淺談醫(yī)院科技檔案的信息化管理

夏令國 王道峰 劉婷婷

走向信息化社會的世紀(jì)，電子計算機的普及應(yīng)用對人類社會活動產(chǎn)生了極其深遠(yuǎn)的影響。以MRI、螺旋CT、DSA等為代表的大型、精密、貴重醫(yī)療設(shè)備，是集聲光電磁技術(shù)、計算機技術(shù)等高新技術(shù)于一體的高科技產(chǎn)品，是現(xiàn)代化醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研活動的重要物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)基礎(chǔ)。社會信息化程度的日益提高為檔案工作帶來了的機遇和挑戰(zhàn)，建立與社會信息化發(fā)展相適應(yīng)的檔案信息化管理服務(wù)體系，成為新時期醫(yī)院檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的必然要求。醫(yī)療裝備價格幾千元至幾千萬元，其使用年限5-10年，少數(shù)設(shè)備可用10年以上。醫(yī)療儀器設(shè)備檔案屬于科技檔案類，這些資料具有原始性、為保證儀器設(shè)備正常運行，必須進(jìn)行嚴(yán)格的管理。醫(yī)院讓病人得到周到、高效的醫(yī)療服務(wù)，不僅要靠現(xiàn)代化的醫(yī)療設(shè)備儀器維系運營，更重要的是還要運用現(xiàn)代化的方法和手段來管理儀器設(shè)備。醫(yī)院科技檔案數(shù)字化就是在信息科技基礎(chǔ)上，對醫(yī)院科技檔案資源進(jìn)行收集、管理的一種復(fù)雜的信息系統(tǒng)，它能夠讓信息檔案的管理工作變得自動化、標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)前，醫(yī)院科技檔案數(shù)字化已經(jīng)成為一種趨勢。為此，醫(yī)院必須借助信息化來推動醫(yī)院設(shè)備檔案管理，是實現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)濟效益和社會效益雙提高的最優(yōu)選擇。

一、我院儀器設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀

一直沿用傳統(tǒng)的檔案觀念，全部是紙質(zhì)檔案，包含案卷編號、案卷分類號、作者、時間、保管期限、卷內(nèi)文件份數(shù)等若干標(biāo)識，形成一個完整的案卷概念。根據(jù)醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)儀器設(shè)備管理辦法的有關(guān)規(guī)定，醫(yī)療機構(gòu)認(rèn)真作好醫(yī)療裝備檔案管理。要求以全國衛(wèi)生行業(yè)醫(yī)療器械儀器設(shè)備分類與代碼為依據(jù)，同時建立醫(yī)療裝備帳目，分總帳和分帳戶，并使用計算機輔助管理軟件，實行計算機管理。要求：1、真實。在設(shè)備從購進(jìn)直至淘汰報廢的全過程中，應(yīng)將各種購置、驗收、安裝、調(diào)試、培訓(xùn)、使用、維修、管理等原始資料存入備查。2、完整。醫(yī)學(xué)裝備檔案必須是保持其壽命周期全過程得完整資料。3、動態(tài)。尤其使用后故障、軟件升級、零件更換、配件增加，尤其修改電路或結(jié)構(gòu)必須真實入檔。由于醫(yī)療設(shè)備檔案管理范圍比較廣泛，大型醫(yī)療設(shè)備儀器大都具有軟件支持擁有微機處理平臺，就必然給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來瓶頸。

二、醫(yī)院儀器設(shè)備檔案管理信息化的存在問題

一種全新的檔案形式——電子設(shè)備儀器檔案應(yīng)運而生，且形成了與歷史悠久的傳統(tǒng)檔案并存的現(xiàn)狀。儀器設(shè)備檔案信息作為醫(yī)院管理系統(tǒng)必不可少的組成部分，與醫(yī)院信息化同步進(jìn)行。

