檔案管理理論對檔案數據庫建設的影響分析

劉春節

【摘要】對于檔案數據庫來說，它的基礎是檔案的本體管理。與此同時，檔案數據庫還要滿足數據庫設計的需要和應用發展的需要。它不僅包含了檔案實體信息和管理信息，還包含了管理信息、應用環境信息在內的各種類型數據，是依據一定的模型進行組織數據的集合。在長時間的發展中，數據庫憑借自身巨大優勢證明其地位，在進行信息資源的組織和管理，實現信息資源的共享中，數據庫是最好的處理方法。文章具體分析了檔案管理理論對檔案數據庫建設的影響，為推動檔案數據庫發展提供參考。

【關鍵詞】檔案管理理論；檔案數據庫；影響

在數據的冗余度和管理效率等方面，檔案數據庫都發揮著重要的作用，另外，在數據完整性上，檔案數據庫也扮演著重要角色。實際上，對于各種檔案信息系統的運轉來說，檔案數據庫都是其關鍵組件，同時也是實現檔案信息化發展的重要工作。

一、檔案分類理論對檔案數據庫的建設起著導向作用

在管理學的層次上，管理活動的基本目的都是實現管理對象的有序化。而對于檔案管理來說，它的基本目的就是實現檔案有序化。這種有序化不僅體現在檔案實體管理的有序化，還體現在信息管理的有序化。要把數量較多的，同時還有一定的復雜性的檔案實現有序化，最基本的方法就是分類的方法。在檔案理論界里，邏輯主義以及歷史主義的分類理論都被廣泛認可。對于邏輯主義來說，其分類的思路是通過檔案的主要特征，進行基礎分類。另外，要按照嚴格的形式邏輯來進行劃分。

一般情況下，要加強對于檔案的實體管理，通常使用歷史主義的分類理論，依據全宗進行分類整理。實施對于檔案內容信息管理時，通常可以使用兩種途徑，不過一般情況下是以邏輯主義分類方法為主要方法。在進行檔案的數據庫建設時，通常是在它的來源單位基礎上建立實體數據庫，事實上，這是把全總或者全宗群設置為建立數據庫的范圍，利用視圖和索引，實現對內容的邏輯管理。這樣一來，在數據庫建設里，檔案管理理論內部的“二元主義”得到充分融合。

二、全宗原則及其理論發展對檔案數據庫建設發揮指導作用

檔案的管理基本理論認為，進行檔案實體管理時，只有通過維護檔案的本質，尊重檔案的本性才可以發揮其作用。通過歷史主義的途徑，做到對全宗原則的遵守，可以進一步推動檔案數據庫建設，具有一定的指導意義。事實上，全宗原則是進行檔案實體分類的途徑，它也是人們經過多年研究得出的經驗，具有一定的價值。在建設檔案數據庫時，把全宗設置為它的基本單位，而對于數據庫的內容來說，它體現的是現實的實體單位中的歷史記錄。另外，方案數據庫可以保障檔案數據的可靠性，這些都是僅僅依賴邏輯分類方法難以實現的。除此之外，通過全宗原則，進一步指導檔案數據庫的建設，可以保持檔案的原始性和記錄性。

三、自由來源原則為專門檔案的數據庫建設提供理論基礎

在自由來源原則里，它認為全宗一方面具有歷史性和客觀性的特點，還有邏輯性的特點，這是一種全宗理論的突破。在現在很多專業性較高的檔案里，逐漸打破了對于傳統的全宗范圍的約束，依據專業系統實行集中管理和統一管理。舉例來看，通過項目檔案和城建檔案等，一方面盡管打破了項目進行參與組織全宗的完整程度，另一方面也有效保障了進行項目檔案維護的完整程度。在很多情況里，要保障后者的完整性，因為它的完整性更具有現實意義。

在這其中，工程項目就是邏輯上的全宗單位，所以，全宗理論自身的發展過程就是一個演化過程，并不受狹義上的全宗觀念所阻礙。自由來源原則理論的提出有重大意義，它不僅為城建方案數據庫提供理論基礎，還為項目檔案數據庫提供理論根基，通過把邏輯全宗設置為單位，可以符合管理層面的要求。

四、邏輯主義分類思路適合檔案數據庫的內容管理

對于邏輯分類法來說，它在檔案數據庫的內容管理工作中應用型比較強。眾所周知，進行檔案實體的管理時，只有按照原來的面貌實施管理才可以提高檔案管理有效性。不過，由于檔案內容信息比較復雜，所以對于內容的需求也存在多樣性。在數據庫建設時，通常只有借助于有限的基本表來體現檔案實體紀錄內容，而我們沒有必要按照不同用戶的不同需求來實現數據庫重建。在進行邏輯需求層面的表達時，數據庫的管理手段比較強大，所以可以按照我們感興趣的相關特征，借助于索引和視圖等內容實現檔案數據庫的邏輯重組。這就好比魔方，它可以不斷變換，以此展示我們所需要的信息。另外，在計算機環境里，因為軟件和硬件共同發揮作用，屏蔽了很多對用戶沒有作用的內容，所以用戶可以操縱視圖，就像對基本表的操縱一樣，好像真的實現按照特定特征進行實體分類工作。

五、電子文件管理理論為檔案數據庫的未來發展提供營養

在現在的檔案信息化進程里，電子文件管理已經發展成必須面對的課題。在信息化環境里，電子文件實現了對業務全過程和結果的完整紀錄，所以可以保障電子文件的真實程度和完整程度，具有明顯的意義。另外，在電子文件的生命周期理論里，電子文件從出現到消失的過程是一個運動的過程，所以對于電子文件生命全程的管理中，要把它放在電子文件管理系統的設計里，記錄其運動全過程。對于檔案數據庫來說，怎樣在電子文件管理環境里發揮其作用，需要電子文件的管理理論提供理論支撐。和傳統意義上的檔案事后管理不一樣，在現代電子文件管理中，要堅持前端控制的原則，統籌分析文件管理過程的相關目標和要求，進一步分析文件管理的相關規則。因此，在對文件的相互數據和結構進行設計時，要充分考慮文件管理活動內需，及時收集進行前期控制時所需要的數據，提高電子文件的真實性和可靠性，保障其完整程度和安全程度。

六、總結

在進行數據庫建設時，檔案管理理論作為其理論基礎發揮著指導作用，對于檔案分類理論來說，它在一定程度上對檔案數據庫的建設起著導向作用，對于全宗原則及其理論發展來說，它對于檔案數據庫建設發揮指導作用，而對于自由來源原則來說，它為專門檔案的數據庫建設提供理論基礎；另外，邏輯主義分類思路促進檔案數據庫的內容管理；最后，.電子文件管理理論為檔案數據庫的未來發展提供營養。綜合來看，這些理論都在一定程度上推動了數據庫建設工作，實現檔案數據庫發展。

參考文獻

[1]戴維·比爾曼著，王健等譯.《電子證據———當代機構文件管理戰略》，北京：中國人民大學出版社，1999 年.