淺析如何做好基層研究所生產檔案管理工作

史海燕

摘 要：產品檔案管理工作是基層研究所一項基礎性工作，文章從目前從事橡膠與密封研究所產品檔案管理工作遇到的問題出發，分析了如何做好基層研究所檔案管理工作相關內容，希望對于目前科研生產院所檔案管理工作具有參考價值。

關鍵詞：基層研究所 產品檔案 檔案管理

中圖分類號：F273.2 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）05-221-01

一、研究意義

生產檔案作為基層研究所產品科研生產過程中的真實記錄，不僅代表著產品生產過程的歷史，也代表著我們單位生產運營的歷史過程，更是促進我們單位事業持續有效發展的重要依據。生產檔案管理工作已成為基層研究所基礎性管理工作不可或缺的一部分，做好基層研究所生產檔案管理工作意義非凡。

二、檔案相關定義與分類

（一）定義

檔案是指企業在研發、生產、經營和管理等活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件。

檔案是指反映企業在研發、生產、服務、經營、管理等各項活動和基本歷史面貌的，對本企業各項活動、國家建設、社會發展和歷史研究具有利用價值的文件材料。

本文所指的檔案是橡膠與密封研究所批量或小批量生產密封劑、橡膠膠料和橡膠制品以及非金屬試驗室檢測過程中形成的、具有保存價值的合同、原材料質量證明、生產流程卡、生產記錄、檢測記錄等具有保存價值的文件材料。

（二）分類

目前基層研究所涉及檔案按檔案性質分，可分為科研生產檔案和產品生產檔案；按體系劃分，可分為質量體系檔案、宇航體系檔案、實驗室體系檔案，本文研究的是產品生產檔案和非金屬試驗室檢測記錄。

三、目前基層研究所檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案意識薄弱

生產檔案管理作為基礎性管理工作往往引不起高度重視。一般情況下，基層研究所大部分人員致力于科研、生產的發展工作，生產檔案工作最為基礎性管理工作，往往不受重視，認為檔案管理工作可有可無，這樣容易導致歸檔不及時甚至檔案缺失的問題。

（二）檔案管理缺乏有效培訓體系

目前基層研究所從事檔案管理工作的均是兼職人員，絕大部分沒有專業的檔案管理知識背景，且人員流動性較大，而歸檔任務繁重，往往都是進行簡單的檔案管理過程培訓，沒有統一的檔案管理相關知識培訓，對于檔案收集人員往往存在檔案收集不全、整理不到位的問題，對于檔案管理人員容易存在歸檔資料檢查不全面、歸檔流程不清晰的問題。

（三）信息不對稱

基層研究所目前歸檔范圍主要包括生產檔案和試驗室檢驗檔案，生產檔案一般依據合同歸檔，兼職檔案管理人員對實際應歸檔數量和合同履行率情況不了解，缺乏統一的信息檢索平臺，只能電話或郵件實時告知及時歸檔，對于實際應完成情況無法考核，這樣容易導致部分合同未歸檔的情況。

四、如何做好基層研究所檔案管理工作

（一）加強領導和員工重視程度

要想持續做好產品檔案管理工作，必須提高領導和員工意識，領導的重視程度直接決定了檔案管理工作的地位。首先，可以成立基層研究所檔案管理小組，由研究所領導為組長，兼職檔案員和各班組長為組員；其次，檔案管理小組對每年檔案管理工作進行部署，年初有計劃、年底有總結，每季度各班組根據實際合同任務進行檔案管理工作總結，并根據獎懲制度進行考核，提高檔案管理工作的重要性；第三，定期組織各班組歸檔人員的溝通交流會，讓從事檔案管理工作的人員感受到該項工作的重要性和價值性，同時也能就實際檔案管理工作中遇到的問題進行交流，切實提高檔案管理從事人員的工作積極性和工作熱情；第四，落實檔案管理工作相關考核激勵制度。通過考核激勵，不僅能夠起到約束作用，同時也能有效調動員工的主動性，提高工作成就感。

（二）建立檔案管理工作培訓體系

基層研究所檔案工作細致、繁瑣，檔案管理工作人員的素質和業務水平在很大程度上決定了檔案管理工作的質量和效率，針對目前基層研究所檔案管理工作人員的設置情況，建立一個有效的培訓體系至關重要。首先，加強崗前培訓。基礎研究所人員流動性大，但交接工作未必做到及時有效和全面，因此對于從事檔案管理工作的人員必須進行崗前培訓，讓其熟悉檔案業務流程。第二，加強檔案管理知識（業務）培訓。這個不僅要針對兼職檔案人員，也要對全員進行宣貫，檔案主管部門可以定期對基層研究所兼職人員進行相關知識培訓，拓展兼職檔案管理員的理論知識和業務水平，同時由兼職檔案人員對其研究所各部門兼職歸檔人員進行知識宣貫，分層逐級提高全員檔案管理意識。第三，不定期組織向外單位先進檔案管理部門學習，了解先進檔案管理經驗和做法，并結合自身工作思考借鑒之處。

（三）運用管理工具進行檔案管理工作

首先，基層研究所根據自身檔案特點，可將檔案管理流程進行標準化作業。檔案管理工作流程主要包括：收集、整理、核對、組卷、保管和管理利用等，基層研究所可以將每一步驟進行標準化作業，每一步驟明確工作流程、負責人、時間節點等要求，讓檔案管理工作更直觀、更標準化；第二，將檔案管理工作納入信息化系統。利用信息化系統，基層研究所檔案管理工作人員可以隨時查閱應歸檔合同情況，實時監督相關人員及時歸檔，保證歸檔資料的齊全性。同時，可將紙質檔案轉化為電子版形式后存入信息化系統，全方位對檔案進行備份和保護。

綜上所述，在新形勢新任務要求下，產品生產檔案管理標志著產品生產的歷史，也是產品生產過程追溯的源泉，做好基層研究所檔案管理工作也越發重要，要求我們在實際工作中不斷持續改進，促進檔案管理工作又好又快發展。

參考文獻：

[1] 王秀霞.關于加強檔案管理的相關思考.中國化工貿易，2014（31）

[2] 賈桂玲.檔案管理存在問題分析及對策.科技博覽，2011（22）

（作者單位：北京航空材料研究院 北京 100000）

（責編：賈偉）