淺談高職檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化

張艷

摘 要：創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理方式方法，能夠提高高職院校的檔案管理能力，為學(xué)生提供高質(zhì)量的服務(wù)，能夠?yàn)楦呗毥逃l(fā)展保留重要?dú)v史資料，促進(jìn)高職院校的良好發(fā)展。本文提出，在創(chuàng)新與優(yōu)化高職檔案管理工作中，首先要形成對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，優(yōu)化檔案管理體系，挑選專業(yè)的工作人員，確保檔案資料的準(zhǔn)確和完整，做好借閱信息往來(lái)記錄。其次，要提升工作人員的工作能力，用先進(jìn)的技術(shù)促使檔案管理工作的信息化。

關(guān)鍵詞：高職院校 檔案管理 創(chuàng)新 優(yōu)化 重要性 策略

隨著高等教育改革的實(shí)施，高職院校的管理工作越來(lái)越受到學(xué)校和教育部門的重視。而檔案的保管與利用是高職院校管理工作的一部分，衡量高職院校管理職能的重要參評(píng)項(xiàng)目就包括檔案管理工作。高職檔案管理工作既包括對(duì)學(xué)生、科研等信息的管理，還包括高職發(fā)展的歷史記錄，所以檔案管理工作在高職院校的發(fā)展中具有非常重要的作用。

一、當(dāng)前高職檔案管理工作存在的問(wèn)題

在高職院校的發(fā)展過(guò)程中，高職檔案管理工作存在的一些問(wèn)題，已經(jīng)對(duì)高職院校的發(fā)展形成了阻礙。具體地講，我國(guó)高職檔案管理工作的問(wèn)題主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

1.對(duì)高職檔案管理工作的重視不夠

在高職院校中，由于高職檔案與平時(shí)的教學(xué)生活聯(lián)系并不是很密切，只有到需要的時(shí)候才會(huì)被想起，高職院校的教務(wù)人員將更多的時(shí)間和精力都放在了教學(xué)工作上。在高職院校中，檔案管理工作沒有得到應(yīng)有的重視，其他位沒有提升到應(yīng)有的高度，創(chuàng)新與優(yōu)化檔案管理工作也沒有納入議事日程。

2.從事檔案管理工作的教務(wù)人員沒有專業(yè)的工作經(jīng)驗(yàn)

因?yàn)楦呗殭n案管理工作沒有得到重視，所以導(dǎo)致從事這項(xiàng)工作的人員也不專業(yè)。有的院校只是聘請(qǐng)校外兼職人員，有的院校分派專業(yè)不對(duì)口的教師。這些人員不具備專業(yè)素質(zhì)，計(jì)算機(jī)操作水平不高，對(duì)檔案資料信息的獲取不夠全面及時(shí)。所以，在高職檔案管理工作更新升級(jí)的過(guò)程中，這種不專業(yè)、不正規(guī)的管理體系增添了檔案管理工作的困難，阻礙了檔案工作的開展，進(jìn)而也阻礙了高職院校的發(fā)展。

3.檔案資料的利用率太低

現(xiàn)在，高職院校基本實(shí)現(xiàn)了信息化教學(xué)，檔案管理也配備了先進(jìn)的設(shè)備，檔案整理的軟件也很全面。但實(shí)際上，檔案管理中數(shù)據(jù)引索的功能并沒有得到很好的開發(fā)，很多方面都還處于空白狀態(tài)，這樣就限制了檔案資料的利用率，不能促進(jìn)高職院校的發(fā)展。

二、創(chuàng)新與優(yōu)化高職檔案管理工作的意義

高職檔案的資料是由收集高職教學(xué)管理、科研管理等工作的信息組成的，對(duì)高職的未來(lái)發(fā)展具有推動(dòng)作用。一方面，高職檔案中的信息具有可靠性和參考性，保存下來(lái)的檔案資料能夠保障高職院校的建設(shè)管理、教學(xué)工作以及校園宣傳等工作有據(jù)可依，有史可查，有資料可參考。另一方面，通過(guò)檔案保存管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新，可以提高高職檔案的管理能力，促進(jìn)檔案管理工作變得規(guī)范有序。由此可見，高職院校要重視檔案管理的工作，逐漸推進(jìn)高職檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，并將其納入到高職院校教育工作計(jì)劃之中，從管理方式、手段等多個(gè)方面不斷創(chuàng)新和優(yōu)化高職檔案管理工作，促進(jìn)高職院校的管理工作向前發(fā)展。

三、創(chuàng)新與優(yōu)化高職檔案管理工作的策略

高職檔案管理工作的重要性決定了必須在高職院校的建設(shè)中創(chuàng)新優(yōu)化工作方法，大力推進(jìn)檔案管理工作的開展，具體應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手。

1.優(yōu)化檔案管理體系

要做好檔案管理工作，要看管理體系是不是科學(xué)全面。從工作人員的整體素質(zhì)到檔案資料的收集、歸整、借閱的規(guī)章制度，再到檔案資料的使用，這一系列的工作都應(yīng)當(dāng)管理到位、嚴(yán)格監(jiān)督，形成良性循環(huán)。

