電子商務理念在數字檔案館服務中的理論分析

吳艷嬌

【摘要】在數字檔案管理中，電子商務理念扮演的角色越來越重要，文章具體分析了在數字檔案館中電子商務里面的具體理論，進一步分析了其具體應用。

【關鍵詞】電子商務；數字檔案館；服務分析

一、電子商務理念與數字檔案館服務

（一）電子商務

1、電子商務的概念與模式。在英語里，主要有兩個詞與電子商務相關鍵，一個是EB （electronicbusiness），一個是EC （electronic commerce）。EB指的是廣義的電子商務（亦稱電子業務或電子商業），EC 指的是狹義的電子商務，也就是電子交易。在世界貿易組織（WTO）和它的成員國在討論電子商務的政策性文件中就使用EC。

2、數字檔案館服務概述。什么是數字檔案館服務呢？也就是說在網絡環境下，數字檔案館借助于計算機和網絡等現代科技實現檔案信息的采集和處理，進一步實現檔案信息的存儲和傳遞活動，為檔案信息用戶提供需要的檔案信息。

3、對于數字檔案館服務來說，電子商務理念對它的影響是社會發展的需要，是實現從傳統模式到網絡化模式發展的必然，同時可以推動現代辦公模式的發展，豐富了人類的社會實踐活動。這樣的信息化和電子化的發展前景對于檔案管理工作意義重大，同時也為人們提供了便利。在數字檔案館中，電子商務具有明顯的行業特征，借助于網絡來搜索數字化信息，保存信息和傳遞信息，完成收付資金和傳遞商品等多種行為。

（二）數字檔案館業務活動的開展與實施

借助于電子商務，數字檔案館的業務可以順利實施。通過數字檔案館，網絡作業環境的自動化程度更高，所以要借助于網絡實現服務的高效化。在電子商務解決檔案下，通過電子商務交易系統實現對業務工作的開拓，同時對數字檔案館的業務流程進一步優化，以此來提高服務水平，增強工作業務能力。

（三）數字檔案館中電子商務服務的意義

由于電子商務具有一定的開放性，同時還可以提高工作效率，借助于互動性實現對檔案信息封閉狀態的改變。對于數字檔案館來說，通過電子商務可以實現檔案信息服務的商品化和市場化。借助于電子商務，檔案信息化發展速度得以提高，可以實現檔案利用者和檔案管理者的有效連接。另外，它的收益可以補充網絡建設資金所缺，同時還可以彌補檔案館的資金所缺，借助于現在的條件，提高技術水平和設備，實現社會服務的優化。

二、數字檔案館中的電子商務

（一）數字檔案館借助于電子商務增加了商機和活力

對于數字檔案館來說，借助于電子商務可以實現其自身的事業性和公益性，同時還具備一定的福利性。對于傳統型的檔案館來說，它具有一定的社會效益，是獨特的信息服務形式，但是不適應現代科技的水平。對于檔案館來說，要實現對過去的體制的優化，進一步提高服務效率，同時實現對操作流程的優化，以此來實行現代形式的發展。對于商務聯機數據來說，它是有價值的信息資源，對于用戶來說，他們只要具備一定的經濟能力，就可以享受系統帶來的簡便性和高效性。

（二）數字檔案館中的電子商務服務方式

1、繳費查檔。繳費查檔是現在數字檔案館里使用比較頻道的方式，通過客戶繳納資金，才能查閱數字檔案館的相關資料，進一步滿足客戶的信息需求。

2、在線交易。在線交易是數字檔案館借助于網絡開展的實時交易等銷售途徑。舉例來看，借助于互聯網向用戶出售音像制品和電子檔案信息，或者出售客戶需要的檔案編研成果，獲得個性化產品。

3、聯合編目。聯合編目的方式是多個規模的檔案館聯合編制，把自身檔案館具有的檔案資源上傳，保存在多個檔案館的中心數據庫，另一方面，從中心數據庫下載自身所需要的檔案資源，進一步保存在自身的數據庫里，以此來編制多種類型的聯合目錄，其中的費用支付都是借助于網絡實現的，對于檔案資源的共享來說。聯合編目有利于提高資源共享率。

4、增值服務。對于檔案館來說，它的查詢和編研等多種工作都需要一定的科技水平，通過網絡編制整合檔案館的資源，可以進一步滿足多個用戶的多種需求，利用自身的網絡優勢和檢索技術，對不同行業和專業進行資源檢索，大大提高工作效率。在這項成果中，它是全體檔案工作人員共同努力的結晶，也就是所說的增值信息。在使用電子商務這一服務時，這樣的增值服務可以開拓空間，探索潛在的市場。

三、電子商務理念在數字檔案館服務中的應用

在現在的市場經濟不斷發展的背景下，電子信息自然在各項工作里扮演著重要的角色。對于信息服務來說，它的發展方向是商業化。由于網絡環境的不斷優化，所以信息服務的廣泛性和充分性特色和過去的模式相比特色更加明顯：第一，它不僅可以打破信息傳遞的局限性，還可以使自身水平更適應市場環境，進一步建設有特色的個性化服務；第二，電子商務可以提高商務流程的透明度。對于數字檔案館的信息服務來說，要想實現電子商務化，就要把“用戶關系管理系統”、“信息管理系統”和“資源規劃管理系統”三者有機結合。客戶借助于互聯網可以和檔案館加強信息交流，實現知識共享。借助于檔案館的信息鏈，可以使用戶從檔案人員處獲得需要的信息，通過正確的信息為自身業務決策提供隔離依據，為客戶提供可靠的、全方位的信息服務。另外，對于檔案館內部員工來說，提高創新力度可以充分提高信息共享率，為檔案館創造更高的經濟效益。

四、總結

綜合來看，我國的數字檔案館和國外的數字檔案館建設具有一定的差距。因此，建設過程里需要借助于電子商務來提高服務水平，在現有的基礎上不斷完善檔案館建設，通過吸取國外的數字檔案館建設經驗，進一步提高檔案人員的專業化和技術水平，以此來提高檔案館的管理水平，進一步完善管理模式。對于各個部門來說，要在現在的基礎上和社會的努力有機結合，使數字檔案館用戶可以進一步享受更加方便的電子商務服務。

參考文獻

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