(shù)字化管理轉化進程，切實提升國土資源檔案管理的規(guī)范性。同時，各部門在工作中也應該結合數(shù)字化管理思想對自身管理理念加以更新，自覺在日常工作中將本部門所涉及到的國土資源檔案上傳到數(shù)據(jù)庫中，以自身的努力逐步提升檔案數(shù)據(jù)的完整性和連續(xù)性，為國土資源檔案數(shù)字化管理的有效開展提供相應的支持。

（二）制定分步驟的數(shù)字化管理實施計劃。基于我國國土資源檔案管理工作的復雜性，檔案管理的數(shù)字化建設也存在巨大的難度，基于此，管理人員首先應該明確國土資源檔案管理數(shù)字化建設的難度，認識到這一建設工作的開展需要得到諸多部門的配合和支持，還需要具備一定的人才資源保障。因此應該循序漸進地進行，在具體的實施過程中必須制定合理的實施計劃，再基于實施計劃逐步落實建設資金、實施單位、人才培訓、工作人員意識培養(yǎng)以及基礎設施建設等工作，為數(shù)字化管理工作的開展奠定堅實的基礎。其次，在完成數(shù)字化管理體系的搭建后，還應該組織工作人員對傳統(tǒng)紙質檔案進行數(shù)字化轉換，并對所轉化的數(shù)字化檔案進行嚴格的審查，保證轉化工作的可靠性，確保數(shù)字化國土資源檔案的使用效果。唯有如此，才能夠逐步實現(xiàn)對國土資源檔案的數(shù)字化管理，提升管理實效。

（三）做好數(shù)字化檔案管理的安全性建設工作。相較于紙質檔案管理，數(shù)字化檔案管理最大的缺陷就是數(shù)據(jù)庫信息資源的安全性問題，這也是當今社會在國土資源檔案管理方面推行數(shù)字化建設所必須面對的最大障礙。但是隨著信息安全技術的不斷提升以及對工作人員進行的專業(yè)培訓，現(xiàn)階段數(shù)字化檔案信息資源的安全性已經(jīng)能夠得到一定的保障。因此在加強國土資源檔案數(shù)字化建設的過程中，一定要提升對管理系統(tǒng)安全建設工作的重視，使用高質量的防火墻和安全軟件，并組織專業(yè)的安全管理人員定期對系統(tǒng)進行管理和維護，為系統(tǒng)的安全性提供相應的保障，為國土資源檔案信息的安全管理創(chuàng)造條件。

（四）逐步提升檔案管理人員的綜合素質。工作人員是各項工作得以順利推進的基本保證，在國土資源檔案的數(shù)字化管理建設工作中，工作人員綜合素質的培養(yǎng)也是一項重要的措施，只有逐步提升工作人員在數(shù)字化檔案管理方面的能力和工作經(jīng)驗，才能夠切實推進數(shù)字化檔案管理工作的優(yōu)化開展。在具體操作方面，相關部門在人才培養(yǎng)工作中應該以全心全意為人民服務作為培養(yǎng)宗旨，在此基礎上對工作人員進行專業(yè)技術培訓，不斷提升其檔案管理素質和計算機專業(yè)素養(yǎng)，并適當?shù)叵蚬ぷ魅藛T講解3S技術，使其能夠更為適應新時期數(shù)字化國土資源檔案管理工作的需求，為數(shù)字化檔案管理工作的優(yōu)化開展提供人力資源保障。

四、結語

綜上所述，國土資源檔案管理工作具有復雜性、多元化和整體性的特征，隨著時代的進步，傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)無法適應檔案管理的發(fā)展需求，因此十分有必要基于數(shù)字化管理在國土資源檔案管理中的適用性加強檔案管理的數(shù)字化建設，逐步提升國土資源檔案管理的效率和質量，為國土資源管理的發(fā)展提供更好的服務，促使我國國土資源開發(fā)和管理工作在未來得到持續(xù)健康發(fā)展。

【參考文獻】

[1]朱楠楠.數(shù)字化管理在國土資源檔案管理中的適用性探討[J].黑龍江檔案，2014（6）：95.

[2]丘強.數(shù)字化管理在國土資源檔案管理中的適用性探討[J].中國管理信息化，2015（14）：209-209，210.

[3]魏松華.國土資源檔案管理數(shù)字化思考[J].中國土地，2013（7）：32-33.

[4]陳婷.試推動國土資源檔案管理數(shù)字化發(fā)展的探討[J].今日湖北（下旬刊），2014（11）：77.

[5]張友華.國土資源檔案管理數(shù)字化建設的思考[J].才智，2013（31）：327-327.

[6]周艷燕.國土資源檔案管理數(shù)字化建設探析[J].科技致富向導，2014（15）：281-281，331.

[7]夏來領.國土資源檔案管理數(shù)字化建設芻議[J].消費導刊，2015（9）：195.