從數字檔案室的發展趨勢論智慧檔案室的建設
——以寧波國家高新區管委會數字檔案室為例

郇菁菁

(寧波國家高新區管委會辦公室)

從數字檔案室的發展趨勢論智慧檔案室的建設
——以寧波國家高新區管委會數字檔案室為例

郇菁菁

(寧波國家高新區管委會辦公室)

數字檔案室的建立雖然是傳統檔案管理模式的巨大突破,但其依然受理念、資源、技術等因素制約,還存在著一定的局限性,本文以寧波國家高新區管委會數字檔案室為例,提出在數字檔案室的基礎上,建設智慧檔案室的方法。

檔案管理 數字化 智能化 RFID技術

隨著信息時代的到來,數字檔案室的建立給檔案工作帶來了巨大變革。它以存量檔案的數字化、增量檔案的電子化為主要建設路徑,基本解決了傳統檔案載體數量龐大、存儲保管困難、查閱利用效率低的問題。但從發展、創新的眼光來看,數字檔案室受理念、資源、技術等因素制約,還存在著一定的局限性,如寧波國家高新區綜合檔案室已建成的數字檔案室,在科學管理、檔案利用、信息共享等方面還存在著一些缺陷,這就需要在數字檔案室的基礎上加入智慧檔案的先進技術和新的網絡應用模式,通過創建智慧檔案室來加以解決。

一、寧波國家高新區管委會數字檔案室的運行架構

寧波國家高新區管委會綜合檔案室開展的數字檔案室建設以區電子政務網絡平臺為依托,以提供、滿足管委會內部和區內企業、居民的檔案查閱利用和檔案集中統一管理為目標。其總體構架如下圖所示。

從圖中我們可以清楚地看到,寧波高新區管委會數字檔案室總體構架分為五個層次、三大保障體系。五個層次包括基礎設施層、數據庫層、應用支撐層、應用層、接入層。三大保障體系包括信息化安全保障體系、信息化標準規范體系和信息化運行保障體系。具體地講：

基礎設施層包括網絡系統、主機系統、存儲系統、備份系統和系統軟件。

數據庫層主要包括三個檔案資源數據庫,即檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫、多媒體數據庫。根據現有室藏檔案收集規模和種類,目前已經完成了第一類數據庫的創建和應用,全文數據庫的創建正在具體操作、銜接當中。多媒體數據庫因管理體制和技術層原因,相關檔案一直未能進行移交和歸檔,目前還未創建。

應用支撐層包括信息化標準規范、消息服務、流程控制、目錄服務、安全服務和管理服務等。目前,區內信息化標準規范已經建立,26個全宗部門的數字檔案室系統內部登錄、查閱打印檔案目錄和電子文件的功能已全部完成,流程控制已經實現,安全管理由區信息中心定期進行數據備份和記錄。但管理服務還僅限于管委會內部各部門之間的互聯使用。

應用層主要包括室藏業務綜合管理系統、政務平臺檔案業務綜合管理系統和電子文件中心。電子文件中心主要通過與寧波市電子公文傳輸系統和高新區各部門現有的辦公自動化系統進行對接,實現對電子文件的實時采集,以及對歷史電子文件進行收集,并加以管理和利用。目前,電子文件中心功能還不健全,檔案登記備份管理中心功能還未實現,現行文件中心未單獨成立。

接入層包括檔案信息網、寧波市電子公文傳輸系統、各部門現有的辦公自動化系統、政府信息查閱點的接入,為社會公眾以及機關工作人員提供數字檔案的訪問接入。但為社會公眾提供數字檔案訪問接入尚未實現。

在“互聯網+”時代,檔案工作面臨三大矛盾：一是檔案本質屬性與管理理念的矛盾,智慧時代產生的檔案信息以原生電子檔案、多媒體檔案為主,而檔案部門仍按傳統實體檔案思維進行管理;二是檔案數據規模與管理能力的矛盾,當前數字檔案爆發性增長,檔案室已經成為一個龐大的數字化倉庫,僅憑機關檔案部門現有的技術、設備和人員難以支撐海量數據的管理;三是檔案服務能力與社會發展需求的矛盾,在轉型升級的時代背景下,倘若檔案部門不能及時融入和順應時代潮流,就不能在智慧城市建設中提供更好的檔案公共服務。因此,在數字檔案室的基礎上,開展智慧檔案室的建設已是十分必要,且具有可能性。

二、數字檔案室升級到智慧檔案室的方法

(一)采用大協作的運行模式

建立統一的標準格局,對現有的系統進行集成與升級,形成統一的、大規模的檔案應用系統(包括大數據管理系統)。在應用規范統一、應用部署統一、應用節奏統一的前提下,區內各部門、科研院所、企事業單位在數字檔案室的平臺上進行有條不紊的協同工作,形成“三統一”模式下的檔案工作環境,避免檔案信息資源的重復建設和浪費。

