農村小微權力檔案管理探討

黃安法

(寧海縣檔案局)

農村小微權力檔案管理探討

黃安法

(寧海縣檔案局)

農村小微權力檔案是村級權力規范運行的重要歷史見證,是村級權力運行過程的原始記錄,是調節農村矛盾糾紛,依法落實和維護村民權益的重要依據。如何確保農村小微權力檔案管理工作與構建農村小微權力規范體系同步推進、協調開展,確保小微權力運行全過程檔案的完整、準確、規范和有效利用,是現階段農村檔案工作的新任務。本文就現階段的農村小微權力運行過程中的檔案管理規范進行了分析和探討。

村級權力運行 小微權力 權力清單 檔案管理

農村小微權力檔案是村級權力規范運行的重要歷史見證,是村級權力運行過程的原始記錄,是調節農村矛盾糾紛,依法落實和維護村民權益的重要依據。如何確保農村小微權力檔案管理工作與構建農村小微權力規范體系同步推進、協調開展,確保小微權力運行全過程檔案的完整、準確、規范和有效利用,是現階段檔案管理工作的新任務。唯有準確把握檔案工作特點和規律,用新觀念、新思路去解決新情況、新問題。

一、健全制度,明確管理職能

一是把農村小微權力檔案管理工作納入小微權力運行全過程管理,納入重要工作日程,加強領導、落實責任、強化監督,確保農村小微權力運行過程中形成檔案的完整與安全;二是檔案形成單位要按照檔案工作的標準和要求,認真落實本級農村小微權力運行中產生檔案的收集、整理、保管和利用等工作;三是強化鄉鎮(街道)環節的監督管理職能,實行違規問責制,使其監督、指導其管轄下行政村的小微權力檔案管理工作。

二、及時歸檔,規范檔案管理流程

(一)應歸盡歸

文件材料的收集是農村小微權力檔案管理的首要環節,也是確保農村小微權力檔案完整齊全的關鍵。因此需將小微權力運行過程中形成的建設規劃、年度計劃總結、實施方案、會議記錄、財務管理、工程項目建設、糾紛調解、宣傳報道等有關文件材料及時收集歸檔,做到應歸盡歸。只有把好檔案材料的收集關,才能為提高農村小微權力檔案管理打下良好的基礎。

(二)注重檔案形成質量

一是嚴把檔案材料形成關,凡需要歸檔的文件材料要確保真實有效,做到字跡工整、數據準確、圖樣清晰,簽字蓋章、日期等具有法律效用的標識完整齊備;二是使用的書寫材料、紙張和裝訂材料等符合檔案保護的要求;三是照片、聲像及其他非紙質材料要配以相應的目錄和文字說明,并確保載體有效;四是重要的電子文件需使用不可擦寫的檔案級光盤,并形成紙質文件保存;五是歸檔文件材料應為原件留存。

(三)明確歸檔范圍,科學整理

農村小微權力運行過程中形成的檔案種類繁多、內容豐富,基層單位可參照《村級權力清單36條歸檔范圍及保管期限表》(詳見附表)進行整理,這樣才能對產生的檔案進行科學分類,有利于分別整理,編制案卷目錄。其中,綜合類、合同類檔案可按年度組卷;到戶文件材料可按一戶一卷組卷;糾紛調處類檔案可按一案一卷組卷。

(四)強化檔案利用服務

一是制定使用管理制度,為社會提供方便快捷的檔案使用服務。認真聽取群眾利用檔案的需求,面對不同的檔案查閱利用目的和要求,真心實意地利用檔案辦好事、做實事、排憂事、解難事。二是提供檔案利用服務時,堅持熱心接待群眾,細心檢索,仔細查閱,及時提供群眾所需要的檔案信息。三是遵守國家相關保密規定,不得損害國家安全和利益,不得損害社會和其他組織的利益,不得侵犯他人合法權益。

三、與時俱進,實現管理現代化

(一)提高檔案管理人員素質

要加強對村級檔案管理工作者的培訓,使之拓寬知識層面,邊學習邊操作,在提高業務素質的同時,特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握,提高檔案工作者的綜合素質,才能做好農村小微權力檔案的管理工作。

(二)實現信息化管理,及時做好村檔鎮備

在將農村小微權力運行過程中形成的文件材料完整整理歸檔后,要組織力量對重要的村級檔案及時做好數字化加工,以電子形式在鄉鎮(街道)進行登記備份。

(三)實現計算機管理,提高現代化管理水平

利用計算機將以前手動檢索查閱名錄的方式改變為計算機檢索查閱,大大地減少了查找名錄的時間,既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又發揮了計算機的管理優勢,減少了手工操作,提高了工作效率,更好地服務于社會。

附表：村級權力清單歸檔范圍及保管期限表(僅供參考)

續 表

續 表

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