淺談檔案管理信息化

楊亮

【摘要】當前我國處于信息時代，計算機技術、網絡技術及通信技術已在現代化辦公中具有不可或缺性，計算機成為現代辦公的重要工具之一。在這種情況下，檔案也從紙質檔案開始向電子檔案轉變，檔案行業信息化建設的進程不斷加快，這也有效的促進了檔案管理信息化的實現。文中分析了檔案管理信息化的優點，并進一步對加強檔案管理信息化的具體策略進行了闡述。

【關鍵詞】檔案管理信息化；檢索；保管；傳輸；現代化；制度

現代化檔案管理是將檔案管理與各種現代信息技術有效的進行結合，從而實現檔案信息遠程傳輸及共享。在現代化檔案管理工作中，單純的依靠手工檢索及人工調卷已無法與現代社會的發展要求相適應，這就需要檔案工作者要及時轉變觀念，在檔案工作中不斷創新，從而更好的推動檔案管理信息化的進程，使檔案更好的社會和經濟的發展服務。

一、檔案管理信息化的優點

（一）使用方便，便于檢索，提高辦公效率

在檔案管理信息化建設過程中，采用光盤及磁盤作為檔案的載體，同時計算機參與到檔案管理工作中，以此強大的信息處理能力有效的提高了檔案信息收集和整理的工作效率，相較于手工操作準確率也有了大幅度的提升。同時電子檔案的出現，在檔案收集、統計和查閱過程中有效的縮短了時間，檔案檢索效率提高，為檔案管理帶來了更多的便利。

（二）信息易于保管

相較于紙質檔案，電子檔案保存載體不僅可以重復使用，而且具有較長的使用壽命。利用電子設備對電子檔案進行存儲，不僅所占空間較小，而且操作更為簡單，人力和物力消耗較少，有效的實現了資源的節約，而且具有較好的穩定性，信息存儲的安全性提高。

（三）電子傳輸，實現資源的共享

檔案管理信息化的實現，信息的傳遞采用電子傳輸，再加之網絡的應用，資料的傳輸以網絡作為載體，而且檔案信息統一存放在資料庫內，人們通過協調可以實現信息的網上檢索和資源共享，檔案信息的查找及利用更具便捷性。而且檔案管理信息化實現了信息系統的互聯，無論是同級部門之間的信息還是歷史不同時間的信息都可以進行交流和共享。

（四）檔案傳輸的安全性提高

傳統檔案管理工作中檔案傳輸以郵遞為主，信息在傳輸過程中極易丟失，傳輸的安全性無法得到保障。檔案管理信息化實現后，檔案信息采用電子傳輸，不僅傳輸及時性能夠得到保障，而且檔案信息傳輸過程中的安全性提升，有效的規避了檔案傳輸過程中延誤及丟失的情況。

二、加強檔案管理信息化的具體策略

（一）更新觀念，增強檔案管理現代化意識

管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理現代化首要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。沒有檔案管理現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，不能稱其檔案管理現代化。在實現檔案管理現代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉變為開放式服務，使檔案工作更好適應經濟社會發展的需要。

（二）加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化

要及時配備檔案管理現代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。檔案部門應努力提高自身的工作水平，爭取更多的經費支持；同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的優勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉化為經濟利益。

（三）健全管理制度

建立健全檔案信息化管理制度，建立的規章制度要符合單位特點和檔案管理實際需要，具有可操作性，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。堅持制度約束的雙向性，既約束領導又約束職工。領導的行為直接影響制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

（四）加強檔案信息資源整合力度

檔案管理信息化建設需要對檔案信息資源進行優化整合，因為在檔案資源中涵蓋的范圍較廣，內容比較繁雜，所以需要將具有研究價值的資源信息進行整合，從而最大限度的發揮檔案信息資源的潛在價值。對現有的檔案信息資源進行分類，從而進行統一部署，分級管理，為檔案信息資源的共享和價值升華創造有利的條件。

（五）做好檔案信息安全管理工作

在檔案管理實行信息化建設后，一切工作都是通過信息網絡來操作的，所以會受到網絡特性的影響。由于信息網絡具有開放性的特征，所以檔案信息的安全管理成為重要的內容。在信息化管理模式下，一切檔案信息資源都會存儲在硬盤以及網絡云盤中，如果計算機網絡遭到破壞，將會威脅到檔案信息資源的安全性，所以要加強安全管理工作。首先，要定期對檔案信息資源進行備份處理，防止發生意外而導致信息資源的丟失。其次，要做好網絡安全防范措施，通過建立防火墻等技術手段來降低病毒的干擾。并且在內部建立信息訪問安全機制，不同級別的工作人員能夠訪問相應級別的信息，并且使用密碼校驗機制，有效遏制信息的內部丟失。最后，加強對檔案管理人員的安全意識培訓，切實保證檔案信息的安全性。

三、結束語

檔案管理信息化建設具有非常重要的意義，因此在實際工作中，需要檔案管理人員要對檔案管理信息化建設有一個深入的認識，并在實際工作中采取切實可行的措施來更好的促進檔案信息化建設的進程，為我國檔案事業的健康發展奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]呂文慶.信息化時代檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2014-10-05 .