現代化信息手段在醫院檔案管理中的應用策略探究

苗藝文

[摘 要]目前，信息化已成為醫院檔案管理的最有效工具。身為醫院檔案管理人員，應充分認識到舊有檔案管理已然難以適應當前，只有運用現代化手段，才能充分促進醫院檔案管理工作。本文針對現代化手段運用過程中，如何落實醫院檔案管理工作展開相應探討。

[關鍵詞]現代化；信息手段；醫院；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.130

[中圖分類號]R197.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-0-01

當前信息時代背景下，在醫院檔案管理方面，無論是檔案載體，還是檔案分類，各項工作正在悄然發生變化。而通過現代化手段，能夠大大提升醫院檔案管理的效率。一方面，能大大降低管理人員的工作量，最大限度提高管理效率。另一方面，能對文件以及病案相關信息，及時增加以及補漏，同時也能更加快速便捷地檢索，準確率也比以往大大提高。此外，還能夠充分克服舊有檔案管理存在的弊端，充分節省人力以及物力資源。

1 新時期醫院檔案管理變化

1.1 檔案載體變化

以往的檔案部門所保存的檔案是以紙張為主要載體，但現在醫院可以通過和軟件開發企業合作，共同開發信息管理系統，力求實現標準化信息工作機制，從而充分滿足信息數據處理要求，以及遠近傳遞變換。尤其是醫院諸多的管理活動，可以通過電子文件形式，加快辦公進度及共享速度，從而充分取代以往紙質文件模式。

1.2 檔案分類變化

傳統的較為的完整檔案，相關信息一般位于若干個管理系統。而運用現代信息手段，只要遵循相關規定指令，就能按照工作目標，有效調整以及設立類目信息。雖然不同的醫院，在檔案信息分類方面，存在一定差異，但運用計算機管理手段，可以實現更加符合醫院實際的分類，尤其在醫院教研、管理等各個方面，可以實現更加具體細致、規范、科學有效的分類。

1.3 檔案接收及保管方式的改變

在信息時代，無論是醫院檔案的接收，還是保管，同樣出現一定程度改變。作為醫院檔案人員，應充分借鑒吸收專業人員的經驗，掌握操作檔案信息系統，同時應學會怎樣管理以及維護信息資源，并且保證信息有效、可靠。此外，還應該熟悉掌握相關電子檔案收集工作，使信息收集到位，管理充分落實。而在此過程中，醫院檔案保管工作也同樣應該變化，從多個部門保管檔案的格局，變為，需要檔案人員進行鑒定，然后存進虛擬庫房之中。

1.4 檔案信息提供形式的改變

尤其對于醫院檔案人員，應該通過信息集成系統，合理有效了解醫院信息，還有科研信息，乃至于開發過程等。檔案人員所做的一切工作，都需要始終圍繞醫院醫療保健的中心工作進行開展。同時應該落實各項檔案工作措施，在醫療服務方面充分找到切入方法。應充分實現將有效信息，通過較為科學方式，以及在較為恰當的時間段，向正確的人員傳遞。然而為實現更高水平檔案信息管理，作為一名檔案工作人員，需要摒棄思想守舊的觀念，避免圖安逸重享受的思想。因為對于檔案工作來說，幾種目錄形式，或者說幾間庫房，難以達到現在醫院檔案管理的要求。

2 現代化手段對醫院檔案管理的作用

2.1 大大降低檔案人員工作量，提升工作效率

首先，通過科學的現代化手段，能有效降低管理人員工作量，充分克服以往檔案管理過程中，普遍面臨的立卷難、檔案利用率不高的問題，同時能使查準率得到充分保障。其次，通過現代化管理，能省去立卷歸檔過程，以及繁雜的檢索尋找過程，不僅降低工作者勞動量，還提升檢索速度。此外，能夠實現幫助廣大檔案工作人員避免直接建檔，從工作量大中實現充分解脫。

2.2 完善文件以及病案補漏

現代化技術能完善文件以及病案補漏工作。按照以往醫院檔案方法，一旦出現信息收集不完整，以及漏繳歸檔等現象，如果進行增補，就需要拆卷重做。而在拆卷以后，對于卷內一些相關文件，需要進行重新排列組合，還要進行編檔頁號工作，以及抄寫卷內目錄等。這種方法，一方面比較費時費力，另一方面給管理人員帶來一系列麻煩。而在電子環境下，通過信息管理，對于醫院各項檔案資料，只要遵循按件整理的原則，很方便進行文件插入，使工作省時省力。而檔案工作人員，也能擁有充分的時間，不斷增強自身業務能力。

2.3 查找檔案資料更加快速

運用信息化手段，在查找檔案資料的過程中，不僅方便快捷，準確率方面也能實現大大提高。以往的檔案管理，一方面浪費諸多人力物力資源，另一方面檔案信息含量上，和檔案實體量之間對比，普遍屬于較低水平狀態。而采取現代化管理，能夠改變過去僅僅依靠經驗管理的方法，實現了案卷級朝著文件級方向發展，同時把手工立卷形式調整成微機形式，能夠充分完善文書檔案以及加速病案查找。

2.4 提高檔案管理水平

檔案管理的根本目的是實現檔案的充分利用，因此，檔案管理人員應首先加強檔案管理方面的意識，并且針對檔案管理采用科學的方式方法，提升管理水平；其次，應改變傳統紙質化的管理模式，運用電子信息化技術，提高檔案的使用效率與管理效率，更好地發揮檔案資源應有的作用。

3 結 語

本文針對現代化手段運用過程中，如何落實醫院檔案管理展開相應探討。綜上所述，通過科學現代化手段，能有效減輕管理人員負擔，不僅方便文件以及病案的補漏，還能使查找資料更加方便快捷，大大提升檔案管理水平。

主要參考文獻

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