1.科學(xué)技術(shù)不斷地發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備儀器技術(shù)革新特別快。醫(yī)療裝備國內(nèi)外供給方眾多，市場醫(yī)療亂象叢生，設(shè)備儀器供應(yīng)廠商參差不齊，技術(shù)參數(shù)不規(guī)范。如CT類設(shè)備就有飛利浦、東芝、西門子、通用電氣等；DR類設(shè)備就有飛利浦、萬東、西門子、通用電氣、瑞珂等；檢驗室設(shè)備類就有羅氏、雅培、日立、深圳邁瑞、貝克曼庫爾特、希森美康等。醫(yī)療設(shè)備儀器運營后老化、損壞等現(xiàn)象，維護(hù)保養(yǎng)費用在成本中逐年增加，有時維修過程中工程人員能力高低不一、維修水平無法評定。有些維修人員經(jīng)過簡單技術(shù)培訓(xùn)就上班，沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)的經(jīng)歷，更有的人員連設(shè)備上的英文名詞都不懂。更換的配件和材料質(zhì)量不合格，以次充好，有的甚至將舊部件當(dāng)成新部件使用。給設(shè)備都帶了隱患，出現(xiàn)維修質(zhì)量不高，返修率提高，以致于設(shè)備儀器帶病工作，發(fā)生醫(yī)療器械不良事件。

2.軟件接口工作量大，涉及面廣，牽扯科室人員多。設(shè)備儀器管理系統(tǒng)和醫(yī)院管理系統(tǒng)（HIS）的集成必須互聯(lián)互通，各涉及軟件工程師銜接。如涉及醫(yī)生工作站、院長查詢管理系統(tǒng)、財務(wù)核算管理系統(tǒng)、劃價收費系統(tǒng)、住院結(jié)算系統(tǒng)、設(shè)備管理采購系統(tǒng)、護(hù)士工作站、手術(shù)室管理系統(tǒng)、實驗室系統(tǒng)（LS）、病理診療系統(tǒng)、影像傳輸系統(tǒng)等，設(shè)備運營各部門、人員、環(huán)節(jié)，記錄下工作痕跡，以便備查。部門人員多，沒有檔案管理意識，對其進(jìn)行培養(yǎng)工作是個大的系統(tǒng)工作，上班時間三班倒，人員結(jié)構(gòu)不一。

3.傳統(tǒng)對衛(wèi)生材料的采購檔案是紙質(zhì)版，沒有電子版。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，直接向物資設(shè)備供應(yīng)商詢價，談判簽約后，制作完成設(shè)備采購單，驗收后手工入庫，付款單的制作，科室申領(lǐng)，科室設(shè)備檔案臺帳登記。缺點采購信息狹窄、信息有限、中間環(huán)節(jié)多、不透明、不公開、不好管理，形成檔案的真實性比較困難。

4.一些高端醫(yī)療設(shè)備儀器都是建立在傳感技術(shù)、電子技術(shù)、電子計算機、通信技術(shù)基礎(chǔ)之上的，醫(yī)療設(shè)備儀器數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化功能更強，好多醫(yī)療機構(gòu)重視采購輕視管理，從而醫(yī)學(xué)工程維修人員積極性不高，能力不足。目前我國醫(yī)療設(shè)備維保市場巨大，第三方的力量介入，維修人員組成由本院醫(yī)學(xué)工程技術(shù)人員，廠家技術(shù)人員，以維修服務(wù)為重的第三方力量。人員構(gòu)成復(fù)雜，工程師的認(rèn)定，管理醫(yī)學(xué)設(shè)備儀器的數(shù)量和規(guī)格數(shù)量不清，維修配件廠家等問題十分突出。為此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視，將醫(yī)療儀器設(shè)備檔案信息化建設(shè)提到議事日程。

三、醫(yī)院儀器設(shè)備檔案管理信息化的對策

1.加強人員培養(yǎng)，提高人員綜合素質(zhì)。

信息化建設(shè)中專業(yè)人員的素質(zhì)問題，仍然是醫(yī)院設(shè)備儀器檔案信息化建設(shè)的一個瓶頸。在這種情況下，設(shè)備管理部門如何知難而上，使檔案信息化管理成為醫(yī)院信息化的一個重要組成部分，使設(shè)備儀器信息化與醫(yī)院信息化有機結(jié)合、同步發(fā)展，成為醫(yī)院檔案管理工作中的一個主要任務(wù)。隨著辦公自動化、文檔一體化程度的提高，電子文件的產(chǎn)生、傳遞、存儲、歸檔、著錄、保管、利用都將由計算機輔助管理。需要一大批能夠勝任文檔的存儲、編輯、檢索、利用等工作的實用操作人才。需要檔案人員除了要熟悉傳統(tǒng)的管理技術(shù)外，還必須具有較高的數(shù)據(jù)庫知識、計算機操作技能、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。

