圖書采訪數據處理

蔡時連

【摘 要】本文結合本人工作實踐，以匯文圖書采訪系統為例，介紹了有關圖書采訪數據的處理技巧。

【關鍵詞】圖書；采訪；數據處理

Book Interview Data Processing

CAI Shi-lian

（Beijing University of Civil Engineering and Architecture， Beijing 102612， China）

【Abstract】Combined with my practice， the paper tintroduced techniques of Book Interview Data Processing as an example of Huiwen Books interview systew .

【Key words】Book； Interview； Data Proceessing

0 引言

提高紙質資源的利用率，使之與電子圖書優勢互補，是當前圖書采訪工作思考的問題。館藏文獻資源建設的關鍵主要取決于文獻采訪質量，只有根據圖書館性質和任務、經費、讀者需求、館藏狀況、服務功能、管理制度等方面實際，采選符合學校教學與科研活動需要圖書，才能廣泛地吸引讀者。在圖書館自動化管理系統下，圖書采購首先進行數據處理，將MARC征訂數據和非MARC征訂數據轉入系統，然后查重、圈選、發訂生成訂單。把訂單通過郵件或QQ發給書商配書。筆者根據自己圖書采訪實踐，以匯文采訪系統為例，淺談關于圖書采訪數據的處理技巧。

1 圖書采訪模塊介紹

圖1是圖書采訪模塊所包括的主要內容。

1.1 書商代碼設定

1）在“匯文文獻信息系統服務系統Libsys5.5-采訪”里點擊“系統”菜單“書商代碼”按鈕，將出現“書商代碼管理”頁面，點擊“新增”按鈕，出現“代碼新增”頁面如圖2。填寫界面的各項信息，點擊“確定”按鈕，完成“書商代碼”設定。注意：新增三位數與前面系統里不能重復，新增有問題可修改，不再操作了可刪除。

圖2

2）回到“系統”菜單“我的書商”出現頁面（這個是雙擊右側后的結果），選中右側“北京百萬莊圖書大廈有限公司”雙擊移到左側，點擊“確定”，點擊“征訂目錄”按鈕征訂目錄下顯示“北京百萬莊圖書大廈有限公司”，如圖3所示。

1.2 數據轉入

數據轉入包括MARC征訂數據轉入和非MARC征訂數據轉入。

1）MARC征訂數據轉入

在“匯文文獻信息系統服務系統Libsys5.5-采訪”里點擊 “征訂”，點擊“MARC征訂數據轉入”按鈕，在彈出的MARC征訂數據轉入頁面，點擊“新增批次”按鈕，填寫頁面信息，批次是隨意的。點擊“瀏覽”按鈕，出現“MARC瀏覽頁面”將書商發來的數據在機器上存放的位置找出來，“選中”彈出頁面如圖4，點擊“打開”，點擊“確定”，出現要轉入“MARC數據”預覽頁面，檢查準確無誤后，點擊“轉入”按鈕出現頁面圖5。

認真填寫圖5所示“征訂轉入設置”頁面信息。注意：征訂目錄號BWZ20160307是之前擬定的，不是隨意的，長度在14位之內，征訂截止期在轉入數據之時往后推一點。點擊“確定”，回到“征訂目錄”下“百萬莊圖書大廈有限公司”雙擊“BWZ20160307”，所有數據顯示在系統的右側。

2）非MARC征訂數據的轉入

在點擊“征訂”菜單，點擊“非MARC征訂數據的轉入”按鈕，首先設定一個格式，通過設定格式，將表格轉入匯文系統，選擇“書商”，點擊“新增轉換格式”，給出數據轉換類別名，選擇“讀取格式”按鈕，將書商發來的數據在機器上存放的位置找出來，“選中”如圖6所示，點擊“打開”，點擊“確定”按鈕，格式設定完成，excel第一行接入“外部字段名”（注意：excel第一行里每一項前面不能有空格，中間不能空格，每一行不能超過4個字），把要轉入的“外部字段名”打“√”填寫它“對應MARC數據段”和子字段，將數據轉入，點擊“源文件選擇”，有一個MARC預覽頁面，如圖7-8所示，檢查準確無誤后，點擊圖8中“確認轉入”按鈕，接著與上面操作一樣，完成轉入。

1.3 查重

查重包括訂前查重和訂后查重。

1）訂前查重

把書商給的外部數據轉入征訂目錄中形成征訂目錄，目標是征訂目錄，可以對它批查重。批查重是對征訂目錄數據和書目數據的數據比較，看哪些是訂購的，哪些是有館藏的，書目數據庫的數據包括訂購、待編、館藏。可以將重復記錄刪除。點擊“全選”按鈕、“批查重”按鈕，選擇某個書商，某一批次，根據情況選擇“前方一致”或“完全匹配”按鈕，限定相同文獻類型查重如圖9，查重結果返回頁面如圖10，有兩種顏色：黑色和紅色，黑色記錄表示征訂目錄記錄，紅色記錄表示書目數據庫的記錄，可當前頁面選中記錄查看，通過全屏列表顯示頁面，可以批量刪除，即點擊“全屏列表顯示”，點擊“全選重復記錄”按鈕，點擊刪除。我館對征訂目錄進行兩次查重，一次按圖書標準號查重，另一次按題名和責任者查重，注意：一定要選校區、總館如圖9。

