如何加強(qiáng)科研項目檔案的收集工作

張玉霞

摘 要 在各行業(yè)發(fā)展過程中，有關(guān)科學(xué)研究的內(nèi)容采集、收編與檔案建制是否完善妥當(dāng)，都將直接影響到其科研項目的有序進(jìn)步。因此，有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)以自身為原點(diǎn)，努力提高思想認(rèn)識，明確工作責(zé)任，切實(shí)做好日常工作當(dāng)中的科研檔案建制與收編采集工作，確保為各行業(yè)的發(fā)展，做出正向收益。本文將指出如何在實(shí)際工作中糾正不足點(diǎn)，加強(qiáng)有關(guān)項目的檔案采集與建制工作，提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞 科研項目 項目檔案采集 加強(qiáng)檔案收編

中圖分類號：G644 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2016.10.024

Analysis on How to Strengthen the Collection Work of

Scientific Research Project Archives

ZHANG Yuxia

（Binzhou Polytechnic， Binzhou， Shandong 256603）

Abstract In the process of the development of the industry， the scientific research content acquisition， incorporated with the file system is perfect or not properly will directly affect the orderly progress of the scientific research project. Therefore， relevant personnel shall on its origin and strive to raise the awareness of thinking， clear job responsibilities， and earnestly do a good job the daily work of file system and incorporated acquisition work， ensure for the development of the industry to make positive return. This paper points out how to correct the deficiency in the practical work， strengthen the archives collection and construction work of the project， and put forward some suggestions.

Keywords scientific research project； project archives collection； strengthen the archives incorporated

所謂科研檔案的具體含義與工作內(nèi)容，便是在日常工作當(dāng)中通過對有關(guān)科學(xué)研究項目的實(shí)際操作過程中形成的有價值的原始記錄資料、最終結(jié)果以及多種方式進(jìn)行內(nèi)容的收集、采集、撰寫等工作，通過規(guī)范的記錄形式，存檔保存，對最后科研項目成功與否以及經(jīng)驗(yàn)信息的積累。檔案收集工作是整個檔案工作基礎(chǔ)和開始，它不僅來源于科研活動，通而且還是科學(xué)研究的重要條件，有著非常高的科研價值和經(jīng)濟(jì)價值。通過努力完善檔案建制采集編寫工作，這有助于我國各類科研行業(yè)的全面發(fā)展腳步。目前我國在此領(lǐng)域的進(jìn)展情況還存在一定的欠缺，以舊有的模式進(jìn)行相關(guān)日常工作，不僅降低了工作效率，同時還對其研發(fā)結(jié)果產(chǎn)生了一定的影響。

1 目前在科研內(nèi)容上收編采集的不足

1.1 所采集信息不達(dá)標(biāo)造成整理效率低

在日常工作當(dāng)中，相關(guān)管理工作人員對于檔案建制存在掌握較弱的情況，檔案從采集、整理、歸類、存檔等一系列環(huán)節(jié)當(dāng)中，沒有一個嚴(yán)格的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致許多檔案在存檔后，難以梳理與整合化管理，導(dǎo)致有關(guān)信息在存放多年后，工作人員在有所需要的時侯，還要重新對其翻閱整理，嚴(yán)重影響工作效率與使用的時效性。同時，伴隨著我國各領(lǐng)域科研項目的不斷發(fā)展，各行業(yè)的進(jìn)度都在先進(jìn)化、國際化，在這樣的大前提下，使得許多內(nèi)容的存檔操作手法已經(jīng)被淘汰，無法跟進(jìn)時代腳步進(jìn)行跟進(jìn)，也造成了有關(guān)內(nèi)容整理效率低下等客觀事實(shí)。

1.2 相關(guān)人員工作能力較弱，思想過時

部分工作者，在對檔案進(jìn)行一系列工作的過程當(dāng)中，因個人的工作能力較弱，導(dǎo)致在對檔案進(jìn)行分門別類的劃分時，存在疏漏與錯誤。導(dǎo)致在檔案需進(jìn)行調(diào)整與查閱時，無法第一時間使用和查找，嚴(yán)重影響了各科研項目的研究進(jìn)度。同時，因其思想層面較為落后，思想認(rèn)識過時，在工作當(dāng)中無法做到創(chuàng)新性的工作進(jìn)展與調(diào)整，導(dǎo)致此類問題的惡性循環(huán)，無法得到有效的解決。

