看Office中的批處理

聶靜 繆亮

引言

批處理只是一個籠統的概念，它包含了許多種功能，我們常用到的Office的三大軟件中隨處都有批處理的身影，如宏的錄制、替換和查找、批量改變圖片大小等。利用批處理功能可以輕松實現一次性批量執行大量的數據，得心應手并貼心優化工作時效。下面筆者以Office 2016為例（注：Office 2007以上版本均適用以下方法），結合教學中遇到的實際問題，介紹一些常用的批處理功能。

Word批量生成信函

班主任的工作一向是最為繁重的，每個學期都要與家長溝通、交流學生在校的各方面情況。家長會前期，教師往往要對每一位學生的情況進行梳理，在信息化飛速發展的今天，如果以表格的形式整理好，然后依照表格中的數據利用Word制作信函，分別發給每位家長，將會大大減輕教師的工作壓力。可假如班里有60位甚至更多的學生，那么教師的工作至少是編輯60次、打印60次，這樣既麻煩又容易出錯。何不利用Word的“郵件合并”向導呢？它能一次編輯、一次打印，快速準確搞定所有信函內容和信函打印。

1.制作信函內容的數據源數據庫（學生信息）

首先啟動Excel 2016，在Sheet1工作表中錄入如圖1所示的“學生信息”數據。將“學生信息”作為信函的數據源保存在指定文件夾中，如“E：＼學校文檔”文件夾。另外，制作信函數據源也可以利用Word表格制作，或者使用數據庫的數據表格制作。

2.制作信函的主文檔

在Word 2016中錄入如圖2所示的“致家長信函”，信函內容的編輯一定與“學生信息”中的數據標題相呼應，注意需要顯示的數據信息位置處暫且不輸入任何內容，并且語句中的標點符號不能省略，內容編輯結束后可以適當地對字體和段落進行格式化處理。將完成后的“信函”作為主文檔保存在“E：＼學校文檔”的文件夾中。

3.建立主文檔與數據源的鏈接

打開“致家長信函”主文檔，執行“郵件→選擇收件人→使用現有列表”，在彈出的對話框中選取在Excel中的“學生信息”文件，點擊“打開”按鈕彈出如上頁圖3所示的“選擇表格”對話框，選中Sheet1$工作表，點擊“確定”之后即使學生的數據信息和主文檔成功建立鏈接。

4.在主文檔中插入域

下面的任務需要把各種數據導入至主文檔。首先將光標移至信函內容“尊敬的”之后，執行“郵件→插入合并域”，這時會出現如圖4的內容。選擇“學生姓名”項為主文檔插入“學生姓名”域。同樣的方法依次在正文第三行的第一個“，”前插入“學生姓名”域，在該“，”后插入“性別”域，再將光標移至“左眼視力”之后，插入“左視力”域等，即在合適的位置插入對應的域名。任務完成后會在插入域后的地方多出類似“《》”的符號，該符號表示被插入域名的位置和名稱，同時也方便教師核對該處域名的插入是否正確。此外，為了讓插入域后的數據突出顯示，可分別為插入的域設置合適的字符格式（如圖5），如字體、字形、字號和顏色等變化。

5.預覽信函、完成合并

執行“郵件→預覽結果”，借助“上一記錄”和“下一記錄”按鈕，可以逐個預覽其他的信函內容。若讓所有的信函處在同一個文檔中，還需要最后的一步設置。執行“郵件→完成→完成并合并→編輯單個文檔”，點擊“全部”生成合并文檔。此時，剛才的主文檔已經神奇地變身為多頁信函，而且各種數據之間互不干擾、清晰明了。因為所有的數據都來源于Excel的“學生信息”，所以學生的數量與合并后的文檔頁數也是一一對應的。完成保存合并后的新文檔即大功告成。如需打印，教師便可愜意地坐等一次點擊帶來的所有信函！

當然，日常教學中教師還會遇到一些類似的操作，如怎樣一次打印所有的獲獎證書？怎樣一次打印所有學生成績單？其實，它們的操作方法和設計信函是一樣的，僅僅只是內容、格式、數據的不同。教師只要確保提供的數據信息準確，設計的主文檔內容合理，利用Word的“郵件”功能建立數據和主文檔之間的鏈接，把域名插入至正確的位置，一定能夠成功得到合并之后的文檔，收獲一次打印后的成果。

Excel批量添加前綴或后綴

使用Excel軟件時，教師經常需要在單元格中輸入相同的前綴或后綴，這樣的操作雖然簡單，可若逐個單元格都需要輸入的話，不但工作量大而且繁瑣枯燥。這里筆者和大家分享一個Excel中批量處理的小技巧，即讓單元格自動添加前綴，或者快速增加原有文檔的前綴。

首先，選擇新的單元格，然后寫入公式“="前綴"&原內容單元格編號”，或者“=原內容單元格編號&"后綴"”，注意公式中的引號要在英文狀態下輸入。完成后拖動右下角的句柄即可顯示批量完成后的效果。

下面以添加后綴為例展現操作過程，為第二列表示水果價格的數字添加單位。選擇單元格B1，寫入公式“=A1&"元/千克"”后點擊回車鍵生成如下頁圖6的效果，拖動B1單元格的句柄可看到批量生成后續行的內容。和B列相比，C列中被單位名稱襯托的數字顯得更有意義。

另外，如果需要覆蓋原有的內容，通過簡單的復制粘貼就能輕松搞定。以上操作使用了公式法為單元格中的某些內容添加前綴或后綴，其實借助修改單元格格式的方法也是可實現的，無論使用哪種方法都在提高辦公效率的同時增加了趣味性。

PPT批量插入圖片

利用PowerPoint制作班級春游相冊時，教師需要將幾十張甚至上百張圖片插入。PPT中插入圖片的方法有很多，如果通過“插入→圖像→圖片”的常規方法，只能完成單張圖片的插入。若使用這個方法將每張照片制作成一張幻燈片，其機械重復的插入過程一定會讓人抓狂。那么如何一次性把所有的圖片插入到PPT呢？“相冊”會幫你解決這個問題。

首先將待插入的圖片都存放于同一個文件夾。然后執行PPT中的“插入→圖像→相冊”，點擊“文件/磁盤”按鈕，彈出“插入新圖片”對話框，選擇在相冊中添加的圖片后點擊“插入”。接著回到“相冊”對話框，這里可以適當調整圖片在幻燈片中顯示的順序、調節圖片的明暗度、設置圖片的旋轉、添加喜歡的相框、設置“主題”等。最后，點擊“創建”后將呈現出多張圖片一次插入的效果，省時省力。

在PPT中體現批量處理的功能還有很多，如添加模板LOGO標志。當教師設計教學用的PPT時，通常會在每頁中放置學校的LOGO，借助批處理便能輕松搞定。執行“視圖→幻燈片母版”，進入母版視圖，在第一張最大的PPT中插入圖片，然后關閉母版視圖回到普通視圖，PPT上就都加上標志了。

有時候教師也會因為教學需求批量導出PPT中的備注。如果每一頁幻燈片都有備注，逐個復制粘貼實在慢得很，而如果執行“文件→導出→創建講義”，再次點擊右邊出現的“創建講義”，選擇“備注在幻燈片旁”，便可以發送到Word，刪除Word中的左邊兩列，剩下的這列就是PPT的全部備注。

結束語

筆者有針對性地介紹了Office常用軟件中涉及的批處理問題，其實批處理的功能遠遠不止文中提到的這些，更多的便捷操作等待我們去發現和嘗試，同時也希望文中提到的批處理功能能為大家的日常工作帶來些許便利。

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