事業單位檔案管理存在的問題與建議

王麗濤

提到檔案和檔案管理工作很多人都覺得并不陌生，但是一些人簡單的以為檔案管理工作就是把相關的紙質材料放進檔案袋中便萬事大吉，殊不知檔案管理工作其實是一項嚴肅又細致的工作，有著極其苛刻的規則和程序，只有在檔案管理工作中遵循這些規則和程序，才有可能把檔案管理這項工作做好。調查顯示，雖然我國在逐年加強對檔案管理工作的重視程度，但就目前狀況而言，由于受到各種因素的影響，事業單位檔案管理仍存在著諸多問題。

一、歸檔材料不重視、不明確

首先，檔案整理作為事業單位的一項工作很多情況下不被重視，特別是一些領導干部對這項工作認識不夠，認為檔案整理工作就是簡單的記錄和保管，不具有重要意義，只要不丟失、不泄密，上級檢查能混過關就行了，因此導致檔案管理工作在事業單位變得異常消極和被動，難以高質量的服務事業單位建設。

其次，事業單位每年會產生大量的文件材料或涉及到工作人員或涉及到單位本身，但并非所有的這些材料都要歸檔，試想一下，若所有的文件都一絲不落的整理歸檔，這必將是一項巨大的工程，其中一些無關緊要的材料，就是在浪費人力物力。很多單位尤其在檔案管理的鑒定工作流程中材料歸檔范圍把握不準確的問題尤為突出。

二、檔案管理工作人員不具備檔案管理能力，甚至存在人手不足的問題

通常來講任何一個事業單位都設有獨立的檔案管理部門，有相應的檔案管理人員，但部分單位的檔案管理人員不具備專業水準，缺乏后期培訓，對于工作的內容處于一種模糊的狀態，并不能完全勝任檔案管理工作；甚至有的事業單位只安排一名工作人員來做這項工作，這就使得材料雖然放入檔案盒中但無法得到及時的整理歸檔，可想而知，工作的效果會大打折扣，更不要說對事業單位的整體發展做出貢獻了。

三、檔案材料制作不符合規定

為了檔案保存和閱覽的方便，我國對檔案中材料的分類、排放次序甚至修整和裝訂都做出了較為明確的規定，但是，很多事業單位不按照規定來制作檔案材料，一方面導致材料本身不美觀且受到了不同程度的毀損，另一方面，對工作中查閱材料造成不便。

四、檔案存放地太過隨意

為了加強對檔案的保護，檔案應存放在防火、防潮、防盜、防蟲蛀的地方，一些事業單位將檔案室設在陰暗潮濕的一樓倉庫，無防盜窗、無鐵門，顯然不利于檔案的保管，還有一些單位缺乏硬件設備，檔案隨意堆積，從而造成材料的毀損和滅失。

五、檔案的保密性不夠重視

我國檔案法明確規定，任何人禁止偽造或涂改自己檔案中的信息，檔案必須做到保密。現實情況卻不容樂觀，很多事業單位的工作人員可以隨意翻看自己檔案甚至進行涂改，檔案管理工作人員卻不予以阻止，毫無保密性可言。

針對以上檔案管理中出現的問題，事業單位應當積極找到相應的解決方法并付諸到實際行動中來，作為事業單位檔案管理人員，本人建議從以下幾點著手：

六、加大對檔案管理工作的重視程度

檔案管理工作關系到事業單位的每一個工作人員，需要得到大家的重視和配合。特別是單位的領導更應該以身作則，遇到檔案管理人員不專業或者不足的情形時，要及時配備；檔案管理制度不完善時，要盡快做出調整。

七、加強對管理人員專業性的培養

任何工作都不是一成不變的，檔案的整理工作在不斷地做著調整，檔案的分類，修整，裝訂格式都會相應做出變化，因此檔案管理工作人員需要定期培訓以適應工作中的變化。

八、檔案材料整理規范化

為保證檔案能夠長期保存和有效地提供利用，對不符合要求的歸檔文件材料進行必要的修整，主要包括對破損文件進行修裱，對字跡模糊或易褪變的文件進行復制，去除文件上易銹蝕的金屬物，對過大的文件進行折疊等。

九、配置適宜保存檔案的專門庫房和必要的設施

檔案質量的好壞直接依賴于它的保存設施，為了使檔案處于一種安全合適的儲存環境，就需要做好檔案的基礎設施建設，建立專門的檔案庫，使用標準的檔案盒，做到防盜、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲。為了使一些電子信息和數據能夠完整的保存，還應當配備計算機和相應的技術管理人員。

十、強化檔案的保密性

檔案管理工作人員在此項工作上應當持嚴肅認真的態度，做到盡職盡責，杜絕出現隨意翻看、涂改檔案的情形，對非檔案管理工作人員，應當向其做好檔案保密的宣傳工作，每個人都能做到自覺遵守要求。

結 語

總之，事業單位檔案管理是一項非常重要的工作，必須引起相關領導和人員的重視，對于工作中遇到的問題，要及時想辦法解決，對于工作中出現的錯誤也要及時糾正，在配備基本硬件設施的同時努力完善適合本單位的科學的檔案管理制度。

（作者單位：河北省水利廳崗南水庫管理局）