無紙化辦公條件下檔案安全管理方法探索

全陽 王繼鵬

【摘要】在當今科技飛速發展的新時代，無紙化辦公是各行各業實現高速發展的必然趨勢，但隨著無紙化辦公所使用到的多種信息技術在各行各業的逐步滲透，信息安全成為首要考慮的問題，國家也在“十三五”規劃中強調要加強信息安全基礎設施的保衛工作，筆者根據所在企業的檔案管理現狀，提出實現無紙化辦公的途徑，同時探討了在無紙化辦公條件下保障檔案信息安全的有效方法。

【關鍵詞】無紙化辦公；檔案安全管理；信息安全；數字水印；云桌面

中海油能源發展工程技術中海油實驗中心（湛江）信息檔案室（以下簡稱：信息檔案室）管理著南海西部海域勘探開發資料，從第一口井—海一井的誕生到現在經歷了60多年的發展歷程。開采海洋石油投入成本較高，一口井少則投入數百萬美元，多則投入上億美元，如此極高的投入之下產生的有限的資料是彌足珍貴的，信息檔案室承擔著安全管理這些資料的職責。

一、目前檔案管理現狀

信息檔案室2008年開展紙質資料電子化，經過7年的努力，2015年以前的勘探成果資料已基本實現電子化，電子化工作為勘探開發一體化數據庫提供最基礎也最重要的數據支持，對全面實現石油地質資料電子化和信息化、實現石油地質檔案的企業內部共享和在線查閱具有重要意義。目前信息檔案室檔案管理現狀及存在問題如下：

（一）檔案的重要性未被領導層重視。領導層對檔案的重視程度不夠，相應的投入相對較小，在信息化時代，檔案室應順應時代發展需求，引進先進的檔案管理技術和信息技術，深入挖掘檔案潛在價值。歸根結底，所有技術的引進及實現均應得到領導層的批準，只有從最高領導層的高度重視與直接決策，才能使檔案管理從傳統管理方式向無紙化辦公邁進。如果沒有企業領導層的堅定支持，檔案管理模式變革是很難推動的。只有企業各級領導的大力支持，才能避免實施檔案管理模式變革的紙上談兵。同時企業領導層要直接參與檔案管理模式變革的關鍵環節與重大事項討論、計劃制訂工作，要身體力行，親自決策，給予實施人員與技術人員以強大的支持。

（二）電子化成果未得到有效利用。油田科技檔案管理的最終目的是提供檔案信息為科研生產人員服務，創造價值，但由于沒有合適的平臺和安全策略支撐，電子化成果的閱讀權限一直沒有釋放，檔案利用人員仍然只能親自到信息檔案室借閱紙質資料，工作效率低下，嚴重影響工作進度。

（三）紙質檔案借閱弊端。紙質檔案借出后，超出借閱期限時，逾期未歸還檔案，需耗費人力催還，加大了工作量，同時一旦借閱人員的辦公室調整以及互相傳閱情況的發生，檔案極易遺失。

二、實現電子檔案在線借閱

（一）紙質檔案接收。嚴格按照信息檔案室檔案接收制度，移交方提交檔案時應將檔案與相對應的清單各一式兩份，由交接雙方當場清點，確認無誤后簽字。

（二）紙質檔案整編。按照檔案業務，將檔案分門別類整理入不同類別中：地質檔案類、工程項目檔案類、文書類、專門檔案、技術標準類、圖書資料、全宗檔案類等。本文主要闡述地質檔案類，地質檔案類又分為綜合及其他類、測繪類、地質勘探類、地球物理與地球化學勘探類、油氣田開發類、單井類、科學技術研究類、實物地質資料類八大類。

（三）紙質檔案電子化處理。電子化處理工作主要包括以下幾個環節：資料準備—頁碼標注—拆卷—掃描—圖像處理—生成PDF—OCR識別—填寫著錄表—恢復裝訂—資料入庫。

流程圖如下：

（四）檔案信息著錄。一是著錄項錄入。根據檔案不同類別在檔案管理平臺中輸入相應的著錄項，如單井類鉆完井成果需要輸入：檔案編號、井名、檔案名稱、檔案類型、井別、井型、井深、比例尺、編制單位、編制日期、編制人、歸檔單位、歸檔日期、歸檔人、語種、數量、存址、著錄日期、著錄者、密級、保管期限等。二是電子檔案批量掛接。檔案編號是批量掛接的唯一標識，通過電子檔案的檔案編號與檔案管理平臺中著錄項的檔案編號匹配，完成批量掛接，掛接完成之后，抽查10%的數據，對著錄項與電子檔案的信息匹配度進行檢查，合格率要求達到100%。

