淺析人事檔案的重要性

柯穎

摘 要：人事檔案是人事管理活動過程的產物，它與用人制度有著密切的聯系。隨著人事制度逐步的發展和日益健全。具有神秘色彩的人事檔案，它由哪些材料構成，又反映了哪些信息。人事檔案為什么這么重要。這都是做為個人需要知曉的。

關鍵詞：人事檔案 重要性 構成及解析 法律依據

中圖分類號：F240

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）05-250-02

檔案是指組織或個人在以往的社會活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。我國檔案采取分類管理的方式，檔案按其類別被劃分為文書檔案、科學技術檔案和專門檔案。其中專門檔案中的人事檔案是人事科日常管理工作中最常見的檔案，是每個用人單位了解職工基本情況的非常重要的資料，也是一個人政治生涯中的重要組成部分，是不可小看忽視的。

人事檔案是指將個人從出生到死亡各個時期人事活動中所形成的產物，是一個人一生軌跡的縮寫。檔案記述和反映了個人的經歷和德才表現，以個人為單位組合而成，以備組織考察的文件材料。主要是由其所在組織的人事、勞資、黨委等部門在培養、選拔及任用人員的工作活動中形成的原始記錄。

一、人事檔案的構成及解析

人事檔案總是與機密聯系在一起，是一個讓人覺著神秘的物件。你的檔案，組織可以查閱，而你自己卻不能看；傳遞檔案時，要先將檔案開口處封上密封條并蓋上公章，本人絕對不能接觸到自己的檔案；檔案進行傳遞時，也要通過中國郵政的機密件渠道進行傳遞，而不是快遞公司；那么這個我們自己不能看的神秘物件中到底都裝了些什么呢？

其實在這個神秘物件中所裝載著都是我們每個人在以往的社會活動中形成的，具有個人相關情況的各種紙質記錄的固化信息。人事檔案由十大類材料構成，組織通過查閱檔案就可以反映出個人的相關的各種信息：

第一類：履歷材料的構成：干部履歷表、軍人履歷表、更名材料等。通過查閱可以反映在各個填表時點上，個人的一個全面的歷史情況；個人改名的原因、組織的批復。是領導干部“三齡二歷一身份”的“經歷”的輔助證明材料。

第二類：自傳材料的構成：自傳。通過查閱可以反映個人在各個時期對自我情況的全面介紹、自我的評價及家庭情況、社會關系的簡明情況。

第三類：鑒定、考核、考察材料的構成：個人鑒定、考核表、政治思想品德考查表、干部個人審計報告等。通過查閱檔案可以反映出各個時期個人的年度考核情況；在校期間思想品德表現、社會實踐情況；領導干部離任時對其在任期間的審計考核及審計報告。

第四類：學歷、職稱、科研、培訓材料（分四小類）：

Ⅰ類：學歷、學位的構成：報考表、畢業生登記表、成績單等。通過查閱可以反映出個人的在校學習成績、學習經歷，全日制教育及在職學歷、學位教育情況。是領導干部“三齡二歷一身份”的“學歷”的主要依據。

Ⅱ類：職稱的構成：任職資格申報表、資格考試合格人員登記表。通過查閱可以反映出個人的職稱晉升的過程，同時也是九大類Ⅰ小類工資變動表中職稱聘任的主要依據。

Ⅲ類：科研的構成：創造發明、科研成果鑒定材料，各種著作及有重大影響的論文目錄等材料。通過查閱可以反映出個人的科技技術層次、技術水平、科研成果。

Ⅳ類：培訓的構成：進修結業證書、進修表。通過查閱可以反映出個人的繼續再教育、外出培訓等提高個人思想素質及技術水平的相關培訓。

第五類：政治歷史情況的審查材料：有關干部本人歷史上重要關節問題的審查材料、結論、批復、本人對結論的意見。通過查閱檔案可以反映出在歷史上重要關鍵問題個人及家庭成員的政治表現及其它需要向組織說明的情況。

第六類：參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料：入團志愿書、入黨申請書、入黨志愿書、轉正申請書、培養對象考察表等材料。通過查閱檔案的第六類材料，可以反映個人的政治面貌及參加黨派時間。是領導干部“三齡二歷一身份”的“黨齡”的主要依據。