1.3 有關(guān)人員無法適應(yīng)工作轉(zhuǎn)型

目前，我國在各相關(guān)領(lǐng)域的科研成果不斷增加與進(jìn)步，隨之而來的則是有關(guān)檔案采集與收編進(jìn)程逐漸從全面型轉(zhuǎn)變?yōu)楠?dú)有型態(tài)勢，既有關(guān)檔案存檔的有關(guān)內(nèi)容，劃分不同工作人員進(jìn)行單獨(dú)管理，以配合目前我國各領(lǐng)域的發(fā)展需求。在此情況下，有部分工作人員，在日常工作當(dāng)中無法適應(yīng)其工作轉(zhuǎn)型，在系統(tǒng)化的工作進(jìn)程中，缺少相應(yīng)的處理辦法，導(dǎo)致無法在規(guī)定時間內(nèi)對各項科研情況的信息資料進(jìn)行有效處理，從而降低了整體項目信息檔案的采集與提取工作。

2 解決目前不足之處的幾點(diǎn)建議

2.1 加強(qiáng)工作負(fù)責(zé)人的思想認(rèn)識

為切實(shí)加強(qiáng)有關(guān)檔案建制工作的諸多細(xì)節(jié)，要求相應(yīng)負(fù)責(zé)人，在工作管理的過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身思想認(rèn)識，建立起一套行之有效的規(guī)范管理模式，運(yùn)用在不同領(lǐng)域、不同時段的科研信息采集、劃分、整理、存檔等工作過程當(dāng)中，提出“負(fù)責(zé)人一抓到底”的工作思路與理念，要求負(fù)責(zé)人在相關(guān)工作中，能夠全面管理好手中應(yīng)處理的內(nèi)容，明確自身責(zé)任，加強(qiáng)與各級層領(lǐng)導(dǎo)思想溝通的情況。

2.2 檔案建制有法可依

在有關(guān)工作的開展過程里，應(yīng)當(dāng)建立起一套“外圓內(nèi)方”的處理管理辦法，既在工作當(dāng)中，在針對不同信息的采集過程中，要做到“外圓”，根據(jù)不同情況，創(chuàng)新改變舊有的思想認(rèn)識與實(shí)際操作手法，靈活轉(zhuǎn)變工作方式、方法，深入所針對領(lǐng)域進(jìn)行信息的有力采集與了解，同時還要做到“內(nèi)方”，既無論對于何種信息的門類與存檔工作，都要嚴(yán)格按照相關(guān)工作要求進(jìn)行正確操作，保證各類信息的收編進(jìn)程能夠快速有效進(jìn)行。

2.3 步步為營，革新超前管理模式

在實(shí)際工作當(dāng)中，我國一般采用的信息采集與收編模式，是在有關(guān)科研項目得出研究成果后，再進(jìn)行統(tǒng)一的管理與存檔。這種方式在目前的實(shí)際工作里，已無法適應(yīng)其行業(yè)快速發(fā)展的進(jìn)展勢頭。因其科研項目，一般情況下研究周期較長，以年為記的項目更是不在少數(shù)，在這樣的實(shí)際狀況下，最終的信息采集與整理工作，在過程當(dāng)中極容易造成信息的流失、采集不完整、存檔不規(guī)整、內(nèi)容不完善等情況的發(fā)生，使得有關(guān)項目的知識成果和有關(guān)數(shù)據(jù)遭到遺失和浪費(fèi)，帶來嚴(yán)重的損失。因此，應(yīng)當(dāng)努力改變管理模式，提出兩個完善點(diǎn)。

第一點(diǎn)：應(yīng)設(shè)立有關(guān)工作小組，在各領(lǐng)域有關(guān)科研項目的進(jìn)展過程里，實(shí)時進(jìn)行跟進(jìn)，對項目任一環(huán)節(jié)的信息采集，做到全面細(xì)致的信息管理，步步為營，確保項目從開展、進(jìn)行到獲得成果之中的每一階段性的小成果、新經(jīng)驗(yàn)都能完整收編，納入檔案，進(jìn)行規(guī)范管理。

