組織與環(huán)境關(guān)系視閾下的信息部門設(shè)立探討

江林波

【摘要】本研究課題的核心切入點(diǎn)就是信息部門的設(shè)置，選取了組織和環(huán)境關(guān)系這一全新的視角，對信息部門設(shè)置的影響因素、行政組織與環(huán)境的博弈過程等開展了實(shí)證研究，探討不同的博弈方式會(huì)帶來如何不同的效果。最后，本文提出了一系列科學(xué)有效的應(yīng)對策略，希望能夠?yàn)樾姓M織更好地推進(jìn)信息部門設(shè)置提供參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】環(huán)境關(guān)系；組織；環(huán)境因素；信息部門

伴隨著信息技術(shù)以驚人的速度發(fā)展，社會(huì)各個(gè)方面的發(fā)展都越來越依賴于信息技術(shù)的進(jìn)步，新興技術(shù)的誕生、社會(huì)化媒體的快速發(fā)展導(dǎo)致行政組織所處的外部環(huán)境發(fā)生了天翻地覆的變化，這也就要求政府部門的相關(guān)職能能夠及時(shí)順應(yīng)時(shí)代潮流做出合理的調(diào)整和轉(zhuǎn)變。行政組織結(jié)構(gòu)與政府職能之間本就是相輔相成的，后者的調(diào)整必然會(huì)導(dǎo)致前者的變化。本研究課題的核心切入點(diǎn)就是信息部門的設(shè)置，選取了組織和環(huán)境關(guān)系這一全新的視角，對信息部門設(shè)置的影響因素、組織與環(huán)境的博弈過程等開展了實(shí)證研究，探討不同的博弈方式會(huì)帶來如何不同的效果。在上述研究的基礎(chǔ)之上，本文提出了一系列科學(xué)有效的應(yīng)對策略，希望能夠?yàn)樾姓M織更好地推進(jìn)信息部門設(shè)置提供參考與借鑒。

一、信息部門設(shè)置的環(huán)境因素分析

本文首先對信息部門以及環(huán)境因素的概念內(nèi)涵做詳細(xì)的介紹，前者指得是在國家以及省級層面上，那些獨(dú)立于其他政府組織的，專門負(fù)責(zé)信息化管理工作的職能部門，其主要職責(zé)就是重大事項(xiàng)的決策，公共事務(wù)的管理，政策意見的落實(shí)與執(zhí)行，各項(xiàng)工作的監(jiān)督。部門工作人員應(yīng)為公務(wù)員編制或事業(yè)單位編制。本文以新制度主義理論為分析基礎(chǔ)，文章中的環(huán)境因素是指影響信息部門設(shè)置的技術(shù)環(huán)境和制度環(huán)境要素，根據(jù)影響不同分為推動(dòng)因素和制約因素。

（一）推動(dòng)因素：技術(shù)環(huán)境的要求。1.信息技術(shù)發(fā)展的新要求。21世紀(jì)是孕育新興科技的搖籃，3s技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)的誕生將行政組織推上機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的風(fēng)口浪尖，社會(huì)傳媒的不斷變革使得行政組織不得不重新審視其所處的外部環(huán)境。面對不斷涌現(xiàn)出來的新興科學(xué)技術(shù)，一方面，行政組織嘗試將其靈活運(yùn)用到行政管理工作中去，以更好地服務(wù)大眾。另一方面，由于缺乏經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)，行政組織在實(shí)際的運(yùn)作過程中遭遇到了一定的問題和挑戰(zhàn)。行政組織應(yīng)采取積極主動(dòng)的行為，設(shè)置專門的信息部門，以更好地應(yīng)對信息社會(huì)帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。2.政府轉(zhuǎn)變職能，提高行政效率的需要。在信息時(shí)代，政府管理性職能以及服務(wù)性職能的內(nèi)容與要求都有不同程度的提升。社會(huì)更加注重于追求效率，也就意味著對政府部門提出了更高的工作標(biāo)準(zhǔn)。為大幅度提高工作效率，強(qiáng)化政府部門的基本職能以達(dá)到更高的標(biāo)準(zhǔn)，行政組織必須要科學(xué)運(yùn)用信息化手段實(shí)現(xiàn)其工作流程的優(yōu)化升級，也就急需設(shè)立一個(gè)專門的職能部門即信息部門來提供專業(yè)性的指導(dǎo)。