2）訂后查重

如果圖書館有幾位老師訂購，可能有重復，對訂購目錄批查重，讓工作萬無一失，與訂前查重不同的是查重目標不是征訂目錄，而是訂購目錄。

1.4 圈選并訂購

可以單條圈選并訂購，也可批量訂購。要在征訂目錄里選中523到536書目，要用多選書目按鈕，即把征訂目錄切換到多選模式，就是圖11中按鈕。批量訂購時，選中要訂購的書目，點擊“批量自動訂購”按鈕如圖11。

1.5 發訂并導出訂單（如圖12）

2 關于采訪數據處理有關問題及解決的問題技巧

2.1 刪除退訂和刪除未到書

采購人員一般要根據書商給的書目信息圈書，沒有見到實物，由于書目信息不完整的原因，有時會出現不符合館藏和讀者需求的圖書，圖書館會對書商提出確認返回書要求，我館要求確認返回書：300元以上高碼洋、英文版、大字版、高職高專（TU除外）、大開本、線裝本、散裝試卷、POD定價的書高于原價書請返回確認。書商在配書過程中遇到這種書要返回采訪人員，采訪人員要在系統做退訂處理。訂購圖書作退訂處理后，在批查重中仍顯示在訂，這時采訪人員應該在退訂與催缺模塊，對退訂數據進行批刪除。已訂圖書因故逾期未到，采訪人員利用采訪模塊的催缺與退訂功能檢索未到（未到全）訂購信息，對這些記錄進行批量退訂、批量刪除。

2.2 批量刪除批查重結果中的重復記錄

批查重結果窗口中，點擊“全屏列表”按鈕，通過“全選重復記錄”、“全選館藏重復記錄”按鈕或手工選擇相應重復記錄進行刪除（征訂目錄查重及訂購目錄查重都一樣處理

2.3 上次退訂過書，在下次訂購的時候提醒采訪員

在做征訂目錄的時候我們可以把書的isbn號添加到一個篩選列表里，下次導入征訂目錄做訂購的時候可以按照這個列表去掉一部分圖書。

2.4 采訪人員必須對采訪系統顯示的查重結果仔細核對

批查重有三種情況各有區別，第一，征訂目錄批查重——查重目標：某征訂目錄；查重范圍：指定的某個書商征訂目錄或其他征訂目錄數據。第二，訂前查重——查重目標：征訂目錄；查重范圍：館藏記錄+待編記錄+訂購記錄（即所有正式庫記錄）。第三，訂后查重——查重目標：訂購目錄；查重范圍：館藏記錄+待編記錄+其他訂購。我館由于圖書采訪安排一個采訪人員，一般就是訂前查重。從2015年9月我館采訪系統由北郵系統換成了匯文系統后，為了更好地去重，除了按標準號查重外，要求按照“題名與責任者”，以“完全匹配”查重，按“題名與責任者”系統查重后，查重結果顯示重書情況有三種：一是，出版年相同，出版社不同，如《中西法律傳統》兩本書，陳景良主編，2014年，分別是北京大學出版社和中國政法大學出版社且分別是第九卷和第十卷，這兩本不是重書。二是，出版年不同，出版社相同，如：國際服務貿易兩本書，汪素芹主編，分別2011年和2016年，都是機械工業出版社，還有如年刊、年報、年評、年表、年歷、年鑒和按輯、按卷出版等，這些書為重書的可能小。三是，出版年不同，出版社不同，如《老人與海》兩本書，[美]歐內斯特·海明威著，一本書2007年出版，廣州出版社，另一本2009年出版，譯林出版社，這類書為重書的可能性要大。采訪人員必須對采訪系統顯示的查重結果仔細核對，不能簡單地用“全選重復記錄”按鈕去刪除。

2.5 修改訂購目錄

如訂購目錄20160314改成rt20160314，全選被修改的訂購目錄20160314的訂單，點擊“改訂”按鈕，在彈出的頁面“訂購目錄”欄填寫“rt20160314”，點擊“確定”按鈕（如圖13）。

【參考文獻】

[1]楊守芳.對利用匯文軟件統計功能輔助圖書采訪工作的思考[J].情報探索，2006（12）：126-128.

[2]周 偉.匯文系統中采訪模塊的應用[J].鹽城工學院學報（社會科學版），2002（4）：65-66.

[3]曲智斌.淺談基于匯文 LIBSYS的圖書采訪信息組織[J].河北科技圖苑，2010， 23（1）：41-43.

[責任編輯：楊玉潔]