基于聘用制下的人事檔案管理分析

張勇

【摘要】隨著我國事業單位的不斷發展，其管理方式也出現了一系列的變革，尤其在聘用制度相對完善的今天，人事檔案的管理工作也變的十分重要。因為人員聘用制度的流動性非常強，所以對檔案的完善也成為了管理人員十分頭疼的問題。本文針對事業單位的聘用制度，對人事檔案的問題以及管理手段做出分析。

【關鍵詞】聘用制；人事檔案；管理

一、前言

人事檔案對于我們每個人都是非常重要的，它是我們身份以及履歷的證明，是將完善管理制度的必要手段。但是現階段事業單位在聘用制下存在了一些管理方面的問題，許多事業單位并沒有注意檔案的管理漏洞，沒有根據實際情況制定相應的管理措施，只是一味的按照傳統模式進行封閉式管理，這樣的形式存在的一些矛盾，急需事業單位給予解決。

二、人事檔案管理出現的問題

（一）事業單位傳統思想的固定性

事業單位在實行聘用制后還是堅持著原有的管理模式，認為檔案管理只要做到不將人員信息進行曝露，把整理分類工作做好就是最大的負責。這些管理人員在思想上就存在著很大的誤區，他們往往沒有把檔案歸置工作看成是“管理”的一部分，只是固守著從前的工作手段不肯進步。這種思想的根深蒂固是導致工作做不到位的根本原因。并且有的管理人員認為，檔案的管理質量并不影響自己的發展，領導也無從檢查，工作的枯燥性使他們的熱情逐漸消滅，最終變得對工作產生懈怠的情緒。

（二）檔案信息收集工作沒有做到位

聘用制下人員的流動性非常的大，這是毋庸置疑的。但不管此人員在事業單位工作了多久，我們也要為其建立詳盡的檔案信息。這就使檔案的收集工作變得非常麻煩，許多工作人員為了避免麻煩就將一部分流動人員的檔案置之不理，這是收集工作產生矛盾的原因之一。另一方面，一些人事檔案的填寫并不是十分合理，甚至沒有管理人員監督的情況下會漏洞百出，這樣在人員歸檔時就會發生檔案扣留的情況。兩個單位的交接并沒有順利進行，所以在這一期間工作人員的人事檔案記錄是不正確的，不健全的。大量的檔案分類使得管理人員的工作變得更加繁瑣，同時也將其耐心耗盡，這樣一種情況下很容易使整理工作出現問題。

（三）檔案管理水平過低

在聘用制的基礎上，許多事業單位都沒有對管理人員的手段進行專業的培訓，使得他們的管理水平還停留在最初的階段，沒有任何進展的結果就是在退步，所以導致了檔案管理一系列問題的發生。甚至有這種情況的出現，他們將檔案隨意的擺放，將整體的室內環境視作無物，使檔案的磨損程度以最高的速度在發展著，這樣不規范的管理水平使得管理矛盾出現。

三、規范人事檔案管理的具體措施

（一）提高管理人員的整體素質

管理人員在工作中起著至關重要的作用，所以提高他們的素質刻不容緩。首先，在聘用制實行之后，我們要使管理人員意識到其管理手段也應該有所提高。主要表現方式是對他們進行定期的培訓、考核。培訓主要以三個月為一個間隔，事業單位聘請專業的管理人員對他們進行知識輸送。主要的講授內容分為三個部分：觀念的轉變、管理手段的先進性以及整理分類的規范性。考核時將這三部分作為整體的模塊進行分數評估。我們要在接下來的三個月里對檔案管理人員知識的掌握程度進行檢查，檢查的主要手段是不定期抽查單位某一人員的檔案情況，歸屬部分以及合理分類等等。還可以在單位內部舉行“檔案管理知識小問答”，讓其對規范性的管理模式進行闡述，看是否符合管理標準。把培訓檢查部分作為績效考核的一種模式，對專業性程度較高的管理人員進行獎勵，截取工資的十分之一作為工資的提成，以物質的方式鼓勵管理人員提高管理技能。而對于抽查成績較差的管理者，我們也要采取一定的懲罰手段，比如，可以以扣除基本工資的方式來警告他們，但是這并不是單位的真實目的，負責人的最終目標還是要將其管理能力進行提升，所以要進行二次核審，直到達到標準為止。另外，要提高檔案管理人員的工作積極性，培養他們熱情與責任心，這樣才能達到把管理工作放在首位目的。

（二）要給予檔案管理經濟與技術上的高度支持

檔案管理不僅是一門學問，還是一門藝術，所以對其經濟上的支持和技術上的服務尤為重要。第一，要加大檔案管理的保密機制，如果本單位人員要對檔案進行借閱必須持有負責人的蓋章才能夠進行。另外，借閱時的手續應該齊全，管理人員應該寫有借出時間、歸還期限以及雙方的簽名等等。最后，在人員歸還的時候要保障檔案的完好無所，如果管理人員檢查過后有缺失的情況要向其所在的部門進行反應，追究其責任。在技術手段上，要將現階段先進的計算機技術運用到其中，學會計算機統計管理的工作模式。將紙質的信息錄入到計算機之中，能夠保持檔案的長久不丟失。在經濟投入方面，還要健全檔案管理的場地。對于檔案放置的大環境，潮濕是最大的弊端所在，所以事業檔案要給予經濟支持，為檔案建立一個通風條件相對較好，光照性比較強的地方，保障檔案的長期不受損，實行電子檔案與紙質檔案的雙重保險措施。電子檔案為管理人員更方便的查詢提供有力條件。管理人員不用再像傳統模式中那樣依次翻閱，只需要將人員名字輸入進去就可以預覽完整的信息流程。電子檔案還可以避免檔案整理過程中出現漏洞，導致信息不正確，資料不完整情況的出現。最后，管理人員在對檔案進行分類的時候，應該將不同部門的檔案劃分開來，對聘用制下短期人員的檔案進行著重管理，在其離職之前要檢查他們的信息是否完整，資料是否正確，以免出現人事變動為檔案管理帶來的混亂。

四、結論

綜上所述，事業單位的人事聘用下使得當前的檔案管理出現了一系列的問題，管理人員的不專業性、收集手段的不先進性都是引發檔案管理矛盾出現的原因，所以對人事檔案的規范性管理勢在必行。管理人員應該從提高自身管理水平出發，把檔案管理工作作為一項藝術、一門學問進行學習，促進檔案管理的規范化進程，為事業單位合理的檔案歸置提供借鑒意義。

參考文獻

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