（二）制約因素：制度環(huán)境的約束。1.機(jī)構(gòu)設(shè)置和編制管理等組織制度的限制。根據(jù)新制度主義理論的內(nèi)容，制度及技術(shù)環(huán)境也會(huì)給組織帶來重大的影響。因而，組織必須能夠具備一定的抗壓能力，通過智能定位的調(diào)整和轉(zhuǎn)變實(shí)現(xiàn)與制度環(huán)境的良性互動(dòng)。行政組織也不例外，制度環(huán)境對其內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置的影響和制約是非常大的。此外，對于新設(shè)機(jī)構(gòu)，我國還出臺(tái)了更為嚴(yán)苛的法律法規(guī)。也就是說，新設(shè)部門必須要經(jīng)過極為嚴(yán)格的審批流程，經(jīng)歷復(fù)雜繁瑣的報(bào)備程序。根據(jù)最新的“三定”方案，想要新設(shè)部門首先必須定職能、定機(jī)構(gòu)、定編制。盡管當(dāng)前信息化發(fā)展是大趨勢，但是國家層面上還沒有出臺(tái)具體的規(guī)定和政策指導(dǎo)，信息部門的性質(zhì)及人員編制等仍然是一些模糊的概念，各級政府在設(shè)置信息部門過程中無法遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。2.“精簡機(jī)構(gòu)”制度環(huán)境的制約。從1949年新中國成立起，國內(nèi)經(jīng)歷了好幾十次大大小小的政府機(jī)構(gòu)改革，在這些機(jī)構(gòu)改革中有8次的規(guī)模相對較大，而改革開放以后總共產(chǎn)生了5次政府機(jī)構(gòu)調(diào)整。前面幾次行政機(jī)構(gòu)的改革效果均不甚理想，并且陷入了“精簡一膨脹一再精簡一再膨脹”的怪圈。所以，就當(dāng)下而言，行政機(jī)構(gòu)依然要以“精簡、統(tǒng)一、高效”為首要原則進(jìn)行改革。在 “精簡機(jī)構(gòu)”的推動(dòng)下，很多原有的行政部門會(huì)面臨撤銷或合并，在這種情形下想要增設(shè)新部門的難度與阻力必然會(huì)大大增加，也就更加容易遭受別人的質(zhì)疑。

二、組織與環(huán)境的博弈：順從 、妥協(xié)和挑戰(zhàn)

組織在其發(fā)展過程中不可避免地要面對兩種外部環(huán)境，即技術(shù)環(huán)境與制度環(huán)境。當(dāng)這兩種環(huán)境產(chǎn)生沖突與碰撞的時(shí)候，組織可以采取多種應(yīng)對方式。本文將借助林業(yè)系統(tǒng)信息部門設(shè)置案例進(jìn)行分析。在分析資料的基礎(chǔ)上，有機(jī)結(jié)合學(xué)者Oliver提出的組織制度環(huán)境應(yīng)對戰(zhàn)略，可以大致上把行政組織對制度環(huán)境要求的應(yīng)對方式總結(jié)成以下三種模式。

模式一：順從。在該模式中，行政組織的一系列應(yīng)對策略往往是在較被動(dòng)的境地下采取的。組織嚴(yán)格遵照既定的制度要求辦事，完全忽略技術(shù)環(huán)境效率的重要性。例如在林業(yè)系統(tǒng)這個(gè)案例當(dāng)中，有一些地區(qū)的林業(yè)部門還沒有設(shè)置信息部門。主要是因?yàn)檎M織對于合規(guī)性有著非常高的要求與標(biāo)準(zhǔn)，信息部門的設(shè)置依然無法避免地遭受到制度環(huán)境的限制，他們會(huì)更多地去考慮自身屬性以及發(fā)展的穩(wěn)定性，也就更加傾向于被動(dòng)適應(yīng)制度環(huán)境，將信息部門的設(shè)置工作擱置延后。

