檔案工作者勝任能力模型指標體系構建研究

1 問題的提出

中國檔案界對檔案工作者內涵的定義是從檔案工作者的職業特色著手的，并著重對其基本職責進行描述[1][2]。檔案工作者的工作對象是檔案，而檔案又可作為社會實踐和社會歷史的真實記錄[3]，由此，對檔案工作的專業化建設與培養越來越受到人們重視。那么檔案工作者應該具備哪些能力和基本素質才能勝任該工作？國外許多經驗研究可供參考，如澳大利亞于1997年出版的《國家文件和檔案能力》，列舉了處于各個層級的檔案人員能力，包括在工作場所工作表現的各個方面、做該項工作需要的特定技能知識以及承擔這項工作的態度表現等。尼德蘭文化遺產協會于2002年制定出一個能力目錄，涵蓋了文件管理和檔案制度的九個部分，包括檔案的收集、歸類、保存、研究等全方位能力，并按戰略（政策的制定）、戰術（手段/工具）和具體的應用三個維度進行縱向劃分從而構成檔案能力目錄。

具體到國內，自十一屆三中全會后，我國檔案工作得以恢復和發展，對該專業人員的研究主要集中在素質能力上，相關研究也不少，但現有研究成果存在以下一些問題：首先，表層分析較多，深入研究較少。國內相關人員對檔案工作者的勝任能力認識不足，雖然有部分人員嘗試對當前檔案工作者的能力問題進行分析，提出解決方案，但效果并不明顯。而且，此類研究大多集中在表層，對問題的深層次分析比較缺乏，所謂的解決方案也是一成不變，很難從根本上改善對檔案工作者的能力研究問題[4][5]。其次，理論探討較多，應用研究較少。檔案學術界長期以來存在著缺乏實證研究的問題，對本課題的研究也存在著類似狀況。國內發表的文章大多在理論層面進行探討，但是對具體問題要如何解決、如何操作的問題缺乏研究，對實踐的指導意義不大[6][7]。基于此，本研究期望探討我國機構內部檔案工作人員在實際工作中應具備的能力，并對其加以識別、定性與定量分析，最終形成各種關鍵能力指標，組成勝任能力模型，并將檔案工作者勝任能力模型細化，分別構建檔案管理人員、技術人員和業務人員的勝任能力評價模型，通過層次分析法確定各指標的權重，形成一套較為科學的檔案工作者勝任能力模型指標體系，這在現有研究中屬于新的嘗試。

2 檔案工作者勝任能力模型指標體系框架

檔案工作發展至今已日趨完善，檔案機構無論規模大小都應當相應有組織結構圖、崗位說明書、工作流程圖等，按照不同檔案工作者工作職責以及具體業務，檔案機構中的工作者角色也有許多，因此，要分析檔案工作者的勝任能力必須進行區分。本研究通過結合我國當前部分檔案機構實際情況，將檔案工作者按照職類進行分類。職類是依據相似性原則進行劃分的，即把具有相似職責與管理范圍，工作模塊相同，從業者所需知識、技能、素質和行為標準相似的職位歸為同一類別形成職類。本研究將檔案工作者分為以下三類：管理型人員、技術型人員和業務型人員。經過對相關專家、教師、督導等問卷調查和多輪征詢，不斷對評價體系涵蓋的具體指標進行修訂和完善，最終形成檔案工作勝任能力指標量表。

2.1 檔案管理人員勝任能力模型

管理型人員是整個機構的管理者，處于管理機構的最頂層。對于檔案部門，管理者可以根據項目的重要性給項目分配資源，可以統一調配項目的整個資源，對項目的進程進行監控和管理。檔案管理人員的能力對全局的影響尤為重要，本研究從檔案管理者的管理能力、決策能力以及個人素質三個維度進行指標設計。