第二點(diǎn)：應(yīng)健全現(xiàn)有管理模式，努力革新，采用“超前”的工作方式進(jìn)行內(nèi)容的收集與整理。既“前端采集，后端管理”的模式方法，同步進(jìn)行工作中的各環(huán)節(jié)配合，對已采集信息，及時整理、編寫、存檔。保證在科研項目的進(jìn)程中，緊跟腳步，每一步新產(chǎn)生的有用數(shù)據(jù)資料信息，都能夠做到快速處理，快速存檔，不積壓，不滯后。

2.4 加強(qiáng)有關(guān)人員自身工作素質(zhì)的建設(shè)

從根本上說，只在管理體系上做文章，無法從根源處解決我國在此領(lǐng)域的進(jìn)步與創(chuàng)新。最重要的，是要提高有關(guān)工作人員的自身工作能力與素質(zhì)能力。新時期新格局下，有關(guān)處理檔案建制工作的負(fù)責(zé)人，要熟悉并精通我國在相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)的法規(guī)體系，嚴(yán)格按照規(guī)范化要求開展有關(guān)工作。應(yīng)當(dāng)豐富自身專業(yè)知識，提高專業(yè)素養(yǎng)，同時將現(xiàn)代化發(fā)展當(dāng)中的互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域操作，納入工作學(xué)習(xí)的重要環(huán)節(jié)。

2.5 保證已存檔信息的高質(zhì)量

在有關(guān)科研內(nèi)容的存檔工作中，擁有多種方式，目前較為常用的方式為電子文件類采集與存檔，以及書面文字類文件采集與存檔。在以上兩種方式的信息處理與存檔工作中，要求有關(guān)工作者應(yīng)當(dāng)細(xì)致檢查應(yīng)存檔內(nèi)容在文字正確率、段落劃分、字跡清晰、裝訂成冊等內(nèi)容里是否達(dá)到行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與要求。這類工作必須嚴(yán)格按照我國在相關(guān)領(lǐng)域的有關(guān)法律法規(guī)來執(zhí)行。

2.6 提高并加強(qiáng)電子類文檔的使用率與操作方式

目前，我國各領(lǐng)域建設(shè)步伐日益加快，相關(guān)科研項目與成果的采集與存檔內(nèi)容日漸繁多，相比于傳統(tǒng)式的文字型記錄與裝訂存檔，電子信息化的信息記錄方式更為高效快捷，同時各領(lǐng)域的研發(fā)過程里，許多信息的基礎(chǔ)模式便是以電子文檔的形式加以生成與保存。因此，有關(guān)工作者加強(qiáng)電子版文檔的收編能力與使用率，是極為重要的。

首先，還要加強(qiáng)檔案管理部門的信息化建設(shè)，對相關(guān)部門的工作，配套完善計算機(jī)等電子化產(chǎn)品，利用信息化技術(shù)的全面性，對所要存檔的項目內(nèi)容，利用圖片、音頻、文字、編碼等多種形態(tài)進(jìn)行有效保存，再對其進(jìn)行分門別類，做到信息多樣化的采集與存檔。

其次，要加強(qiáng)有關(guān)部門的網(wǎng)絡(luò)平臺搭建以及數(shù)據(jù)庫建設(shè)，通過搭建良好的網(wǎng)絡(luò)平臺，緊密結(jié)合各領(lǐng)域的科研項目研究所與科研小組，利用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)傳輸快且較為穩(wěn)定的優(yōu)勢，提高信息的采集效率與準(zhǔn)確度，再通過自身良好的數(shù)據(jù)建設(shè)，對不同傳輸信息進(jìn)行劃分與整合，最后存入數(shù)據(jù)庫，安全保存。

3 結(jié)束語

科研項目檔案的收集是項系統(tǒng)工作，能否有效加強(qiáng)對相關(guān)科學(xué)研究成果的采集與存檔工作，是保證我國各領(lǐng)域快速穩(wěn)定發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，各檔案收編工作的有關(guān)負(fù)責(zé)人，應(yīng)積極加強(qiáng)自身認(rèn)識，提高工作能力，創(chuàng)新工作意識，只有完整地收集有關(guān)項目的檔案資料，才能為檔案的整理必歸檔打下堅實(shí)的基礎(chǔ)，為項目順利完成驗(yàn)收和鑒定，最終實(shí)現(xiàn)成果和效益最大化，努力為我國存檔收編領(lǐng)域的發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

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