(二)利用RFID技術,實現數字檔案室智能化升級

智慧檔案的核心技術是感知技術,RFID(RadioFrequencyIdentification)技術是實施感知的重要手段。將特定格式的數據寫入RFID電子標簽,然后將標簽附著在檔案的表面,當貼有電子標簽的檔案進入讀寫器識讀區域時,讀寫器以非接觸方式自動讀取標簽中所保存的各個檔案的數據信息,并將其傳送至RFID數據管理系統,實現對每一件檔案信息的遠距離、無接觸式采集,快速讀寫,無線傳輸。在RFID技術的基礎之上,同時采用物聯網、互聯網、云計算等新的網絡應用型技術,通過各類采集終端和各類有線、無線寬帶網絡技術,實現物聯網、互聯網和移動互聯網等網絡互聯,來隨時采集環境信息、物體動態信息,對包括檔案收集、管理、利用、存儲、監督等活動在內的各種需求做出智能響應和智慧支持。比如,檔案部門可以運用云計算技術建立一個“平臺式服務”模式,整合檔案行業的服務器、存儲器等設備,部署云計算環境。也可以將區政府機構的基礎設施進行云建設,構建一個統一的電子文件管理業務平臺和數字檔案管理平臺的云計算環境,同時,還可以將檔案行業的云計算服務提供給其他行業使用,這樣可以大量節約重復性的設施建設經費,既省時,又省力,還省錢。

(三)針對不同檔案信息來源和內容,對大數據進行分類管理

隨著檔案信息化建設不斷推進,負面的東西也隨之而來。例如,傳統檔案管理有嚴格、封閉的標準,出錯率較低。檔案數字化、信息化的躍進式發展,海量信息以不同形式迅速進入系統,在豐富檔案數據庫的同時,也可能造成大量錯誤信息的存在,需要有相應的檢驗措施。有的檔案目錄缺少應有的字段值,如缺檔號,缺立卷時間、立卷人等;有的檔案目錄與原文不統一,張冠李戴。問題的主要原因出自獲取信息的渠道,檔案信息有的來自政府部門,有的來自直屬企業,有的來自生產、建設部門等。信息沒有按檔案標準進行預整理,或者進行了預整理,卻不符合檔案統一的歸檔格式要求,這樣就可能導致檔案數據庫內的數據出現混亂,影響智慧檔案的建設進程。要在大數據時代發揮智慧檔案的作用,可將大數據分成兩部分,即歸檔數據(按檔案標準管理的數據)和其他相關數據(可直接調用其他應用系統的數據)。將兩者分別進行管理,在利用中進行有機關聯。

(四)加強對檔案管理系統的管理,確保系統安全

智慧檔案室建設的關鍵是檔案信息的整合和共享,即通過計算機和網絡把所有數據都放在一個敞開的檔案公共信息資源平臺上,大家按需利用。因此,只有平臺安全才能保障數據安全,一旦平臺被惡意破壞,數據就面臨盜用和流出風險。所以,必須提高數據的安全保障,檔案部門應該從源頭開始保障數據安全。除采用身份識別、數據備份、訪問控制、防火墻技術外,還需進一步完善安全防范措施,采取專用核心密碼加密系統對檔案數據進行加密保護。日常要及時發現、消除各種隱患,確保計算機和數字檔案的安全。其次,提高檔案管理的計算機網絡安全性。檔案管理計算機網絡必須采取強有力的安全措施,包括技術措施(如權限設置、個人身份鑒別、防火墻、數據備份系統等)和管理措施(如建立健全網絡管理體制,建立完善網絡管理規章制度,加強網絡運行進程中的監控與管理,等等)。

智慧檔案室的核心理念是智慧服務,就是將檔案、網絡、數據、庫房以及用戶統一在智能網絡中,通過以物聯網RFID技術為核心的信息感知技術,進行檔案室內、外部信息交換,構建一個基于物聯網的全面感知的檔案智慧系統。高新區可以在原有數字檔案室的基礎上,引入新的智能技術,創建區智慧檔案室,更多、更快地量化、分類各類載體的檔案信息,通過對用戶在大數據移動環境中的行為軌跡、服務需求進行分析、預測,發現用戶的真實行為偏好和意愿,盡可能地還原大數據環境下用戶的行為模式、需求與能力、檔案利用方向等,更好地為信息移動推薦提供可靠、全面的情境,為用戶推薦更合適的檔案信息,更好地提供檔案大數據服務。

[1]郭鑫杰.基于“互聯網+”思維的智慧檔案建設策略研究[J].浙江檔案,2015 (11).

[2]謝建云.RFID技術應用于檔案館的功能分析與實踐[J].檔案時空,2014(12).