如何做好財務檔案整理工作探討

吳啓洋

摘 要：財務檔案是反映出企業發展過程中的經濟活動以及財務收支的重要依據，為了充分體現出企業的經濟發展內容，就必須加強財務檔案管理工作。通過對財務檔案的整理，保持財務檔案不被損毀，通過加強管理人員專業素質的方式提高財務檔案整理技術，對內容不清晰或者損壞的財務檔案進行修補，對失去價值的財務檔案進行銷毀。通過整理的方式完善財務檔案信息，從而使檔案信息可以在企業發展中做出重要的貢獻。

關鍵詞：財務管理；檔案整理；工作探討

財務檔案是由財務會計報告以及賬簿檔案等專業資料構成，企業在發展的過程中靈活運用財務檔案可以反映出企業經營的業務來往以及經濟收支狀況，從而為企業的發展提供重要的決策信息。并且，財務檔案不僅可以為企業提供正確的發展方向，還是反映出企業重要數據資料的國家檔案之一，國家在對企業進行調查時可以通過財務檔案來核查是否存在虛假信息與企業發展是否真實。將財務檔案整理工作規范化已經成為企業發展的重要前提。

一、摸清老底，熟悉情況

首先，在進行財務檔案管理工作之前，首先要對檔案新的內容進行詳細調查與了解，根據財務檔案內容，掌握檔案中記載的職能活動以及其中財務的收支、時間、保管期限等方面，再根據檔案內容將財務檔案進行整理歸類，并寫出報告，根據上級領導的指示，記錄財務檔案內容的價值，并且根據內容價值對財務檔案進行分類歸納，制定財務檔案整理標準，舍棄沒有價值財務檔案，為高價值的財務檔案進行科學合理的整理。

二、學習業務，認真請教

檔案整理是一項具有周期性長，情況復雜的系統性工作，當財務檔案管理人員缺乏相應的管理經驗，就會在財務檔案整理的過程中遇到許多困難。所以，財務檔案管理人員應當注重自身財務檔案管理專業知識的學習，通過請教他人的方法吸取財務檔案管理的經驗，提高自身綜合素質，通過認真學習，根據自身工作性質，制定相關的檔案材料取舍范圍以及方便工作進展的財務檔案整理方法。在對檔案整理的過程中，應當時刻注意自身的整理經驗以及管理方法的提高，順應持續發展的企業理念。

三、認真檢定，分清好壞

在進行財務檔案管理的過程中，應當注重分析財務檔案內容的價值，通過企業發展的實際情況，確定財務檔案的保存以及銷毀的情況。在對財務檔案進行檢定之前，應當先向有關領導匯報工作情況，征求同意之后制定相關的保存范圍以及銷毀條件。例如：保存超過十年以上的財務檔案、已損壞的財務檔案、沒有價值的財務檔案等。在列舉出不需保存的檔案之后，需要進一步的核實，避免將具有使用價值的檔案銷毀。在選擇需要銷毀的檔案時需要謹慎，部分財務檔案雖然存放時間較長，但是具有再利用價值，在進行整理的過程中應當注重檢查檔案的內容，在整理過程中應當注意對存放時間過長的財務檔案內容進行檢查，避免將有使用價值的檔案銷毀。

四、細致整理，準確核對

在財務檔案整理的過程中，很可能出現財務檔案信息不健全的情況。例如，某些財務檔案雖然有記錄在案，但是卻缺乏相應的單據作為記錄證明，當出現這種情況時需要盡快的進行賬目查對，保持賬簿的準確性。部分財務檔案保存日期過程，日期記載不明確，需要對照字跡與賬簿核對出記錄時間；當出現缺少所屬單位記錄的財務檔案時，需要通過財務檔案的封面、印章等方式進行核對。在整理的過程中，無論出現怎樣的問題，都需要對財務檔案整理工作認真負責，通過細致的對財務檔案內容整理，提高財務檔案管理的準確性。

五、分類編目，系統排列

在對財務檔案進行分類之后，需要對財務檔案進行系統性的放置管理，通過整理財務檔案信息的時間、編號等方式進行排序。并且使用新的包裝紙對財務檔案進行包裝，保證財務檔案的保存期限。與此同時，可以在新的包裝紙上對財務檔案進行編號，并且制定相應的財務檔案檢索目錄，方便對財務檔案進行檢索，提高再次利用的價值。針對財務檔案檢索目錄，應當根據財務檔案的內容、價值、時間等多方面考慮，真正做到方便檢索。

六、增強管理、提高設施

企業在針對檔案管理方面，應當投入相應的資金，加強財務檔案整理的硬件設施，通過購置相應的檔案柜放置財務檔案，同時需要加強財務檔案保存的專業化知識，在檔案柜當中放置干燥劑等物品，防止財務檔案損壞。與此同時，需要使用科學合理的檔案保存方法，保持檔案室內通風干燥，財務檔案干凈整潔，并且有火災預防措施以及滅火器等應急設備，從而保證財務檔案可以保存較長時間。

七、數字管理，網絡查詢

企業在發展的過程中，應當注重時刻增強自身的信息技術化發展。在對財務檔案進行管理的過程中，也要注重向數字化發展。在對財務檔案整理的過程中，通過先進的計算機技術，將財務檔案數字化，以建立財務檔案數據庫的方式，對財務檔案進行整理。建立財務檔案特色數據庫，不但可以使查詢者隨時隨地的查詢檔案信息，并且具有保存時期長、不易損壞、查詢便捷等優點。

八、結論

財務檔案已經成為當前企業決策發展方向的重要組成部分，也成了社會經濟發展的重要先決條件。在經濟發展的過程中，企業應當注重對財務檔案的實際運用，通過財務檔案發揮的價值。在財務檔案整理的過程中，應當注重對不明的財務檔案進行核查工作，不放走財務檔案帶來的任何一點價值。通過加強財務檔案室的硬件設備，提高財務檔案的保存期限。通過系統的檢查與深刻，通過財務檔案明確企業發展的收支明細，再根據其中的信息，對企業發展的方向進行決策，將財務檔案的價值最大化，促進企業經濟的發展。

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（作者單位：重慶市秀山縣溶溪鎮中心衛生院）