現代數字化信息與傳統檔案的一體化管理

張月華

摘 要：隨著我國經濟的持續快速發展，基于本中心的技術檔案管理存在的不足與現代化社會和現代數字化信息大背景下的檔案管理的新常態，談談自己對檔案管理體制與模式的的見解，希望能對單位的檔案管理有所幫助。

關鍵詞：技術檔案；一體化分級管理

一、對檔案管理現狀的思考

我市疾病預防控制中心承擔著群體預防任務，在開展疾病控制、衛生監督監測、科研、教學及健康教育等業務活動中，形成了大量的業務技術檔案。這部分本應構成疾病預防控制中心檔案主體的衛生防疫技術檔案采取的管理模式不盡人意，雖然我市疾病預防控制中心是采用科存檔案站存目錄，但是這些資料平時則分散在科室，每季度對衛生防疫業務檔案集中歸檔的方法。本人認為對衛生防疫業務技術檔案采取一體化分級管理的方法，這樣既符合衛生防疫檔案工作基本原則，又能滿足基層衛生防疫開展業務的需要。

加強建設項目檔案管理工作，是一項長期和艱巨的任務。首先我們要從宣傳檔案的重要性入手，加強各級人員的重視程度使各方人員確實履行職責，認真做好收集、整理、鑒定、保管、統計和利用工作。并在保管與利用過程中體現出檔案的價值和作用。確保檔案的完整、準確。由各科兼職檔案員負責收集、整理、立卷，及時向站檔案室歸檔，交由站檔案室統一保管和提供利用。其次在檔案管理過程中檔案管理者不但要積極探索，及時總結，不斷創新，更要善于學習借鑒其他單位已經成熟的經驗，少走彎路，在防疫工作中不斷發現新問題，找到適應發展與各種變化的新方法，才能更加科學地管理好衛生防疫技術檔案，提高衛生防疫專業工作水平，為單位的科研、生產、管理服務。

二、現代化檔案管理方式的建構背景

隨著我國經濟的持續快速發展的信息化、網絡化的不斷深入，檔案管理也發生了轉變。首先檔案本身在數字信息化的影響下其形式由原先傳統紙質檔案型轉變為計算機的人工智能識別的電子檔案。檔案管理方式也從傳統手工紙質檔案，發展為單機人工智能數據管理方式及局部地區網絡信息管理方式，并且隨著經濟社會管理模式的不斷更新變化其管理流程、方式等也發生了相應的變化。以前手工的檔案雖然未被取消，但是已經嚴重脫離現狀。傳統紙質檔案做為原始第一手真實資料，有著其特殊的意義及歷史憑證。不應該被現代高速高效的人工智能所取代，應該保留其特殊的檔案憑證，像業務工作法規、標準及技術方法的研究檔案，包括有關證書、研究報告、編制說明及驗證報告等；應與現代化的電子檔案一體化發展；為實現檔案一體化分級管理提供幫助。

三、分級管理檔案信息現代化健設的內容

目前檔案信息現代化分級管理下的各科室與單位之間的標準化、規范化嚴重滯后，嚴重影響了現代化信息與傳統信息整體水平的提高。檔案信息一體化包涵各個科室在工作的各個方面和各個環節中業務規范要建立健全的檔案標準化、規范化，才能使分級管理信息自動化相輔相成、互相促進、更好滿足衛生防疫站業務開展的需要。

檔案一體化管理的具體內容 包括分級檔案管理生成控制的一體化、管理流程的一體化及信息利用的一體化。分級檔案管理生成控制的一體化指在檔案最初生成階段、對電子檔案和傳統檔案就是在系統設計階段和檔案的原始資料的采集階段，就應當樹立檔案管理意識，確保生成檔案符合檔案管理功能和要求；流程管理的一體化指對檔案流程實施統籌規劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對檔案信息進行合理協調，使電子檔案和傳統紙質檔案都能發揮最大的作用。電子檔案和傳統紙質檔案一體化發展原則，在實行檔案一體化管理的過程中，必須要遵循全程管理原則，做好歸檔電子文件的技術處理工作，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，而且，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失，工作實行全程管理可以大大提高信息共享，提高效率。

綜上所述，業務技術檔案實行兩級管理信息一體化存檔，是衛生防疫工作貫徹我國檔案集中統一管理基本原則而建立的一種適合基層單位檔案管理模式，它符合衛生防疫系統業務工作的特點和需要。隨著社會科學及業務檔案管理實踐的發展，必將會更加不斷完善，一定會為基層衛生防疫工作業務的開展發揮重要作用。

參考文獻：

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