對城市園林綠化檔案工作有效管理的思考

朱偉

【摘要】近年來，隨著我國城鎮(zhèn)化進程的逐步深入，園林綠化的實踐也在如火如荼的發(fā)展，園林綠化檔案管理的作用也日益凸顯，成為社會各界廣泛關(guān)注的焦點。如何能夠做好園林綠化檔案管理工作，使園林綠化檔案更好地為城市建設(shè)及各項工作服務(wù)是值得進一步思考的問題。在此，筆者通過分析園林綠化檔案的管理問題，探討加強園林綠化檔案管理的措施。

【關(guān)鍵詞】城市園林綠化；檔案工作；有效管理

一、前言

園林綠化檔案是城建檔案的一部分，是記錄或反映某一單位或個人在園林綠化科技活動中形成的具有保存和利用參考價值的原始記錄，它為城市發(fā)展建設(shè)和改造提供了寶貴的參考依據(jù)。園林綠化檔案內(nèi)容博雜，大致包括以下幾類檔案：園林基礎(chǔ)資料如園林史料、園林建筑圖及文字資料等；風(fēng)景園林建設(shè)材料，如園林新建、擴建、改建工程項目資料房產(chǎn)、地產(chǎn)權(quán)證相關(guān)審批資料等；城市綠化建設(shè)資料，如居民區(qū)綠地、生產(chǎn)綠地的檔案資料等，以及各類綜合管理資料，如機構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)變更情況檔案資料，重大活動和實踐的記錄資料等。

二、園林綠化檔案的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）園林綠化檔案管理意識薄弱。隨著人們的生活水平不斷提高，對園林綠化工程質(zhì)量的要求越來越高。但是在實際園林綠化工程實施過程中，相關(guān)部門對園林綠化檔案工作的管理意識十分淡薄，這就導(dǎo)致很多部門對園林綠化的經(jīng)濟效益、環(huán)境效益和社會效益的認(rèn)識程度不夠，對園林綠化檔案的成套管理造成了一定的阻礙作用。再者，園林綠化工程相關(guān)管理部門管理責(zé)任交叉、模糊，檔案管理分散、保存條件差，只有會議紀(jì)要形式代替檔案移交的交接手續(xù)，使得大量園林綠化檔案沒有移交、移交不及時、不完整甚至是無人收集，導(dǎo)致檔案遺失、收集歸納質(zhì)量差，對后期園林綠化工程管理的相關(guān)評價、借鑒、管理和改造工作帶來諸多不便。

（二）園林綠化檔案管理體制不完善。目前我國園林綠化工程建設(shè)過程中，在投資、建設(shè)和管理方面，涉及到的部門和人員較多，使得園林綠化檔案收集歸納工作程序復(fù)雜，環(huán)節(jié)多，施工單位和項目協(xié)調(diào)工作難度大，導(dǎo)致園林綠化檔案難以進行統(tǒng)一的成套管理，具有一定的分散性。再加上園林綠化工程建設(shè)完成后，有的部門對檔案不會進行管理和保存，不能及時歸檔，使得園林綠化檔案遺漏缺失，對園林綠化檔案的實際利用造成了不利影響。

（三）園林綠化檔案管理支持薄弱。由于缺乏對綠化檔案的足夠認(rèn)識，相應(yīng)的檔案管理支持系統(tǒng)也沒有及時跟上，導(dǎo)致我國對綠化檔案工作的經(jīng)費投入不足。由于缺少足夠的經(jīng)費支持，導(dǎo)致綠化檔案管理的硬件設(shè)備系統(tǒng)也無法及時更新，管理模式及方法也依然停留在傳統(tǒng)的方式上，再加上專業(yè)技術(shù)人才稀缺，使得單位綠化檔案管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上發(fā)展的需要。

