依“云”打造大學智能檔案管理系統研究

2014年5月，中辦、國辦印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，對做好新形勢下的檔案工作提出了明確要求。大學檔案管理要創新工作，提高管理水平，全方位拓展服務領域，使大學檔案館變成信息庫、思想庫、人才庫。為此，必須加強大學檔案的智能化管理，借鑒國外大學檔案管理的新經驗，充分運用互聯網、物聯網、4G、“云”計算、大數據等建立大學檔案管理大數據庫平臺。

1 建立大學智能檔案系統

如今，歐美、日本等發達國家十分重視大學歷史檔案和教學資料的電子信息化建設。比如，在2014年7月至8月間，筆者在浙江大學聽了浙江大學上海校友會名譽會長、日本浙江大學校友會名譽會長、美國斯坦福大學國際公關博士、美國華美基金會主席李摩西先生的專題講座《民國時期浙江大學檔案研究》，先生講述了自己在國外大學的歷史圖書檔案館，通過電子信息化檢索手段找到了浙江大學所沒有的民國時期檔案的經歷，他生動活潑的講課方式和引用的大量歷史檔案資料，使講座氛圍十分活躍，使大家對當時民國政府十分重視教育有了一定的了解。

筆者在法國巴黎第八大學和英國中央蘭開夏大學留學期間看到，他們的大學都設有電子信息化主管，主要負責制定大學的中遠期戰略規劃，為大學的科學決策和各項管理提供電子信息化意見和技術服務，并建立起大學日常教學運轉、教學管理與電子信息技術之間的橋梁，進而促進大學教學管理的創新和變革。

法國和英國大學對歷史檔案、教學資料、世界圖書收藏的在線檢索系統建設非常重視。學生可在圖書館和檔案館的系統中選擇檢索范圍，如果所需要的資料在整個大學在線系統內檢索不到時，可以通過電子信息化系統申請向大學以外聯網的歷史檔案和學習資料的數據庫進行檢索。這些大學檔案資料電子數據庫中的資料也可供世界各地人士在線利用。法國大學歷史檔案館和教學資料館的館藏資料實現了全文數字化，在得到允許的情況下便可全文下載。館藏網站具有檢索查詢功能、宣傳功能、教學利用功能、互動交流功能、公共服務功能。英國牛津大學里有歷史檔案館、教學資料館、圖書館、阿什莫林博物館（Ashmolean Museum）、皮特利弗斯博物館（Pitt Rivers Museum）、自然史博物館（Oxford University Museum of Natural History）、科學史博物館（Museum of the History of Science），收藏了大量的珍貴書籍資料和實物，且每個館都可以互聯互通。筆者在法國巴黎留學期間，曾受家人委托在大學歷史檔案館檢索查詢荷蘭電影導演尤里斯·伊文思（Ivens，Joris）于1972年在中國拍攝的一部歷史紀錄片《愚公移山》，當時大學歷史檔案館沒有這部紀錄片，但通過大學歷史檔案館可直接聯網擁有世界上最大的電影庫、電影文檔及相關物品的法國電影資料館（Cinémathèque Fran?aise），很快就查詢到了這部紀錄片。

所以，我國大學應該學習和借鑒發達國家大學先進的檔案管理經驗，充分運用互聯網、物聯網、無線移動網和4G技術，建立大學學校、學院、系科、班級各個單位的電子檔案互聯互通系統，下大力氣將大學紙質檔案、圖片檔案、影片檔案轉化為電子信息化檔案。可運用局域網或互聯網等通信技術，通過自動掃描等方式和傳感器、控制器、無線移動網等信息化技術，在第一時間將紙質文檔轉化為電子文檔，構建各個單位的電子檔案管理系統。并將系統加入4G技術，提高移動終端訪問互聯網的速度，爭取與各個大學的館藏檔案資料互聯互通，實現在線檢索查詢電子信息化、智能化、全面化，打造全天候、全時空、全方位多網合一互通的大學智能檔案系統。

2 實現檔案管理數據庫虛擬“云”平臺

要實現上述功能，必須建立以“云”為載體的資料數據庫。2006年，美國國會圖書館正式推出了“世界數字圖書館”計劃。美國國家檔案館與Google公司合作，把眾多歷史寶貴歷史影片存至互聯網，現在已有80多個“美國記憶”資料數據庫在因特網上線并提供服務。這為美國打造“沒有圍墻”的檔案館邁出了重要一步。

檔案是最主要的資源儲存和傳播媒介，隨著電子信息技術的發展，圖書館、檔案館等部門的資料將逐步實現電子化。向用戶提供資源共享服務是檔案儲存管理的基本出發點，“云”計算的概念也是以資源共享技術為基礎的。把“云”技術的理念拓展到檔案管理領域，必將為這個領域的發展帶來美好前景。

下面，筆者通過“云”計算的特征分析其在檔案管理應用中的可行性及相關策略，并分析該技術在推廣過程中可能遇到的問題和挑戰。

一是數據存儲的可靠性和安全性。將數據儲存在集群網絡里，通過設置嚴格的權限管理協議對數據的合理共享進行控制，并加以網絡支持，以方便用戶在任意終端取得資源，在此過程中既要保證資料的安全，也要避免數據丟失。二是數據資源分配的合理性。打造一個計算“云”，運用互聯網和相關協議把所有資源有機統一起來，對這些資源有需求的用戶可通過付費方式獲取，降低了成本，節約了資源，保護了環境，最終優化了資源配置。三是數據用戶個性化服務。當“云”計算核心系統運算和處理大數據存儲的檔案時，“云”計算系統中配置的大量存儲設備即刻轉變成為一個“云”存儲虛擬數據庫，“云”存儲將檔案資源放到“云”上，可供在“云”平臺上的人們錄入和存取檔案。使用者可在任何時間、地方，通過任何可聯網的裝置連接到“云”上，十分方便地存取檔案數據，實現檔案信息存儲的電子化、檢索的網絡化，提高查準率、查全率，打破檔案利用的空間和時間限制，充分實現檔案信息資源共享，最大限度地滿足社會檔案利用需求。

3 優化學校檔案管理運用

利用大學檔案信息滿足其教學需求的行為過程，是檔案信息資源潛在利用價值得以實現的過程，是學校檔案館藏通過一定方式與方法為利用者服務的業務工作。如教學科研過程的首要環節就是掌握歷史檔案信息，充分利用各種館藏檔案數據庫，予以分析研究，尋找可資借鑒之處。

優化學校檔案管理運用，首先要在“云”基礎上對大學各種不同類型的館藏檔案進行聯網互動，對各個大學的館藏檔案進行聯網互通，對大學與機關、社會的館藏檔案進行聯網互通，還可根據語言能力和實際情況與國際大學的館藏檔案進行聯網互通，獲得的資料可直接導入本校的智能檔案系統之中，存放于“云”儲存中，實現教學管理運用數據庫虛擬化，達到現實文檔與歷史檔案的數據共享、數據獨立、數據分析、數據集中控制、數據一致性、減少數據冗余度等目的。通過“云”技術盡可能地整合大學館藏資源，供學校教師和學生利用。此外，運用互聯互通技術優化大學館藏檔案，還要注重延伸觸角，實現產、學、研一體化。

參考文獻：

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