第七類：獎勵材料：各種榮譽稱號的審批表和事跡等材料。通過查閱檔案可以反映個人的先進、表彰、嘉獎等先進事跡。

第八類：處分材料：處分決定、通報批評材料、刑事判決書、撤消處分等材料。通過查閱可以反映個人處分的原因、級別、組織審查的結果。

第九類：工資、任免、出國等材料（分四小類）：

Ⅰ類工資：各種工資變動審批表、登記表。通過查閱檔案可以反映個人的工資演變情況，同時從該類表格中也可以看出個人的職稱聘任、職務晉升情況，是四大類Ⅱ小類職稱變動、九大類Ⅱ小類職務晉升的相應輔助證明，也是領導干部“三齡二歷一身份”的“工齡”、“經歷”、“個人身份”的主要依據。

Ⅱ類任免：干部任免、工作調動。通過查閱檔案可以反映個人的職務經歷、工作單位的變動情況。是領導干部“三齡二歷一身份”的“經歷”的主要依據。

Ⅲ類出國、出境：出國（境）審批表。通過查閱檔案可以反映個人的因公出國（境）的事由、地點、時間等情況。

Ⅳ類其他：黨代會、個代會登記表等材料。通過查閱檔案可以反映個人的出席縣級以上的黨代會、民主黨派會議的情況。

第十類：其他可供組織上參考的材料。

隨著黨和國家對領導干部管理的要求，對于領導干部是“三齡二歷一身份”（即干部年齡、工齡、黨齡、學歷、經歷和身份）的認定也日益嚴格。其中領導干部的年齡應與選拔、任用、退休有著息息相關的重要性，更是認定的重點內容。

根據中組部、人事部、公安部《關于認真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字〔2006〕41號）對干部出生日期，按干部檔案的最先記載的出生日期為依據。干部的最先記載的相關材料有可能為：第三類思想品德考查表、第四類小Ⅰ類的在校期間填寫的相關材料、第六類的入團志愿書等材料。在早期材料缺失的情況下，干部身份的按第九類小Ⅰ類中的新參加工作人員登記表、大中專畢業生轉正定級表所填出生日期進行認定；工人身份的按招工登記表所填出生日期進行認定；有參軍經歷的，按入伍登記表所填出生日期進行認定；有上山下鄉經歷的，按上山下鄉知青登記表所填出生日期進行認定。

對于個人檔案記載多個出生日期或出生日期與身份證不一致的，按只可改大不可改小原則進行認定。具體認定為：1、因升學、入團、入黨、入伍、招工等因不夠年齡，而將檔案中早期材料記錄的年齡填寫較大時，而后期檔案又將年齡改回的，按即得利原則（即由于填寫較大年齡已經從中得到相關的利益）必須認定為升學、入團、入黨、入伍、招工等時填寫的較大年齡認定。2、在因升學、入團、入黨、入伍、招工超齡，而將檔案早其材料記載年齡填小的，相關部門必須指派專人到公安、教育、醫療部門進行調查取證，按相關認定程序做出認定，并將其年齡恢復成實際年齡。

二、檔案管理的法律依據

《中華人民共和國檔案實施辦法》、《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》及各省的檔案條例、檔案管理辦法。這些法津、法規都是平時日常工作中常用的管理指導法規細則。

三、人事檔案的重要性

人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。

人事檔案是過去工作和歷史情況的真實記錄者，是歷史活動的真憑實證。是第一手的參考材料，是在社會活動中直接形成的，客觀記錄著歷史情況，具有最可靠的憑證。要歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部，人事檔案具有不可替代的作用，是一個重要依據，它為管理部門提供備查的依據。

人事檔案是審查領導干部的過去經歷、思想覺悟、品質能力、社會關系等等，是考察了解和正確選拔使用干部唯一手段。同時人事檔案也代表單位組織和上級領導對個人進行全方位的跟蹤監督，相伴終身。做為人力資源管理者，在日常工作中對人事檔案收集、整理、保存、維護，保證人事檔案的歷史真實面貌。是對個人、組織負責任的一件好事，功在當代、利在千秋的重要事業。

參考文獻：

[1] 《關于認真做好干部出生日期管理工作的通知》

[2] 《干部檔案工作條例》

[3] 《關于加強干部人事檔案管理工作的暫行規定》

[4] 李揚.人事檔案管理問題與對策研究[J].信息化建設，2015（12）

（作者單位：三明市中西醫結合醫院 福建三明 365000）

（責編：玉山）