表1 檔案管理人員勝任能力指標體系

2.2 檔案技術人員勝任能力模型

技術型人員主要是掌握相關專業技術的人員。檔案工作具有較強的專業性，尤其是受到當前信息化大環境的影響，對檔案技術人員的要求越來越高，具體表現在要求他們能夠熟練掌握與檔案相關的數字化技術、網絡運行、檔案數據庫建設及維護等方面。檔案技術逐漸成為檔案工作的核心內容。檔案技術人員勝任能力模型主要從運用計算機能力、網絡使用能力和個人素質三個維度進行指標設計。

表2 檔案技術型人員勝任能力指標體系

2.3 檔案業務人員勝任能力模型

業務型人員是任何一個服務機構的基礎，業務工作者主要承擔的都是相關具體的工作。檔案業務人員主要負責檔案業務流程中的鑒定、收集、整理、保管、檢索、提供利用服務、編研工作。對于檔案業務人員勝任能力主要從檔案管理能力、檔案利用能力以及個人素質三個維度進行歸納。

表3 檔案業務型人員勝任能力指標體系

3 模型構建與方法

層次分析法（Analytic Hierarchy Process，簡稱AHP）是由美國學者Thomas L·Saaty（1980）首先引入教育評價領域用以確定評價指標的權重系數[8]。這種方法是一種系統分析方法，它首先要求把問題層次化，根據評價對象的性質把評價目標分解成不同類別系統和不同層次的指標；然后對同層次中各指標兩兩比較，判斷相對重要程度，并把比較判斷結果按給定的標度量化；最后通過統計運算，得出該層各指標權重。這是一種使人們的判斷、比較實現規范化、數量化的方法，可以使很多不確定因素得到很大程度降低，因此是一種確定權重的科學方法[9]。

3.1 建立各層次間的遞階結構模型

對評價對象進行分層，明確評價要素之間的等級隸屬關系，并構造各層次間的遞階結構模型。本文的層次分析模型由目標層、準則層、指標層構成。目標層就是層次分析的目標指標數，目標層中只包含一個因素；準則層是該模型的中間環節，涵蓋了為達到評價目標的多種不同影響要素；指標層也叫做評估對象層，包含了影響各指標優劣的評價對象，評價目標是否能夠完成是運用各指標來衡量的，指標直接反映了各評估對象的綜合影響力。

3.2 構造兩兩比較判斷矩陣

判斷矩陣是指由專家對同一層次指標進行兩兩比較，給出它們相對重要性的判斷值，全部指標經過兩兩判定之后，就可以形成一個比較判斷矩陣，。為確定判斷矩陣中的具體數值，學者Saaty提出了1—9的比例標度，各標度含義見表4。

表4 1—9比例標度法

3.3 和積法確定各判斷矩陣的權重系數

根據判斷矩陣求其最大特征根及相應的標準化特征向量，且滿足。經歸一化處理后即可得到該層對于上一層某因素相對重要性的權重。

計算判斷矩陣每行每個元素的乘積，，…n；計的次方根；

對向量進行歸一化處理，最終就是計算得到的結果向量；

計算矩陣的最大特征根，對于任意的為向量的第i項元素。

3.4 一致性檢驗

運用層次分析法計算評價指標的權重系數，由于評價對象的復雜性和人對同一事物認識的差異性，專家打分構造的兩兩比較判斷矩陣可能出現重要性判斷上的矛盾。因此，需對判斷矩陣進行一致性檢驗。為此，建立了一致性檢驗指標 C.I.和R.I.，用以判斷矩陣偏離一致性的程度，具體步驟如下：

計算一致性指標，n為判斷矩陣的階數，為判斷矩陣的最大特征根；計算相對一致性指標，其中 RI 為平均一致性指標，各階數的判斷矩陣所對應的 RI 可通過查表得到。通常情況下當，一致性檢驗通過，當時要重新構造判斷矩陣。

4 權重計算與結果

檔案工作者勝任能力模型指標體系構建好后，還應當確定各個指標的具體權重。筆者根據層次分析法計算原理，為得到兩兩比較矩陣，研究設計了相應的調查問卷，并進行了問卷調查專家咨詢，對東南大學、南京醫科大學、南京信息工程大學、南京中醫藥大學等10所高校檔案館相關人員共發放調查問卷60份，回收問卷45份，研究調查的對象包括檔案館領導、科員以及同行專家。通過對問卷匯總統計，形成專家群體的綜合判斷矩陣。