三、檔案信息安全管理方法

電子檔案掛接入檔案管理平臺后，為了保障電子檔案的安全性，可采取以下信息技術手段防止電子檔案的泄密，全程跟蹤監控電子檔案的利用。

（一）用戶認證。一是登錄認證。由于單點登錄在簡化管理和提高用戶效率等方面的優點，所以在企業業務整合時多采用其作為解決方案。用戶只需要在一個信息系統中登錄一次，用戶登錄憑證就會被保存到本地，根據保存到本地的憑證就可以訪問所有信任的信息系統，無需再次輸入用戶名和密碼。用戶計算機加入域管理。根據“公司計算機管理細則”中對計算機名命名的規定（地區首字母+部門首字母+D（臺式機）/L（筆記本）+AD域中的用戶賬號），為要加入域管理的計算機重新命名，在域服務器所對應的組織中找到計算機目錄，并在此新建計算機，此時的計算機名要與要加入的計算機名一致，使用域管理員賬戶把計算機加入域服務器，把用戶賬號添加到Power Users組中，重啟計算機，此時電腦已經加入域服務器中。CAS實現單點登錄。CAS是實現Web應用系統是一種可靠的單點登錄解決方，用戶根據保存在本地的認證登錄到應用系統，應用系統服務器根據用戶的憑證確定有效性。CAS的實施主要包括如下步驟：第一步，創建證書，在域服務器端，使用腳本語言生成包含所有用戶的證書；第二步，解析證書，在應用服務器端，解析證書中的用戶名和用戶憑證；第三步，用戶配置，在應用服務器端，配置用戶權限。二是借閱認證。為了保障檔案信息的安全性，當用戶提交借閱申請時，檔案管理員需再次對用戶進行審核。根據其登錄時所使用的計算機名和IP地址來判斷是否真實，若真實則應授權其所提交的借閱申請，如不能判斷是否真實，則駁回其借閱申請。加入域管理的計算機其命名是有規則的，通過計算機名和IP地址確定計算機的存在性。

（二）WEB PDF在線閱讀技術。為更好地提升檔案利用率，適用流行的B/S開發模式，需要開發嵌入到瀏覽器中的PDF插件，實現在WEB界面查閱PDF文檔的功能。主要功能包括：PDF查閱、頁碼選擇、目錄選擇、頁面縮放和打印等功能。

（三）PDF加密和解密技術。利用文檔加密技術和加密算法，實現對PDF文檔的加密，控制PDF文檔有效時間，保護PDF文檔的安全。一是借閱時間段控制。控制PDF文檔有效時間，在有效時間段內，用戶可以在線正常查閱PDF文檔，超出有效時間段的PDF文檔會自動被加密，以此來實現對PDF文檔有效時間的控制。有效時間段分為兩種：1.用戶申請的時間段；2.檔案室規定的時間段。用戶在借閱PDF文檔時可以申請時間段，如不申請時間段時，默認是檔案室規定的時間段。回收PDF文檔有效時間，在特殊情況下，如有安全風險或員工離職，避免信息泄露，對未超過有效時間段內的PDF文檔進行強制加密，回收PDF文檔閱讀權限。二是權限控制。對PDF文檔的查閱和打印等權限進行控制。控制PDF文檔查閱權限，只能在獲得認證的計算機上正常查閱，在其他計算機上不能查閱，顯示加密狀態。控制PDF文檔的打印權限，PDF文檔打印權限需要申請，正常情況下，用戶無PDF文檔打印權限。

（四）數字水印。根據用戶在申請借閱PDF文檔時所攜帶的信息，這些信息包括用戶信息、計算機IP和計算機名，利用數字水印技術，在不影響PDF文檔價值的情況下，對PDF文件進行添加數字水印，以此來保護PDF文檔，防止用戶抵賴。

（五）全文搜索技術。依據PDF文檔的關鍵信息，主要包含檔案號、井名、檔案名稱、構造名稱、油田名稱、編制人、編制日期等檔案關鍵字信息，建立索引表，設計分詞算法，實現對PDF文檔的全文搜索，查找和定位到所需信息。

（六）云桌面電子檔案閱覽室。由于云桌面具有高安全、低成本和易管理等優點，在搭建電子閱覽室時可采用此技術作為解決方案。搭建過程分三步：第一步：服務器端，部署服務器和磁盤陣列；第二步：軟件安裝，安裝云桌面軟件和辦公軟件；第三步：客戶端，部署云桌面終端設備主要包括云終端、顯示器、鍵盤和鼠標。制定電子檔案閱覽室管理規定，制定授權審核流程，嚴格控制非授權用戶進入。授權用戶在進入電子閱覽室后，在檔案管理平臺中可以查看所有電子檔案，無需再次認證，提高電子檔案的利用率，提升檔案價值。

四、結束語

領導足夠重視，以及擁有一套行之有效的管理制度，是一切工作順利開展的前提。通過檔案信息安全管理方法，實現電子檔案的在線借閱，將推進檔案利用模式的變革，由傳統的紙介質借閱轉變為無紙化辦公，為科研生產人員提供更加高效便捷的服務，將極大地提高檔案利用率，確保信息安全，提升數字檔案的價值，為企業創造利潤。

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