辦公自動化系統在醫院黨務工作中的實踐應用

沈文婷

[摘 要]隨著計算機技術與網絡技術的快速發展，越來越多的企業及事業單位都開始將辦公自動化系統運用到日常的辦公事務的處理當中。將辦公自動化系統運用到醫院黨委工作中，能有效改變傳統的辦公模式，實現自動化的管理方式。從而有效提高醫院黨務管理者的工作效率，實現醫院黨務管理的標準化及規范化。

[關鍵詞]辦公自動化；醫院；黨務工作

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.02.118

[中圖分類號]TP317.1；R197.324 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-0-02

辦公自動化（OA），是一種將現代化辦公與網絡技術相結合的新型辦公方式。建立現代化的辦公自動化系統，通過各種先進的設備和信息系統的結合，來實現各種信息的收集、整理、傳遞與分析，達到對信息的高效率、低成本的共享及利用，從而提高工作效率。在醫院中對辦公自動化系統的使用者主要由醫生、護士及醫技人員等組成，這些工作人員相對于其他企業單位的工作者，具有工作時間、地點不固定等特點，這在一定程度上加大了黨務工作的難度。在黨務工作中通過建立自動化系統實現對醫院黨務工作的處理，進行電子歸檔，能夠高效、大范圍地開展工作。

1 醫院黨務工作的基本流程概況

在黨務工作流程中，首先需要讓入黨申請人提交相關資料，填寫基本信息和進行思想匯報等，然后通過相關黨務工作者對其進行考察和審批。在這一過程中，要求相關的黨務工作者對入黨申請人各方面的表現進行相應的鑒定和評價，并進行有效填寫，填寫完成后還要提交到上級部門進行審核，最后結束相關流程。在整個過程中，一般要求入黨申請人親自找醫院黨務人員進行鑒定和評價。但是在實際的工作中，由于醫院黨務人員組成的特殊性，這些醫生、護士及醫務人員等可能因為夜班、搶救、出外勤等各種原因不在辦公室，這就使入黨申請人有時候不能找到黨務審批人，審批人也不能隨時查看相關材料，這對于雙方都很不方便。

因此，這就需要實現審批流程的電子化，實現審批流程的高效化、快速化。通過利用電子文件的方式逐漸取代傳統的紙質審批方式。當申請人開始流程后，相關工作者就可以按照已經設計好的路線對其進行鑒定和評價，并填寫審批意見，最后結束整個流程。在整個工作流程中，不再需要申請人來回跑空趟子，只需要在網絡中對審批事務進行相關處理，這對于申請人和審批人員來說，都在很大程度上節省了時間，并且也有了更多的時間對相關信息進行了解，有效提高了工作的效率，并且也不再需要對這些復雜的文檔進行人工的歸檔。

2 辦公自動化設計的原則

在醫院黨務工作中應用辦公自動化系統，以信息化來處理醫院黨務工作，更加方便地進行存檔、查檔及歸檔，從而實現高效率、大范圍、快捷的工作開展。因此，在系統的設計和開發過程中，為了滿足使用者的需求，需要堅持以下原則：一是堅持標準化原則，也就是模塊與模塊間的數據要實現共享并相互聯通，并且要求體現出兩者間的邏輯關系，同時，還要求數據與數據之間要相互聯系、相互制約；二是堅持實用性原則，在進行系統的設計時，要求考慮系統的需求；三是堅持安全性原則，為了防止用戶密碼和口令被破解，這就要求系統對其進行安全認證，確保系統的安全運行。

3 辦公自動化黨務流程的設計和實現

3.1 黨務審批的流程

業務過程主要是由各種不同的任務所組成的一個流程處理過程，每級的業務過程中都是一個點線相結合的系統，這個結合系統的基本元素就是流程節點，它的基本導向就是流向。整個流程節點由開始節點、中間節點以及結束節點，任何一個流程都是從開始節點開始的，最后終止于結束節點。將結束節點排除之外，其余的各個節點都必須要求至少有一個流向，在黨務流程中，申請人在流程的啟動中所啟動的就是開始節點，而結束流程就是檔案的歸檔，中間節點就是相關信息在各級領導中流轉的過程。將傳統中紙質版的醫院黨務工作流程作為系統黨務流程的設計。在黨務工作中，首先由入黨申請人對整個流程進行啟動，對相關資料完成填寫后，將材料提交到相關介紹人處并對其進行審批，然后完成建議的填寫。接著再將其逐步傳送到上級領導中進行鑒定和審批，整個過程如圖1所示，當完成審批工作后，就可以提交給黨委書記進行審閱，最后的過程就是對結束進行辦理，實現黨務審批的整個流程。

圖1 醫院入黨審批流程圖

3.2 黨務審批過程實現的具體步驟

申請人要啟動開始節點，就必須登錄醫院的辦公自動化系統當中，登錄方式已經設置好，在職的工作人員都具有醫院人事科所發放的相關工號，他們可以通過自己的工號與密碼登錄進該系統中，這時就能對系統流程進行啟動。實現流程的啟動后，就會彈出一個電子表格，該工作人員的姓名、年齡、學歷、科室等基本信息將自動出現在資料表格中。工作人員根據上面的要求填上相關信息，并將入黨申請書、思想匯報等系列材料進行上傳，完成保存后將其發送到下一流程的審批人員。然后，就是各個中間節點的各個領導進行事務的處理了。當相關人員完成接收后，就可以隨時查看審批的事務，并且也有更多的時間對其進行詳細的評價和鑒定。如果在這一過程中出現問題，可以快速傳回給申請人，申請人也能及時進行修正，并再次向上審批，一旦通過一個環節的審批，就可以快速進行下一個環節。在整個流程中，每個環節緊緊相扣，逐步提交，最后根據系統設計好的流程完成黨務工作的管理。這也省去了很多不必要的麻煩，提高了雙方的辦事效率。

4 系統流程單的權限管理及表格的打印存檔

4.1 流程單的權限管理

由于黨務的審批流程需要多級用戶的支持，不同用戶在流程審批過程中對表單的操作也是有所不同的。為了滿足各個層次用戶的功能需求，因此就需要對表格單進行權限功能的設置。也就是說，當流程進入到某一個節點時，就只能由該節點的審批人員對相應的區域進行意見的填寫和內容的修改，沒有權限的用戶就不能對任何內容進行修改。這樣不僅能有效地對表單內容進行管理，同時也確保了系統的安全性。

4.2 對表格存檔進行打印

流程在進行辦理時以及完成辦理后，黨務工作者都可以對表單的內容進行打印和存檔的。為了能打印出表單中的內容，就需要按照表單的樣式設計出相關的Word模板，接著插一個書簽在表格框當中，這個書簽要求與表單內容一致，然后將表單中的各個項目與Word模板中的書簽進行關聯。這時對表單進行打印時，表單上的相關內容將會與Word表格中的內容相對應，從而生成Word文檔，這時就能對其打印，同時也能存檔。

5 結 語

隨著信息技術的快速發展，傳統的辦公模式已不能適應現代化社會的發展。醫院黨務工作是醫院管理工作的重要組成部分，同時也是一項比較繁雜的工作。通過利用計算機技術將辦公自動化系統應用到醫院黨務工作的管理中，建立一個安全可靠、使用方便、易于管理的黨務管理系統，既節省了工作人員的時間，同時又提高他們的辦事效率，從而更好地實現醫院黨務工作的規范化管理。

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