4.1 檔案管理人員勝任能力模型指標權重

檔案管理人員勝任能力模型指標體系準則層包括三個方面，指標層共12項，最終得到專家咨詢后的判斷矩陣，以準則層矩陣和矩陣A1包含的目標層為例：

按照前文所述層次分析法的步驟，本研究通過運用Expert Choice 這一決策軟件進行權重計算與計量檢驗。Expert Choice決策軟件能夠很好構建常規或非常規層次結構圖，并且方便用戶在各個準則層中加入判斷矩陣、層次圖用來組織所有相關的準則，以邏輯化和系統化的方式解決決策問題，即從目標層到準則層到最后選擇方案這一過程，最終計算結果見表5。從表5可以看出，準則層中決策能力A2所占的權重為 0.701，比重非常高，說明對于檔案管理人員，其決策能力尤為重要。此外，各矩陣全部通過了一致性檢驗（inconsistency ratio 數據＜0.1），這說明各判斷矩陣具有高度的一致性；判斷矩陣的高度一致性保證了最終權重計算結果的精確性。

表5 檔案管理人員勝任能力評價指標權重

4.2 檔案技術人員勝任能力模型指標權重

仍然按照上述計算方法，計算出檔案技術人員勝任能力模型指標權重集，具體權重見表6。從表6可以看出，準則層中運用計算機能力A1和網絡使用能力A2所占的權重為均為0.429，每一項基本接近半數，說明對于檔案技術人員的考核尤其要突出運用計算機、網絡使用這兩方面的能力。的實際情況以及檔案工作的具體流程和需求，并從檔案工作者崗位角色的角度來考察專業人員能力，分別構建了檔案管理人員、技術人員和業務人員的勝任能力評價模型，充分考慮檔案工作從業人員的職能差異引起的能力差異。這對檔案機構的人力資源管理提供了非常有價值的參考。

表6 檔案技術人員勝任能力評價指標權重

但不可否認，隨著我國檔案事業的發展，檔案工作人員角色能力會隨著社會需求、技術發展和專業發展而不斷變化。本次研究定義的角色能力只是對近幾年內專業人員能力的預測，這一評價體系涵蓋的指標肯定還會有所增減，權重也將改變，因此建立完善的檔案工作者勝任能力評價體系還需要在具體實踐過程中不斷進行優化，這也是后續的研究方向。

4.3 檔案業務人員勝任能力模型指標權重

同理可得檔案業務人員勝任能力指標權重。從表7中可以看出，準則層中檔案利用能力A2所占的權重為所占的權重為0.637，比重超過了一半，說明對于檔案具體業務人員，如何有效、熟練運用檔案檢索查找等進行服務的能力尤其重要。

表7 檔案業務人員勝任能力評價指標權重

5 小結

檔案專業領域人員勝任能力的測評是保證我國檔案事業發展的重要環節。本研究根據我國檔案工作者能力

注釋與參考文獻：

[1]吳紅.論中國檔案職業的形態檔案學研究[J].2006,(2):13-18.

[2]李芳芳.新時期檔案工作者應具備的品質[J].檔案管理 [J].2008,(6):87-88.

[3]薛匡勇.檔案工作者的歷史責任[J].檔案學通訊,2006,(5):1-3.

[4]鄢淇,任海英塑造檔案工作者的職業新形象[J].黑龍江史志,2008,(5):19-33.

[5]饒圓,朱慧濤.走出困惑“檔案職業邊緣化”的質疑與反思[J].浙江檔案,2007,(12):16-18.

[6]葛龍英,藺芳.論檔案工作者的基本素質[J].黑龍江史志,2009,(1):32-33.

[7]吳曉紅,王桂琴檔案工作者面臨的挑戰[J].內蒙古民族大學學報,2008,(1):145-146.

[8] Saaty A L, The analytic hierarchy process[M].Mc.Graw Hill, Inc, 1980.

[9]王景英.教育評價理論與實踐[M].長春:：東北師范大學出版社,2001.