加強檔案人員保密紀(jì)律教育，強化安全防護(hù)意識。檔案工作人員要結(jié)合專業(yè)技術(shù)工作需要，參加以新理論、新技術(shù)和新方法為主要內(nèi)容的培訓(xùn)，以《檔案法》、《保密法》和《知識產(chǎn)權(quán)法》及其它相關(guān)法規(guī)為準(zhǔn)繩，增強依法治檔的觀念，提高保密意識。對于涉及到單位知識產(chǎn)權(quán)和國家秘密的檔案信息，一定要有高度的責(zé)任心，嚴(yán)格按章辦事。同時，加強全員網(wǎng)絡(luò)安全知識的宣傳教育，做到安全教育經(jīng)常化，防護(hù)知識普及化，以增強和提高機關(guān)全員的安全意識和防護(hù)技能。只有全員自覺遵守網(wǎng)絡(luò)安全的各項規(guī)章制度，密切配合，形成合力，網(wǎng)絡(luò)和信息安全才能有保障。

2.做好醫(yī)院儀器設(shè)備檔案管理的信息化工作

衛(wèi)生和計生主管部門牽頭建立醫(yī)療設(shè)備儀器數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)，各醫(yī)療機構(gòu)將本院醫(yī)療器械的實際情況及時準(zhǔn)確填報，建立信息共享系統(tǒng)平臺。在器械信息輸入中特別要將儀器設(shè)備的零配件信息、質(zhì)量控制信息輸入、售后服務(wù)信息，信息輸入的格式統(tǒng)一尤為重要。衛(wèi)生和計生主管部門要設(shè)置專門人員，統(tǒng)一進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備儀器信息情報收集與匯總，相關(guān)信息包含醫(yī)療技術(shù)信息、招投標(biāo)信息、衛(wèi)生材料信息及儀器設(shè)備、公司維修信譽信息、常規(guī)儀器設(shè)備的第三方維修信息、藥監(jiān)部門的政策發(fā)布信息、醫(yī)療器械不良事件信息等，針對這些醫(yī)療器械的相關(guān)信息要求衛(wèi)生行政部門在收集的同時還要將該信息利用網(wǎng)絡(luò)及時發(fā)布，以滿足基層醫(yī)院的最新信息數(shù)據(jù)調(diào)用。

醫(yī)療器械科需要充分開發(fā)醫(yī)院的HIS系統(tǒng)，將醫(yī)療器械的專業(yè)管理軟件集成其中，要求利用信息技術(shù)加強對注射泵、呼吸機、冰毯機、監(jiān)護(hù)儀、輸液泵等常規(guī)醫(yī)療器械的資源共享管理，避免有些科室設(shè)備閑置，而有些科室設(shè)備不夠用的現(xiàn)象。實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備儀器在一家醫(yī)院甚至同一城市的資源共享，將會有效降低醫(yī)院的經(jīng)營成本，但這需要醫(yī)院HIS信息化的支持，同時也是醫(yī)院在引進(jìn)HIS系統(tǒng)后醫(yī)療器械科協(xié)同臨床各科室必須要加強的工作。

對于衛(wèi)生材料的檔案管理，不但要有系統(tǒng)的控制其數(shù)量和質(zhì)量，還需使用信息化平臺建立耗材使用的評估體系，分析其使用的合理性，嚴(yán)格控制其不合理使用及濫用衛(wèi)生材料，信息化平臺的打造，需要建立更多的臨床效果評估體系及相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)評估體系。

醫(yī)療設(shè)備儀器信息化建設(shè)進(jìn)程也應(yīng)當(dāng)包含售后服務(wù)的信息化管理，特別是對于一個城市的公立醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備維修資源要利用信息化進(jìn)行整合統(tǒng)計，要對各醫(yī)療機構(gòu)工程維修工程師進(jìn)行信息統(tǒng)計，并建立數(shù)據(jù)庫分類；其次對各家醫(yī)院建立儀器設(shè)備信息庫匯總；再次要匯總各家醫(yī)院的維修裝備及工具數(shù)據(jù)信息；還要利用醫(yī)療器械的信息化管理建立維修配件數(shù)據(jù)庫，動態(tài)匯總醫(yī)院各家備存的醫(yī)療設(shè)備維修配件標(biāo)準(zhǔn)。

（作者單位：滕州市中心人民醫(yī)院、山亭區(qū)人民醫(yī)院）