第一，挑選專業(yè)的工作人員。為了讓檔案管理工作對(duì)高職院校的發(fā)展起到促進(jìn)作用，相關(guān)工作和流程應(yīng)當(dāng)做到專業(yè)化，配備的工作人員也應(yīng)當(dāng)具備專業(yè)的素質(zhì)。只有建立專業(yè)的工作團(tuán)隊(duì)才能確保檔案管理工作有效開展。

第二，確保檔案資料的準(zhǔn)確和完整。檔案資料的準(zhǔn)確和完整是管理工作開展的基礎(chǔ)，只有內(nèi)容全面和準(zhǔn)確無(wú)誤的檔案資料才可以為使用者所參考利用。所以，在高職檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)全面檢查往年的檔案資料，對(duì)缺少的內(nèi)容采取措施補(bǔ)齊添齊，確保資料的完整。同時(shí)，注意當(dāng)年檔案資料的收集、歸整程序的嚴(yán)密性，不給以后的工作增添麻煩。

第三，制定借閱信息往來(lái)記錄。高職檔案資料的使用應(yīng)當(dāng)制定登記制度，對(duì)于資料的傳閱做到追蹤記錄，防止文件資料的缺失。對(duì)于保密性強(qiáng)的檔案資料應(yīng)當(dāng)設(shè)置借閱限制，只有專職人員才可以查閱，這樣能夠防止資料信息的泄露。

第四，提高檔案資料的利用率。在檔案資料的利用方面工作人員可以整合資料，利用先進(jìn)的信息技術(shù)和多媒體軟件，將公共借閱的資料信息進(jìn)行編輯整理，專設(shè)一個(gè)公共電子信息查閱區(qū)，方便多名使用者能夠同時(shí)使用檔案信息，做到信息共享，提高檔案資料的利用率。

第五，制定工作人員獎(jiǎng)罰制度。要做好高職檔案管理工作，工作人員的工作態(tài)度起到關(guān)鍵性的作用。所以，要大力提高檔案管理工作人員的責(zé)任感，制定相關(guān)的責(zé)任制度和獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員予以物質(zhì)和精神的獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于工作紀(jì)律散漫的人員予以懲罰，嚴(yán)重者應(yīng)當(dāng)開除。

2.形成對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)

高職院校應(yīng)當(dāng)普及教師對(duì)檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)，因?yàn)闄n案管理關(guān)系著每一個(gè)人的工作和學(xué)習(xí)。高職院校應(yīng)當(dāng)采取一些措施，加大對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，讓全校上下形成正確的認(rèn)識(shí)。比如，定期舉辦文藝晚會(huì)或是召開專題講座，介紹檔案管理的知識(shí)，讓師生學(xué)習(xí)國(guó)家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，提高認(rèn)知水平。還可以利用高職院校的宣傳簡(jiǎn)報(bào)和官方公共平臺(tái)，向師生展示檔案管理工作對(duì)大家和社會(huì)的積極意義，培養(yǎng)師生的檔案管理意識(shí)和觀念。

3.提升工作人員的工作能力

檔案管理工作的好與壞取決于從事檔案工作的人員素質(zhì)高低，除了要配備專業(yè)的人員，還不斷地提高這些人員的工作能力和素質(zhì)。檔案管理工作人員的高素質(zhì)能夠保證檔案資料的質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理技術(shù)的突飛猛進(jìn)，從而推動(dòng)高職檔案管理工作的進(jìn)步。所以，學(xué)校要重視檔案管理工作人員的繼續(xù)教育，不斷更新工作人員的檔案管理知識(shí)，讓他們掌握先進(jìn)的管理技術(shù)，拓寬自身的學(xué)識(shí)見解，以應(yīng)對(duì)高速發(fā)展的社會(huì)，迎接檔案管理工作的各項(xiàng)新挑戰(zhàn)。

4.用先進(jìn)的技術(shù)推動(dòng)檔案管理工作的信息化

隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)，高職院校的檔案管理工作更是需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，來(lái)推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新。學(xué)校可以嘗試引進(jìn)先進(jìn)的芯片技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)等，促使檔案信息的收集、保管、借閱的程序?qū)崿F(xiàn)簡(jiǎn)潔化和專業(yè)化，從而提高高職院校檔案信息的儲(chǔ)備能力和利用率。比如，對(duì)于需要儲(chǔ)存的高職院校的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等物品，為了保證其不會(huì)受到空氣氧化而褪色，就可以利用數(shù)碼相機(jī)拍照留檔。而像榮譽(yù)證書這些紙質(zhì)物品，可以利用掃描儀掃描到電腦中留檔。

四、小結(jié)

綜上所述，創(chuàng)新與優(yōu)化高職檔案管理工作是一項(xiàng)重要的工作，要不斷地提高從業(yè)人員的專業(yè)水平和綜合能力，加強(qiáng)人們對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)和學(xué)習(xí)。盡快建立一個(gè)系統(tǒng)的檔案管理體系，使得檔案管理工作層次分明，抓重點(diǎn)促成效。從而促使高職檔案管理工作向信息化和專業(yè)化的方向發(fā)展，提高檔案管理工作的服務(wù)水平，推動(dòng)高職院校檔案管理工作健康發(fā)展。

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（作者單位：山東理工職業(yè)學(xué)院）