模式二：妥協(xié)。與上文中介紹的“模式一”中的行政組織相比，該模式下的行政組織在與環(huán)境的互動(dòng)中采取了更為主動(dòng)的應(yīng)對策略，但就其本質(zhì)而言，依然歸屬被動(dòng)的范疇。在這種模式之下，行政組織改變了原先對制度環(huán)境要求“千依百順”的狀態(tài)，開始為維護(hù)自己的權(quán)益而抗?fàn)帲荚诮ㄔO(shè)一種更為科學(xué)、更為合理的組織形式以滿足技術(shù)、制度兩種不同的環(huán)境要求。在林業(yè)系統(tǒng)的案列中，組織主要采取了兩類妥協(xié)方式。（下轉(zhuǎn)第96頁）（上接第91頁）一類是將信息部門與宣傳部門合并 ，一類是將組織中原有的一個(gè)部門撤銷 ，將其“更名”為信息部門。這兩種方式都使得行政組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置情況基本保持不變，這正體現(xiàn)了組織與環(huán)境的一種妥協(xié)。在保持行政組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)數(shù)量不變的前提下對其內(nèi)部機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整的方式更符合制度環(huán)境合規(guī)性的要求 ，也更加容易被社會(huì)一般規(guī)則所接受。

模式三：挑戰(zhàn)。“模式三”下的行政組織有了更高的思想覺悟，對于不合理的制度環(huán)境會(huì)提出反對意見，也嘗試著挑戰(zhàn)原有的制度與要求，他們想憑借自身的組織行為影響、甚至改變制度環(huán)境，為組織的未來謀求更好的發(fā)展空間。在這一模式之下，組織會(huì)更愿意采取積極主動(dòng)的應(yīng)對策略，并堅(jiān)信自己有著改變外部環(huán)境的能力。其中，組織領(lǐng)導(dǎo)者的責(zé)任尤為重大。在林業(yè)系統(tǒng)的案例中，一些地區(qū)的組織在其領(lǐng)導(dǎo)者的帶領(lǐng)下突破現(xiàn)有制度規(guī)則對于信息部門設(shè)置的要求和限制，通過各種渠道和途徑為信息部門的設(shè)置和發(fā)展?fàn)幦≠Y源，并試圖通過制定與信息化工作相關(guān)的制度和規(guī)定來改變外部制度環(huán)境。

三、對策建議

本文就信息部門設(shè)置提出以下對策建議：

（一）政府主動(dòng)改善制度環(huán)境，有效推動(dòng)信息化建設(shè)。政府應(yīng)在國家層面建立起現(xiàn)代化的管理制度以及信息化的頂層管理架構(gòu)，并且對信息部門的職責(zé)做進(jìn)一步的明確和界定。從權(quán)責(zé)角度上來看，信息部門屬于政府的職能部門，因而必須切實(shí)做好信息化建設(shè)工作，內(nèi)部的工作人員應(yīng)當(dāng)給予相應(yīng)的公務(wù)員編制。

（二）政府組織應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，根據(jù)不斷變化的制度環(huán)境與技術(shù)環(huán)境，靈活主動(dòng)地調(diào)整內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，及時(shí)對自身的管理體制與運(yùn)作機(jī)制進(jìn)行合理轉(zhuǎn)變。能正確認(rèn)識(shí)自己的不足之處，虛心好學(xué)，向那些信息化水平高的組織與單位討教優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)。在符合當(dāng)下制度要求的前提之下，使得自身的組織架構(gòu)朝著更為合理、高效的方向發(fā)展，以更好地適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境。

（三）政府工作人員積極提高自身的信息化意識(shí)和能力。想要進(jìn)一步提升信息部門的信息化建設(shè)水平就必須首先提升部門內(nèi)部員工自身的信息化意識(shí)以及信息化能力。其中最為核心的內(nèi)容就是進(jìn)一步增強(qiáng)信息部門領(lǐng)導(dǎo)層面的信息化意識(shí)。作為一個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)，身負(fù)重大的管理職責(zé)，唯有在全面梳理、深入把握整個(gè)部門的具體工作內(nèi)容，所要實(shí)現(xiàn)的組織目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)履行的職責(zé)義務(wù)的基礎(chǔ)上，才能夠真正落實(shí)好部門設(shè)置工作，就我國目前的行政環(huán)境而言，這個(gè)方面是至關(guān)重要的。

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