（四）園林綠化檔案管理渠道不暢。由于綠化檔案收集與管理工作涉及到的部門多，檔案搜集環(huán)節(jié)多，而很多部門缺乏專門的檔案管理人員，使得在檔案管理過程中信息的收集、更新、完善等會由于銜接不暢受到阻礙，導(dǎo)致檔案管理渠道不夠暢通，難以進行統(tǒng)一集中管理。同時，由于單位部分管理人員沒有按照城市建設(shè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進行管理，檔案資料不實或者與描述不清，直接影響到檔案的真實性和有效性

三、加強園林綠化檔案管理的思路與策略

（一）健全制度。為了更好地保證園林綠化工程的檔案管理工作的有序進行，園林部門應(yīng)以目前的檔案管理為基礎(chǔ)，進一步在制度建設(shè)上創(chuàng)新，可以對檔案管理每一個環(huán)節(jié)的工作加強制度建設(shè)，如《檔案的入庫管理制度》、《檔案借閱制度》和《檔案的開發(fā)利用制度》，以及《檔案的收集管理及工作細(xì)則》和《檔案員工的工作責(zé)任》等。只有各個工作環(huán)節(jié)的制度建全，并采取相應(yīng)的監(jiān)督和考核措施，才能更好地保證檔案管理工作落實到位，真正發(fā)其應(yīng)有的價值。

（二）確定檔案收集的渠道及內(nèi)容。園林綠化檔案管理必須要同生產(chǎn)計劃部門相配合，歸檔前將文件材料組成保管單位，并進行編目。整理的內(nèi)容按照施工過程可以包括幾個環(huán)節(jié)，首先，施工之前，園林綠化檔案要記錄現(xiàn)場踏勘測量，核對核實有可能產(chǎn)生和設(shè)計的變更、收錄施工許可證和開工報告。施工中，園林綠化工程檔案要對土方登記單、標(biāo)高復(fù)核記錄、苗木出圃單等一系列情況進行詳細(xì)的記錄。對施工圖分布、技術(shù)交底、施工組織設(shè)計、操作記錄等都要隨時隨地的收集信息并及時納入檔案。竣工之后，則需要記錄竣工報告、工程決算、竣工驗收所產(chǎn)生的一系列會議記錄、音像資料、文件及文件變更的記錄等。對保管單位進行科學(xué)分類、排列和編檔案號，并根據(jù)一定的原則標(biāo)準(zhǔn)來鑒別其檔案的利用價值，積極妥善的保存。

（三）規(guī)范整理。園林工程由于其工作的隨意性和多樣性的影響，往往收集到的資料都是零散的，因此，檔案管理人員要對原始的資料進行細(xì)致歸類、整理，以保證資料之間的聯(lián)系和系統(tǒng)性，具體要做到如下幾點：第一，歸檔前，對文件材料進行編排。第二，歸檔后，對材料進行分類、排序。第三，鑒別，對尚未歸檔的資料進行鑒定，確保其價值并做好保存工作，并對所有信息資料進行整合處理。

（四）注重開發(fā)利用。做好檔案管理工作的目的是為了利用和開發(fā)，因此，做好園林綠化工程檔案管理工作一方面是為了對工程的施工情況進行記錄，以便為以后的維護和修改的提供參考或經(jīng)驗，同時，也是向社會提供服務(wù)，讓檔案的價值得到更好的呈現(xiàn)。所以，檔案管理工作也必須運用科學(xué)的管理方法和手段，有效提升其工作效果。而且，作為園林綠化部門的管理人員要將檔案資料的開發(fā)工作給予高度重視，并對如何有效開發(fā)檔案資料上開拓思路、尋找方法。

四、結(jié)束語

隨著城市建設(shè)如火如荼地展開，園林綠化建設(shè)也日益發(fā)展起來，園林綠化檔案是園林綠化科技活動中形成的具有保存和利用參考價值的原始記錄，對于促進園林綠化工作的進一步開展有重要作用。園林綠化檔案管理部門應(yīng)加強對檔案管理資料的重視，解決檔案工作中存在的問題，做好檔案管理工作，促進城市建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

參考文獻

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